Читать 21

RetailCRM


Создание двухсторонней интеграции Calltouch и retailCRM занимает до 5 минут и позволяет автоматически:

  • Создавать новые заказы или обновлять существующие в retailCRM на основе звонков и заявок из Calltouch.

  • Подгружать данные по обновленным заказам из retailCRM в Calltouch.

Настройка интеграции происходит через промежуточный сервис Альбато. Для создания и включения интеграции с retailCRM достаточно указать адрес аккаунта и API-токен. После создания интеграции вы получите доступ в интерфейс Альбато, где при необходимости сможете изменить стандартные настройки интеграции.

Расположение в кабинете

Для настройки интеграции, выберите в меню ЛК Calltouch раздел:  Интеграции /  CRM  / Конструктор интеграций / в открывшемся окне в блоке "RetailCRM" нажмите на кнопку "Настроить".

Что нужно для создания интеграции?

Для создания интеграции с нуля силами техподдержки Calltouch необходимо предоставить менеджеру Calltouch следующую информацию:

  • Доступ в RetailCRM уровня Администратор;

  • Ваши пожелания по заполнению полей клиента или заказа, ответственного менеджера и магазина, при создании/обновлении заказов.

Самостоятельное создание интеграции

Перед настройкой интеграции, авторизуйтесь в соседней табе браузера в вашем retailCRM.
Из нее вам потребуется скопировать:

  • Адрес retailCRM
    (его можно скопировать из адресной строки браузера);

  • API-токен
    (его можно скопировать из раздела: "Настройки" / "Интеграция" / "Ключи доступа к API").

______________2022-03-14___14.37.07.png

После этого вернитесь в Личный кабинет Calltouch и вставьте скопированный адрес retailCRM и API-токен.

Возвращаемся в ЛК Calltouch ( Интеграции /  CRM  / Конструктор интеграций) и вставляем скопированные адрес retailCRM и API-токен:


После этого произойдет авторизация в retailCRM. После авторизации в retailCRM вы будете перенаправлены на общую страницу со списком интеграций с CRM.

Создание интеграции занимает до 5 минут. Настройка производиться в фоновом режиме, вы можете закрыть страницу, или продолжить пользоваться другими разделами личного кабинета. У интеграции, которая находиться в процессе настройки, будет указан соответствующий статус.

После успешного создания интеграции — вы получите оповещение об ее успешном создании. Если в процессе создания возникнет ошибка — вы получите оповещение, с деталями ошибки.

Передача из Calltouch в RetailCRM

Стандартная интеграция предполагает, что Calltouch дополняет информацию в заказах в CRM своими данными и страхует на случай, если в CRM что-то не создалось. Поэтому передача информации о звонках и заявках из Calltouch настраивается с задержкой 1 минута. 

При этом происходит проверка статуса заказа по группе статусов. 

  • Если заказ находится в группе закрытых статусов (Выполнен/Отменен), то у клиента будет создан новый заказ. 
  • Если найден заказ и он не был обновлен интеграцией ранее, то интеграция такой заказ обновит. 
  • Если заказ уже был обновлен, то интеграция не будет повторно обновлять заказ. 

По умолчанию интеграция не будет прикреплять ответственного менеджера к клиенту. Ответственный менеджер для заказа будет назначен в соответствии с настройками распределения заказа в CRM.

По умолчанию новый заказ будет создан на первом статусе первого по счету магазина который указан в CRM, если не указано иное. RetailCRM автоматически присвоит номер заказу, если заказ был создан по интеграции. Логика присвоения номера заказа редактируется в разделе настроек retailCRM.

Новый заказ будет создан если:

  • не найдено заказов привязанных к клиенту;
  • найден заказ привязанный к клиенту, но статус заказа принадлежит к группам Выполнен, Отменен.

Интеграция обновит заказ если:

  • найден клиент;
  • у клиента найден заказ;
  • статус заказа не принадлежит к группам Выполнен, Отменен;
  • поля заказа ранее не были обновлены интеграцией.

Интеграция не обновит заказ если:

  • найден клиент;
  • у клиента найден заказ;
  • статус заказа не закрытый;
  • поля заказа уже обновлены интеграцией Calltouch по предыдущему обращению посетителя.

Отправка звонков из Calltouch в RetailCRM

Информация о зарегистрированном в Calltouch звонке отправляется в RetailCRM через 1 минуту после завершения звонка. 

Интеграция проверяет, есть ли в CRM клиент с таким номером телефона: 

  • Если клиент с таким номером найден, то интеграция не будет его редактировать; 
  • Если клиент с таким номером телефона не найден, то интеграция его создаст.

Затем интеграция проверяет, есть ли у этого клиента заказы:

  • Если у клиента нет заказов — то интеграция создаст заказ; 
  • Если заказы есть, то будет выбран самый новый (по дате создания) заказ.

У найденного заказа будет проведена проверка статуса заказа:

  • Если статус заказа будет находиться в группах Выполнен / Отменен, то будет создан новый заказ;
  • Если статус заказа находится в другой группе. Интеграция обновит заказ только один раз — по первому поступившему лиду.  То есть, в тех случаях, когда поле "ID сайта в Calltouch" у заказа уже заполнено, интеграция его обновлять не будет.

По звонку Стандартное название Пример
Клиент

Имя клиента   
Звонок от <номер телефона звонившего>      
Заказ  Проставляется CRM       

При создании заказа интеграция заполнит дополнительные поля, которые создаются при первичной настройке интеграции:

Дополнительные поля заказа    Пример   

ID сайта в Calltouch

ID звонка в Calltouch

Источник (utm_source)

Канал (utm_medium)

Кампания (utm_campaign)

Объявление (utm_content)

Ключевое слово (utm_term) 

Отправка заявок из Calltouch в RetailCRM

Информация из заявки будет отправлена в CRM через 1 минуту после создания заявки в Личном кабинете Calltouch.

Заявки, в которых указан номер телефона

Если в заявке указан номер телефона или номер телефона и email — то интеграция будет искать клиент в CRM по номеру телефона: 

  • Если клиент с таким номером найден, то интеграция не будет его редактировать; 
  • Если клиент с таким номером телефона не найден, то интеграция его создаст.

Затем интеграция проверяет, есть ли у этого клиента заказы: 

  • Если у клиента нет заказов — то интеграция создаст заказ; 
  • Если заказы есть, то будет выбран самый новый (по дате создания) заказ.

У найденного заказа будет проведена проверка статуса заказа:

  • Если статус заказа будет находиться в группах Выполнен / Отменен, то будет создан новый заказ; 
  • Если статус заказа находится в другой группе. Интеграция обновит заказ только один раз — по первому поступившему лиду.  То есть, в тех случаях, когда поле "ID сайта в Calltouch" у заказа уже заполнено, интеграция его обновлять не будет.

Названия клиента и заказа будут иметь вид:

По заявке с телефоном    Стандартное название    Пример   
Клиент  <тема заявки> от <имя> <номер телефона>   
Заказ  Проставляется CRM       

Информация о заявке будет передана в дополнительные поля заказа.

Дополнительные поля заказа    Пример   

ID сайта в Calltouch

ID заявки в Calltouch

Источник (utm_source)

Канал (utm_medium)

Кампания (utm_campaign)

Объявление (utm_content)

Ключевое слово (utm_term) 
     

Заявки, в которых указана только почта

Если в заявке будет указана только почта — то интеграция будет искать клиент в CRM с таким же адресом почты: 

  • Если клиент будет найден — то интеграция не будет его редактировать; 
  • Если клиент найден не будет — то интеграция его создаст.

Затем интеграция проверяет, есть ли у этого клиента заказы: 

  • Если у клиента нет заказов — то интеграция создаст заказ. 
  • Если заказы есть, то будет выбран самый новый (по дате создания) заказ.

У найденного заказа будет проведена проверка статуса заказа: 

  • Если статус заказа будет находиться в группах Выполнен / Отменен, то будет создан новый заказ;
  • Если статус заказа находится в другой группе. Интеграция обновит заказ только один раз — по первому поступившему лиду.  То есть, в тех случаях, когда поле "ID сайта в Calltouch" у заказа уже заполнено, интеграция его обновлять не будет.

Названия клиента и заказа будут иметь вид:

По заявке с телефоном    Стандартное название    Пример   
Клиент  <тема заявки> от <имя> <email> 
Заказ    Проставляется CRM   

Информация о заявке будет передана в дополнительные поля заказа.

Дополнительные поля заказа  Пример   

ID сайта в Calltouch

ID заявки в Calltouch

Источник (utm_source)

Канал (utm_medium)

Кампания (utm_campaign)

Объявление (utm_content)

Ключевое слово (utm_term) 
     

Отправка диалогов чатов из Calltouch в RetailCRM

Информация из диалога чата будет отправлена в CRM по событию Отправка формы контактов в чате Calltouch.

Чаты, в форме отправки которых посетитель сайта указал номер телефона

Если в форме отправки контактных данных чата посетитель указал номер телефона или номер телефона и email - то интеграция будет искать клиент в CRM по номеру телефона:

  • Если клиент с таким номером найден, то интеграция не будет его редактировать; 
  • Если клиент с таким номером телефона не найден, то интеграция его создаст;
  • Если будет найдено несколько клиентов с одинаковыми контактными данными, то интеграция выберет самый новый (по дате создания).

Затем интеграция проверяет, есть ли у найденного клиента заказы: 

  • Если у клиента нет заказов - то интеграция создаст заказ; 
  • Если заказы есть, то будет выбран самый новый (по дате создания) заказ.

У найденного заказа будет проведена проверка статуса заказа:

  • Если статус заказа будет находится в группах Выполнен или Отменен, то будет создан новый заказ. 
  • Если статус заказа находится в другой группе, то интеграция обновит заказ только один раз, по первому поступившему лиду.  То есть, в тех случаях, когда поле "ID сайта в Calltouch" у заказа уже заполнено, интеграция заказ обновлять не будет.

Названия клиента и заказа будут иметь вид:

По диалогу с телефоном Стандартное название    Пример   
Клиент  Чат от <имя> <номер телефона> <email>   
Заказ  Проставляется CRM   

При создании или обновлении заказа интеграция передаст данные о диалоге чата в дополнительные поля заказа и в системные поля заказа для меток. Дополнительные поля заказа создаются при первичной настройке интеграции.

Дополнительные поля заказа    Пример   

ID сайта в Calltouch

ID чата в Calltouch

Источник (utm_source)

Канал (utm_medium)

Кампания (utm_campaign)

Объявление (utm_content)

Ключевое слово (utm_term) 
 

Чаты, в форме отправки которых посетитель сайта указал только почту

Если в форме отправки контактных данных чата посетитель указал только почту - то интеграция будет искать клиент в CRM с таким же адресом почты:

  • Если клиент будет найден - то интеграция не будет его редактировать;
  • Если клиент с такой почтой не найден - то интеграция его создаст; 
  • Если будет найдено несколько клиентов с одинаковыми контактными данными, то интеграция выберет самый новый (по дате создания).

Затем интеграция проверяет, есть ли у этого клиента заказы: 

  • Если у клиента нет заказов - то интеграция создаст заказ; 
  • Если заказы есть, то будет выбран самый новый (по дате создания) заказ.

У найденного заказа будет проведена проверка статуса заказа:

  • Если статус заказа будет находится в группах Выполнен или Отменен, то будет создан новый заказ; 
  • Если статус заказа находится в другой группе, то интеграция обновит заказ только один раз - по первому поступившему лиду.  То есть, в тех случаях, когда поле "ID сайта в Calltouch" у заказа уже заполнено, интеграция заказ обновлять не будет.

Названия клиента и заказа будут иметь вид:

По заявке с телефоном    Стандартное название    Пример   
Клиент  Чат от <имя> <email>   
Заказ  Проставляется CRM 

При создании или обновлении заказа интеграция передаст данные о диалоге чата в дополнительные поля заказа и в системные поля заказа для меток. Дополнительные поля заказа создаются при первичной настройке интеграции.

Дополнительные поля заказа    Пример   
ID сайта в Calltouch

ID чата в Calltouch

Источник (utm_source)

Канал (utm_medium)

Кампания (utm_campaign)

Объявление (utm_content)

Ключевое слово (utm_term)

 

Создание и обновление сделок в ЛК Calltouch на основе заказов из RetailCRM

В Calltouch интеграция передает информацию о всех заказах из всех магазинов RetailCRM. На основе заказа в CRM в Calltouch создается Сделка.

Интеграция получает данные о заказе только после изменения статуса заказа.
Например: Вы добавили товар в заказ, но статус заказа не изменился, тогда в поле выручка сделки в Calltouch останется прежняя сумма. Обновление выручки в сделке подтянется после изменения статуса заказа.

В сделку передаются следующие данные:

Поле в сделке (Calltouch)  Поле в заказе или контакте (RetailCRM)   
Внешний ID сделки  ID заказа 
Название сделки  Номер заказа 
Менеджер  Менеджер 
Воронка  Символьный код магазина 
Статус  Символьный код статуса 
Выручка    Общая сумма заказа с учетом скидки 
Дата создания сделки  Дата создания заказа 
Дата обновления сделки  Дата изменения статуса 

При создании сделки интеграция ищет лид в Calltouch, чтобы связать сделку с лидом. Поиск лида происходит по номеру телефона или email, которые указаны в клиенте в CRM.

Сначала интеграция ищет есть ли звонок в ЛК с тем же номером телефона. Если не находит звонок, то проверяет есть ли заявка с тем же номером телефона или почтой. 
Если в ЛК нет лида с теми же контактными данными, что у клиента в CRM, то сделка не будет привязана к лиду. В этом случае в поля источник/канал/кампания у сделки будет проставлен кастомный источник - Лид не найден. 

Глубина поиска - 12 месяцев в прошлое, то есть если лид был зарегистрирован в ЛК более года назад - то сделка с ним не свяжется. 

Привязка к лиду осуществляется один раз - при создании сделки в Calltouch, далее перепривязки не происходит. Если в заказе и в клиенте не будут указаны контактные данные - то не будет данных, по которым можно искать подходящий лид. Обновление сделок по уже переданным заказам происходит с задержкой от 30 минут. Если вы изменили статус заказа в CRM, то нужно подождать, чтобы это изменение отразилось в журнале сделок Calltouch.

Сделка в журнале сделок будет выглядеть следующим образом:

Пример сделки связанной с лидом       
Пример сделки не связанной с лидом        

Не нашли решение проблемы?
Заполните форму, и мы вам поможем.