Email-рассылки

Email-рассылки в CDP Calltouch — это канал коммуникации с клиентами через электронную почту.

С помощью Email-рассылок можно:

• отправлять массовые письма выбранной аудитории;
• запускать автоматические письма по событиям в сценариях;
• сегментировать аудиторию по данным Calltouch;
• учитывать статус подписки клиента;
• анализировать отправки, доставки, открытия, клики и отписки.

Email-канал можно использовать отдельно или в связке с другими каналами коммуникаций: SMS, мессенджерами, баннерами, вебхуками и CRM.

Какие бывают Email-рассылки

Тип рассылки	Когда используется	Пример
Разовая рассылка	Нужно отправить письмо выбранной аудитории в конкретное время.	Акция, новость, напоминание, подборка предложений.
Триггерная рассылка	Письмо отправляется автоматически после события клиента.	Брошенная корзина, подтверждение подписки, повторное касание после заявки.

Как работает отправка

Перед отправкой письма Calltouch проверяет статус email-адреса клиента.

Статус emai	Что означает
Подписан	Клиент может получать Email-рассылки.
Отписан	Рассылка на этот email невозможна.
Требует подтверждения	Сначала клиенту нужно подтвердить подписку.

Для рекламных рассылок убедитесь, что у вас есть согласие получателей на получение таких сообщений. В разъяснениях ФАС по статье 18 закона «О рекламе» указано, что реклама по сетям электросвязи допускается при условии предварительного согласия адресата. 

Что нужно для запуска

Для запуска Email-рассылок потребуется:

• сайт компании;
• корпоративная почта отправителя на домене компании;
• доступ к настройке DNS-записей домена;
• база клиентов или аудитория в CDP;
• статусы подписки для email-адресов;
• шаблон письма;
• тестовая отправка перед запуском.

Нельзя использовать почту отправителя на публичных доменах: например, @gmail.com, @yandex.ru, @mail.ru. Для отправки используйте корпоративную почту на домене компании.

• Подключение Email-рассылок в CDP
• Настройка отправителя и DNS-записей
• Статусы подписки и Double Opt-In
• Шаблоны Email-писем
• Запуск Email-рассылки 

Перед запуском Email-рассылок необходимо подготовить домен отправителя, аудиторию клиентов и шаблон письма.

Email-рассылки отправляются от имени вашей компании, поэтому домен отправителя должен быть подтвержден с помощью DNS-записей.

Перед началом подключения

Подготовьте данные:

Что нужно подготовить	Описание
Домен отправителя	Домен компании, с которого будут отправляться письма. Например, site.ru
Email отправителя	Корпоративная почта на домене компании. Например, info@site.ru
Доступ к DNS-записям	Доступ нужен системному администратору или сотруднику, который управляет доменом.
База клиентов	Файл с email-адресами или аудитория, собранная по данным Calltouch.
Статусы подписки	Для каждого email желательно передать статус: подписан, отписан или требует подтверждения.
Шаблон письма	HTML-шаблон или письмо, созданное в редакторе Calltouch.
Тестовые получатели	Email-адреса, на которые будет отправлено тестовое письмо.

Этапы подключения

1. Передайте менеджеру Calltouch домен и email отправителя;
2. Получите техническое задание с DNS-записями;
3. Передайте DNS-записи системному администратору;
4. После установки записей дождитесь проверки домена;
5. Подготовьте аудиторию для отправки;
6. Создайте или загрузите шаблон письма;
7. Добавьте ссылку отписки в шаблон;
8. Отправьте тестовое письмо;
9. Проверьте отображение письма, ссылки и данные отправителя;
10. Запустите разовую рассылку или сценарий с действием Email. 

Что происходит после подключения

После настройки вы сможете:

• создавать аудитории для Email-рассылок;
• запускать разовые рассылки;
• добавлять Email-действия в триггерные сценарии;
• использовать шаблоны писем;

отслеживать отправки, доставки, открытия, клики и отписки.

Отправитель — это email-адрес и имя, которые увидит получатель письма.

Например:

• email отправителя: info@site.ru;
• домен отправителя: site.ru;
• имя отправителя: Магазин Ромашка.

Чтобы почтовые сервисы доверяли письмам, домен отправителя нужно подтвердить с помощью DNS-записей.

Термин	Описание
Домен отправителя	Часть email после символа @. Например, site.ru
Email отправителя	Почта, с которой уходят письма клиентам.
Имя отправителя	Название, которое отображается у получателя рядом с email.
Адрес для ответа	Почта, на которую придет ответ получателя.
DNS-записи	Настройки домена, которые помогают подтвердить право отправлять письма.
SPF	Запись, которая указывает, какие серверы могут отправлять письма от имени домена.
DKIM	Цифровая подпись письма, которая подтверждает подлинность отправителя.

Требования к email отправителя

Используйте корпоративную почту на домене компании.

Подходят адреса вида:

• info@site.ru;
• sales@site.ru;
• marketing@site.ru.

Не подходят адреса на публичных доменах:

• @gmail.com;
• @yandex.ru;
• @mail.ru;
• другие публичные почтовые сервисы.

Как настроить DNS-записи

1. Получите техническое задание с DNS-записями от Calltouch.
2. Передайте записи системному администратору или сотруднику, который управляет доменом.
3. Добавьте записи в настройках домена.
4. Дождитесь проверки записей.
5. После успешной проверки используйте отправителя в рассылках и сценариях. 

Если на домене уже есть SPF или DKIM-записи, не удаляйте их самостоятельно. Передайте техническое задание специалисту, который управляет доменом, чтобы он корректно добавил новые значения. 

Куда приходят ответы на письма

Ответы клиентов приходят на адрес для ответа, указанный при настройке отправителя или сценария.

Ответы на письма не отображаются в личном кабинете Calltouch.

Частые причины ошибок

Ситуация	Что проверить
Письмо не отправляется	Подтвержден ли домен отправителя.
Отправитель недоступен	Подтверждена ли почта отправителя.
Письма попадают в спам	Корректно ли настроены SPF и DKIM.
Нельзя выбрать отправителя	Не используется ли он в активной настройке или не завершена ли проверка.

Для каждого email-адреса в Calltouch хранится статус подписки. Он влияет на возможность отправки писем клиенту.

Статусы email-адреса

Статус	Описание	Можно отправлять Email-рассылки
Подписан	Клиент может получать письма	Да
Отписан	Клиент отказался от рассылки	Нет
Требует подтверждения	Клиент еще не подтвердил подписку	Нет, сначала нужно подтверждение

Как работает Double Opt-In

Double Opt-In — это двухэтапное подтверждение подписки.

Сначала email попадает в базу со статусом «Требует подтверждения». Затем клиент получает письмо с ссылкой подтверждения. После перехода по ссылке статус меняется на «Подписан».

1. Email клиента попадает в Calltouch.
2. Клиенту отправляется письмо подтверждения подписки.
3. Клиент переходит по ссылке в письме.
4. Статус email меняется на «Подписан».
5. После этого клиент может получать Email-рассылки. 

Если Double Opt-In не используется, новые email-адреса могут попадать в базу сразу со статусом «Подписан».

Перед запуском рассылки убедитесь, что у вас есть согласие клиентов на получение писем.

Импорт базы со статусами

При импорте базы можно передать статусы подписки.

Если email уже есть в базе Calltouch, его статус может быть обновлен значением из импортируемого файла.

Статус подписки привязан к email-адресу в рамках конкретного siteID. Один и тот же email может иметь разные статусы на разных сайтах.

Когда письмо не будет отправлено

Письмо не отправится, если:

• у клиента статус «Отписан»;
• у клиента статус «Требует подтверждения»;
• включен Double Opt-In, но клиент не подтвердил подписку;
• в шаблоне отсутствует обязательная ссылка отписки;
• домен отправителя не подтвержден.

Шаблон Email-письма определяет внешний вид и содержание письма: текст, изображения, кнопки, ссылки, футер, тему и дополнительные параметры.

В Calltouch можно:

• создать письмо в редакторе;
• импортировать готовый HTML-шаблон;
• использовать готовые пресеты;
• добавить макросы;
• добавить ссылки подписки и отписки;
• отправить тестовое письмо перед запуском. 

Основные элементы письма

Элемент	Описание
Тема письма	Основной заголовок, который получатель видит во входящих.
Прехедер	Короткий текст рядом с темой письма.
Имя отправителя	Название компании или бренда, которое увидит получатель.
Email отправителя	Почта, с которой отправляется письмо.
Тело письма	Основной текст, изображения, кнопки и ссылки.
Ссылка отписки	Обязательная ссылка, по которой клиент может отказаться от рассылки.
Ссылка подтверждения	Ссылка для подтверждения подписки при Double Opt-In.

Создание шаблона

1. Перейдите в раздел шаблонов Email.
2. Создайте новый шаблон или импортируйте HTML.
3. Заполните тему письма.
4. Добавьте прехедер.
5. Проверьте имя и email отправителя.
6. Добавьте основной текст письма.
7. Добавьте ссылку отписки.
8. Проверьте отображение письма в предпросмотре.
9. Отправьте тестовое письмо.
10. После проверки используйте шаблон в рассылке или сценарии. 

Ссылки подписки и отписки

Для Email-рассылок используются системные ссылки Calltouch.

Сценарий	Какая ссылка нужна
Email клиенту	Ссылка отписки
Подтверждение подписки	Ссылка подтверждения подписки

Добавляйте ссылки через макросы или элементы редактора. После перехода пользователя по ссылке Calltouch автоматически определит клиента и обновит статус подписки

Маркетинговое письмо должно содержать ссылку отписки. Без неё рассылку не следует запускать.

Рекомендации перед запуском

Перед отправкой проверьте:

• тему письма;
• прехедер;
• корректность текста;
• отображение письма на мобильных устройствах;
• работу всех ссылок;
• наличие ссылки отписки;
• имя и email отправителя;
• тестовую отправку на несколько почтовых сервисов.

В Calltouch доступны два способа отправки Email:

• разовая рассылка;
• отправка письма через действие в сценарии.

Перед запуском убедитесь, что домен отправителя подтвержден, аудитория готова, а шаблон письма прошел тестовую отправку.

Что проверить	Зачем это нужно
Домен отправителя подтвержден	Без подтверждения письма не отправятся
Email отправителя подтвержден	Получатель должен видеть корректного отправителя
Аудитория выбрана	Рассылка отправляется только выбранным клиентам
Статусы подписки проверены	Письма не отправляются отписавшимся и неподтвержденным клиентам
Шаблон готов	Письмо должно корректно отображаться у получателей
Ссылка отписки добавлена	Клиент должен иметь возможность отказаться от рассылки
Тестовое письмо отправлено	Нужно проверить внешний вид и ссылки до запуска

Разовая Email-рассылка

Разовая рассылка используется, если нужно отправить письмо выбранной аудитории в определенное время.

Порядок настройки:

1. Создайте или выберите аудиторию.
2. Выберите действие Email.
3. Укажите отправителя.
4. Выберите шаблон письма.
5. Настройте дату и время отправки.
6. При необходимости установите лимит отправок.
7. Отправьте тестовое письмо.
8. Запустите рассылку. 

Email в триггерном сценарии

Email в сценарии используется, если письмо должно отправляться автоматически после события клиента.

Например:

• клиент оставил заявку;
• клиент добавил товар в корзину, но не оплатил заказ;
• у клиента появился подтвержденный email;
• клиент подтвердил подписку;
• клиент открыл или не открыл предыдущее письмо.

Порядок настройки:

1. Создайте или выберите сценарий.
2. Настройте событие или аудиторию.
3. Добавьте действие «Email клиенту».
4. Выберите отправителя.
5. Выберите шаблон письма.
6. Настройте условия отправки.
7. Проверьте сценарий в тестовом режиме.
8. Запустите сценарий.

Статистика и результат отправки

После запуска можно анализировать:

• отправки;
• доставки;
• открытия;
• клики;
• отписки;
• действия клиента в сценарии;
• логи и журнал действий.

Почему письмо может не отправиться

Причина	Что сделать
Домен не подтвержден	Проверьте DNS-записи
Email отправителя не подтвержден	Проверьте письмо подтверждения отправителя
Клиент отписан	Исключите клиента из отправки
Email требует подтверждения	Отправьте письмо подтверждения подписки
В шаблоне нет ссылки отписки	Добавьте ссылку отписки
Включен демо-режим	Запустите отправку в рабочем режиме

1. Можно ли отправлять письма с Gmail, Яндекс Почты или Mail.ru?

Нет. Для Email-рассылок используйте корпоративную почту на домене компании. 

Например, info@site.ru.

2. Зачем нужны DNS-записи?

DNS-записи подтверждают, что Calltouch может отправлять письма от имени вашего домена. Это помогает почтовым сервисам отличать легальные письма от спама и фишинга.

3. Куда придут ответы клиентов на письмо?

Ответы придут на адрес для ответа, указанный при настройке отправителя или сценария.
В личный кабинет Calltouch ответы на письма не передаются.

4. Можно ли прикрепить PDF или другой файл к письму?

Рекомендуемый способ — разместить файл на вашем сайте или сервере и добавить ссылку на него в письмо.
Так получатель сможет открыть документ по ссылке.

5. Можно ли использовать макет из Figma?

Да, но для отправки нужен HTML-шаблон письма. Если у вас есть только изображение или макет, его нужно сверстать в HTML перед загрузкой.

6. Можно ли отправить письмо клиенту со статусом «Отписан»?

Нет. Если email клиента имеет статус «Отписан», Email-рассылка на этот адрес не отправляется.

7. Нужно ли добавлять ссылку отписки?

Да. В маркетинговых Email-рассылках должна быть ссылка отписки.

8. Можно ли запустить рассылку без подтверждения домена?

Нет. Рассылка возможна только после настройки и проверки домена отправителя.