Импорт данных

Для того, чтобы начать работу над ручным вводом сделок и бюджетов из вашей CRM, необходимо перейти в  Интеграции /  Рекламные системы / Импорт данных.

После перехода по ссылке Импорт данных откроется таб Импорт сделок:

Все готово к настройке, а вы можете выбрать любой интересующий вас таб - настройки на табах Импорт сделок и Импорт бюджетов не пересекаются. 

Общая информация

Для настройки передачи информации по сделкам, Calltouch подготовил множество готовых интеграций с CRM (вы можете посмотреть, есть ли ваша CRM в списке доступных). Но вы можете и вручную импортировать сделки из вашей CRM, загрузив их список в XLS или XLSX файле напрямую через интерфейс Calltouch. Максимальное количество строк (сделок) - 10000 на один файл.

Обращаем внимание, что импорт сделок весьма универсален, но не является наиболее оптимальным способом с точки зрения автоматизации. Мы рекомендуем использовать готовые интеграции, либо реализовывать любые другие кастомные интеграции с помощью нашего API и вебхуков. 

Настройки склеивания сделок

По умолчанию склейка сделки со звонком или заявкой происходит по их идентификаторам в Calltouch. Если в вашей CRM идентификаторы звонков и заявок из Calltouch заранее не известны, вы можете включить склейку сделок без ID звонка или заявки, выбрав другие опции склейки.

Вам доступно три опции склейки сделок, о которых в дальнейшей пойдет речь:

1. Склеивать только по ID лида (то есть по CallID или RequestID, о которых подробней будет рассказано в пункте 2). Данная опция выбрана по умолчанию.

У каждой настройки есть свои условия склеивания. У первого пункта это:

• Сделки будут склеены со звонками или заявками только если у них есть идентификаторы звонков или заявок из Calltouch.
• Если в импортируемом файле окажется несколько сделок с одинаковым идентификатором сделки в CRM и с одинаковыми идентификаторами звонка или заявки, то склейка со звонком или заявкой будет произведена с самой поздней сделкой по дате и времени ее создания (или по дате обновления сделки, если дата создания сделок одна и таже).
• Если в импортируемом файле окажется несколько сделок с разными идентификаторами сделок в CRM, но с одинаковыми идентификаторами звонка или заявки, то к найденному звонку или заявке будут склеены все эти сделки.
• Если при склеивании обнаружится, что у звонка или заявки уже есть сделка в статистике Calltouch и ее идентификатор сделки в CRM совпадает с идентификатором из импортируемого файла, то обновление информации по сделки произойдет только в случае, если дата обновления сделки из импортируемого файла старше даты обновления сделки в статистике Calltouch. Если идентификаторы сделок не совпадают, то ко звонку или заявке будет добавлена еще одна новая сделка.
• Если у сделки указан произвольный источник, то он будет присвоен сделке только если ее не удастся связать с лидом по его ID. Для этого в настройках импорта дополнительно должна быть включена опция «Импортировать сделки, которые не удалось склеить с лидами».

2. Склеивать по ID лида, либо искать ближайший уникальный лид по номеру телефона/почты и даты создания сделки

Напоминаем, что уникальный лид - это первый звонок или заявка, совершенные клиентом со своего номера телефона или email. Рекомендуем ознакомиться в справочном центре с информацией о глубине определения уникальности звонка и способах определения уникальности заявки.

Условия склеивания:

• Если у сделки есть идентификатор звонка или заявки из Calltouch, то склейка произойдет по этому идентификатору. В ином случае, по указанному в списке номеру телефона (для звонков) или номеру телефона или email (для заявок, если номер телефона у заявок отсутствует) будет произведена склейка сделки с уникальным звонком или заявкой в статистике Calltouch.
• Если в статистике окажется несколько уникальных звонков или заявок (нестандартная глубина уникальности), то склейка произойдет с самым ближайшим уникальном звонком или заявкой по дате и времени создания сделки (дата и время звонка должна быть младше даты и времени создания сделки).
• Если в настройках сайта включена кросс-уникальность между разными личными кабинетами Calltouch и среди найденных звонков или заявок ЛК, в который производится импорт сделок, не окажется уникального звонка или заявки (они могут быть в другом ЛК при включенной опции кросс-уникальности), то склейка будет произведена с самым ранним повторным звонком или повторной заявкой. Поиск звонков внутри других ЛК, объединенных для кросс-уникальности, не будет производится.
• Если в настройках сайта включена кросс-уникальность между звонками и заявками, то склейка будет произведена к уникальному обращению среди цепочки обращений клиента, состоящий из звонков и заявок. Например, клиент сначала совершил заявку, а потом позвонил. При включенной опции кросс-уникальности между звонками и заявками, в данном примере заявка будет уникальной, а звонок повторным. В таком случае, даже если у сделки в импортируемом файле будет указан идентификатор звонка, то она все равно склеится с уникальным обращением в этой цепочки - т.е. с заявкой.
• Если в импортируемом файле окажется несколько сделок с одинаковым идентификатором сделки в CRM и с одного и того же номера телефона или email, то склейка со звонком или заявкой будет произведена с самой поздней сделкой по дате и времени ее создания (или по дате обновления сделки, если дата создания сделок одна и та же).
• Если в импортируемом файле окажется несколько сделок с разными идентификаторами сделок в CRM, но с одного и того же номера телефона или email, то к найденному звонку или заявке будут склеены все эти сделки.
• Если при склеивании обнаружится, что у звонка или заявки уже есть сделка в статистике Calltouch и ее идентификатор сделки в CRM совпадает с идентификатором из импортируемого файла, то обновление информации по сделки произойдет только в случае, если дата обновления сделки из импортируемого файла старше даты обновления сделки в статистике Calltouch. Если идентификаторы сделок не совпадают, то ко звонку или заявке будет добавлена еще одна новая сделка.
• Если у сделки указан произвольный источник, то он будет присвоен сделке только если ее не удастся связать с лидом ни по его ID ни по номеру телефона или email. Для этого в настройках импорта дополнительно должна быть включена опция «Импортировать сделки, которые не удалось склеить с лидами».

3. Склеивать по ID лида, либо искать любой ближайший лид по номеру телефона/почты и даты создания сделки

Условия склеивания:

• Если у сделки есть идентификатор звонка или заявки из Calltouch, то склейка произойдет по этому идентификатору. В ином случае, по указанному в списке номеру телефона (для звонков) или номеру телефона или email (для заявок, если номер телефона у заявок отсутствует), а также по указанной дате создания сделки будет произведена ее склейка со звонком или заявкой в статистике Calltouch.
• Для склейки будет найден звонок или заявка (неважно, уникальный или повторный), самый ближайший к дате создания сделки, который предшествовал сделки (дата и время звонка должна быть младше даты и времени создания сделки).
• Если в импортируемом файле окажется несколько сделок с одинаковым идентификатором сделки в CRM и с одного и того же номера телефона или email, то склейка со звонком или заявкой будет произведена с самой поздней сделкой по дате и времени ее создания (или по дате обновления сделки, если дата создания сделок одна и та же).
• Если в импортируемом файле окажется несколько сделок с разными идентификатором сделок в CRM, но с одного и того же номера телефона или email, то к найденному звонку или заявке будут склеены все эти сделки.
• Если при склеивании обнаружится, что у звонка или заявки уже есть сделка в статистике Calltouch и ее идентификатор сделки в CRM совпадает с идентификатором из импортируемого файла, то обновление информации по сделки произойдет только в случае, если дата обновления сделки из импортируемого файла новее даты обновления сделки в статистике Calltouch. Если идентификаторы сделок не совпадают, то ко звонку или заявке будет добавлена еще одна новая сделка.
• Если у сделки указан произвольный источник, то он будет присвоен сделке только если ее не удастся связать с лидом ни по его ID ни по номеру телефона или email. Для этого в настройках импорта дополнительно должна быть включена опция «Импортировать сделки, которые не удалось склеить с лидами».

Импортировать сделки, которые не удалось склеить с лидами

Сделки, которые не удалось склеить со звонками и заявками, будут отображаться в отчетах Calltouch без источника. Вы можете отключить создание таких сделок, тогда они не попадут в статистику. Эта опция также должна быть включена, если вы хотите импортировать сделки с произвольными источниками.

Параметры импортируемых сделок

После выбора настроек склеивания, вы увидите блок Пример XLS файла, в котором можно скачать этот самый файл с параметрами и их объяснением внутри. Скачайте xls файл-шаблон. В нем будет уже заполнена вся шапка таблицы. И приведены примеры заполнения данных по сделкам. Для каждого из столбцов указано описание и необходимый формат его заполнения. В файле-шаблоне удалите примеры сделок (они начинаются с 4й строчки) и заполните файл необходимыми данными по импортируемым сделкам.

 Важно! Рекомендуем заполнять импортируемыми данными именно файл шаблона, а не копировать шапку таблицы из шаблона в свой файл. В файле шаблона уже проставлены необходимые форматы данных для каждого из столбцов, и он имеет необходимое расширение. В случае использования своего файла - возможны ошибки ипорта, из-за другого формата данных, или некорректного расширения.

Разберем находящиеся в этом файле параметры: 

• dealId – ID сделки в CRM. Уникальный ID сделки внутри вашей CRM. Обязательное поле. 
• dealName - Название сделки. Название сделки в вашей CRM;
• callId – ID звонка в Calltouch. Если указывается ID звонка в Calltouch, сделка будет склеена со звонком по его ID. Обязательно указание callId или requestId при выборе склейки по ID лида.
• requestId – Внутренний ID заявки в Calltouch. Если указан ID заявки в Calltouch, сделка будет склеена с заявкой по ее ID внутри Calltouch. Обязательно указание callId или requestId при выборе склейки по ID лида.
• requestNumber – Внешний ID заявки в CRM. Если указан ID заявки внутри вашей CRM, сделка будет склеена с заявкой по ее ID, который был передан нам из вашей CRM в момент создания заявки;
• phoneNumber – Номер телефона из сделки. Вместе с параметром даты создания сделки (см. далее), может быть использован для склейки сделок со звонком или заявкой. Для этого в настройках импорта должна быть выбрана соответствующая опция склеивания. Можно указать несколько телефонов (до четырех), разделяя из запятой. Обязательно указание phoneNumber или email при выборе склейки по номеру телефона/почте.
• email – Почта из сделки. Вместе с параметром даты создания сделки (см. далее), может быть использована для склеивания сделок со звонком или заявкой. Для этого в настройках импорта должна быть выбрана соответствующая опция склеивания. Можно указать несколько почт (до четырех), разделяя из запятой. Обязательно указание phoneNumber или email при выборе склейки по номеру телефона/почте.
• currency - Валюта, используемая в вашей CRM;
• budget – Бюджет сделки. Выручка, которая принесла вам сделка. В качестве выручки может быть указана любая сущность из вашей CRM, например, чистая прибыль, валовая прибыль и т.п.. Эта та сумма, по которой вы хотите строить отчеты в ЛК Calltouch. Обязательное поле.
• margin - Маржинальность сделки;
• funnel - Воронка сделки в вашей CRM;
• status – Статус сделки. В отчетах Calltouch сделка может иметь два статуса: открыта или закрыта. Все статусы сделок в вашей CRM вам необходимо привести к двум статусам Calltouch - так анализировать статистику по сделкам в разрезе лидов будет гораздо удобнее. Обязательное поле.
• createdDate – Дата создания сделки. Вместе с номером телефона и email (см. ранее) может быть использована для склейки открытых сделок со звонком или заявкой. Для этого в настройках импорта должна быть выбрана соответствующая опция склеивания. Поддерживаемые форматы для указания даты приведены ниже. Обязательное поле.
• updatedDate – Дата обновления сделки. Если среди импортируемых сделок окажется несколько одних и тех же сделок (одинаковые dealId), то для импорта будет использована сделка с более поздней датой обновления. Если импортируемая сделка уже ранее была импортирована в Calltouch (одинаковые dealId), то информация по уже импортированной ранее сделке обновится только если дата обновления в импортируемой сделке будет старше. Поддерживаемые форматы для указания даты приведены ниже;
• manager – Менеджер. Вместе со сделкой можно импортировать и менеджера, чтобы впоследствии строить отчеты и дашборды для выявления эффективности менеджеров;
• tags – Тег сделки. Тегируются именно сами сделки, а не звонки или заявки, к которым они привязаны. Можно использовать любые символы, кроме запятых – запятая означает следующий тег;
• comment – Комментарий. Произвольный текст, который вы хотели бы видеть рядом со сделкой в журналах звонков и заявок Calltouch;
• dealLink - Ссылка на сделку в CRM;
• source, medium, campaign, content, term – параметры произвольного источника сделки. Если у сделки указан произвольный источник, то он будет присвоен сделке только если ее не удастся связать с лидом ни по его ID ни по номеру телефона или email. Для этого в настройках импорта дополнительно должна быть включена опция «Импортировать сделки, которые не удалось склеить с лидами».

Поддерживаемые форматы для указания даты:

• DD.MM.YYYY hh:mm:ss
• DD/MM/YYYY hh:mm:ss
• YYYY-MM-DD hh:mm:ss

Если ss не передано, то загрузится как hh:mm:00. Если hh:mm:ss не передано, то загрузится как 23:59:59.

Период поиска лидов для склейки со сделками

По умолчанию поиск звонков и заявок для склеивания со сделками производится за весь период. Вы можете ограничить период поиска, указав нужный интервал дней, по которому будет производится поиск в статистике. Возможные значения от 1 до 3650 дней. Например, если вы укажите 30 дней, то поиск будет производится в пределах 30 дней от даты создания сделки.

Загрузка файла

После того, как вы сформируете файл, его нужно загрузить через соответствующее окно на этом табе:

Затем, когда вы выберете необходимый файл и нажмете кнопку "Загрузить", появится всплывающее окно, которое скажет, что импорт или начался, или не может быть начат из-за ошибки.

Если у вас показывается ошибка - проверьте, твердо ли вы следуете тому файлу, который расположен в примере. Если же вам было показано окно с информацией о том, что импорт начался, вы можете перейти на таб Лог, чтобы посмотреть статус процесса. Подробнее о логах мы поговорим в далее. 

Общая информация

При анализе эффективности маркетинговой стратегии крайне важно учитывать все бюджеты. Вы можете вносить информацию по затратам на SEO, наружную рекламу, медийные площадки, которые не позволяют сделать автоматическую интеграцию, и оценивать ROMI по каждому каналу. А для создания полной воронки продаж вы можете провести интеграцию со своей CRM.

Загрузка бюджетов из файла

Сначала необходимо указать параметры ввода и скачать шаблон файла для загрузки данных.

К параметрам ввода относятся:

• Даты начала и конца периода.
  Обратите внимание, что такой тип загрузки подразумевает ввод данных для каждой даты в периоде. Например, при внесении данных за месяц, вам нужно указать бюджет и детали источника за каждый день этого месяца. Если такая детализация вам не нужна – заполните данные только в одной строке и удалите лишние, не заполненные, строки. Тогда весь бюджет в отчетах привяжется к этой дате. Даты указываются строго в определенном формате, он приведен в файле. Дубли в датах приведут к суммированию бюджета по этим строкам.
• Набор измерений.
  Всего, для детализации бюджета, доступно пять измерений: канал, источник, кампания, объявление, ключевое слово. Задайте нужную детализацию по измерениям, перед скачиванием шаблона. Вводите значения измерений ровно так, как они указаны у вас в статистике личного кабинета. Бюджет будет автоматически склеиваться с другими данными в отчетах по идентичному написанию.
• Валюта бюджета: рубли и доллары.
  Сумма бюджета вводится строго в формате числа, без разделителей по тысячным, пробелов и других лишних символов. В качестве разделителя целой и дробной части используется запятая. Бюджет можно указать для всего канала или, например, для пары канал/источник.

Загружаемый файл не должен содержать пустых ячеек или строк, попытка загрузки такого файла вызовет ошибку. Все успешно загруженные файлы и ошибки загрузки можно посмотреть на табе Лог, речь о котором пойдет далее. Там же вы можете удалить загруженный файл из статистики. Удаление файла или объекта ручного ввода полностью удаляет эти данные из отчетов. 

Ручной ввод бюджетов

Вы можете ввести бюджеты вручную, из интерфейса. В этом случае, внесенный вами бюджет равномерно распределится на все дни в выбранном периоде для заданного источника. Статусы внесенных ручным вводом бюджетов отображаются на табе Лог. Там вы можете посмотреть, обновилась ли статистика, или удалить внесенный ранее бюджет.