Для чего нужны макросы в Excel и как их сделать

Макросы понадобятся тем, кто хочет автоматизировать рутинные задачи в Excel, повысить производительность и точность работы, сократить время выполнения операций и создать пользовательские функции для быстрой обработки данных.

Рассказываем, как происходит создание макросов в Excel. 

Маркетинг

Читайте также:

Пошаговая инструкция по работе с SendPulse: как работает сервис, как создать и настроить рассылку

Пошаговая инструкция по работе с SendPulse: как работает сервис, как создать и настроить рассылку

Что такое макросы

Макросы в Excel — это набор инструкций и команд, написанных на языке программирования Visual Basic for Applications (VBA), который используют для автоматизации задач и выполнения повторяющихся операций в Excel.

То есть макросы позволяют записывать и сохранять последовательность действий и затем производить их повторно при необходимости. Это особенно актуально при обработке больших объемов данных, для которой требуются сложные операции, а их ручное выполнение занимает много времени и сил.

При создании макроса пользователь записывает все необходимые действия, такие как ввод информации, форматирование ячеек, вычисления и прочие. Затем макрос сохраняется в книге Excel и может быть запущен в любой момент для автоматического выполнения заданного алгоритма.

Макросы можно запустить при помощи горячих клавиш, панели инструментов или объектов листа. 

Функция полезна для широкого круга пользователей, таких как:

• Бизнес-аналитики и финансовые специалисты. Макросы позволяют автоматизировать аналитику и отчетность, финансовое моделирование и прогнозирование, фильтрацию и сортировку данных, генерацию графиков и диаграмм.
• Профессионалы в области IT, разработчики. Макросы позволяют создавать пользовательские функции и разрабатывать сложные логические алгоритмы.
• Топ-менеджеры и владельцы компаний. Макросы помогают в проектном менеджменте, подсчете бюджета, ресурсов и контроле рабочих процессов. Они подходят для создания дашбордов, быстрого автоматического сбора и анализа данных из разных источников, мониторинга производительности работников.
• Студенты. При подготовке курсовых и дипломных работ с макросами проще обрабатывать статистические данные, выполнять математические задачи, собирать сведения по разным дисциплинам, проводить автоматическую проверку результатов.
• Любой пользователь Excel, который регулярно выполняет повторяющиеся задачи. Если вы погрязли в рутинных операциях, хотите ускорить их выполнение, снизить вероятность ошибок, сконцентрироваться на более интеллектуальных задачах, рассмотрите возможность работы с макросами. 

Что нельзя сделать с помощью макрорекодера

Макрорекордер Excel — это инструмент, который позволяет записать последовательность действий и преобразовать их в макрос. Однако есть некоторые операции, которые нельзя выполнить с помощью этого инструмента. Некоторые из них:

• Обработка условий и циклов. Макрорекордер не способен записывать логические условия (if-else) и циклы (например, циклы for или while). 
• Работа с пользовательскими формами. Макрорекордер не может записывать взаимодействия с пользовательскими формами, такими как окна ввода данных или диалоговые окна. Для создания и обработки пользовательских форм необходимо написать отдельный код на VBA.
• Создание новых макросов во время записи. Во время записи макроса макрорекордер не позволяет создавать новые макросы или вставлять уже существующие. Он просто записывает текущую последовательность операций.
• Обработка ошибок. Макрорекордер не записывает ошибки или исключительные ситуации. Если происходит ошибка во время выполнения макроса, он останавливается, но пользователю не предоставляется информация об ошибке.
• Взаимодействие с другими приложениями. Макрорекордер не записывает взаимодействие с другими приложениями, такими как Microsoft Word или PowerPoint. 
• Манипуляции с объектами и рисование. Рекордер не записывает операции, связанные с созданием или изменением форм, рисованием фигур или вставкой изображений. 
• Работа с защищенными листами или рабочими книгами. Если лист или рабочая книга защищены паролем, макрорекордер не сможет записать операции на этих листах или в рабочей книге, пока защита не будет снята.
• Взаимодействие с внешними источниками данных. Если вам требуется записать операции, связанные с импортом или экспортом данных из Excel во внешние источники, возможности макрорекордера могут оказаться ограниченными.

Редактор VBA предоставляет расширенные возможности для создания сложных макросов — с их помощью можно автоматизировать задачи более продвинутого уровня.

Любому бизнесу полезно иметь специальные инструменты анализа и автоматизации. Доверьте сбор и обработку маркетинговых данных системе Сквозной аналитики Calltouch. Сервис собирает основные метрики с рекламных площадок, формирует подробные и наглядные отчеты по количеству сделок, лидов, объему прибыли и ROI. Их можно посмотреть в любой момент в личном кабинете. Если все источники трафика будут у вас под контролем, вам станет проще определять наиболее результативные каналы продвижения — вы вовремя скорректируете маркетинговую стратегию и оптимизируете бюджет.

Способы создания макросов в Excel

Существуют два основных способа создания макросов в Excel — написание кода с нуля и автоматическая запись. Рассмотрим алгоритм использования и преимущества каждого из них.

Написание кода макроса с нуля

Этот способ предполагает написание кода на языке программирования VBA с использованием редактора VBA в Excel. Основные шаги для создания макроса с нуля:

1. В Excel откройте редактор VBA и выберите вкладку «Разработчик», а затем нажмите на кнопку «Редактор Visual Basic». 
2. Создайте новый модуль. В редакторе VBA выберите вкладку «Вставка», затем — «Модуль». Так вы сделаете новый модуль, в котором можно написать код макроса.
3. Напишите код макроса на языке программирования VBA. Код может содержать инструкции для выполнения различных операций в Excel — манипуляций с данными, форматирования, вычисления и других.
4. Сохраните макрос. Модуль будет находиться в книге Excel.

Этот способ обеспечивает большую гибкость и контроль над создаваемыми макросами. Используйте его, если вам требуется сложная логика при управлении операциями.

Автоматическая запись макросов

Этот способ позволяет быстро записывать операции в Excel и преобразовывать их в макрос. 

Для автоматической записи макросов:

1. Откройте вкладку «Разработчик» в Excel. Если она не отображается, откройте «Параметры Excel» и активируйте ее.
2. Запустите запись. На вкладке «Разработчик» кликните «Записать макрос». Появится диалоговое окно, где можно задать имя макроса и выбрать место его сохранения.
3. Выполните операции, которые нужно записать. 
4. Остановите запись макроса по окончании операции: вернитесь на вкладку «Разработчик» и нажмите на «Остановить запись».
5. Сохраните макрос. Записанный макрос будет автоматически сохранен в выбранное вами место.

Автоматическая запись макросов удобна для выполнения простых и повторяющихся операций — копирования данных, форматирования и фильтрации. Однако она может иметь ограничения в отношении сложной логики или определенных действий, которые не предназначены для записи.

То, какой способ вы выберете — написание кода макроса с нуля и автоматическую запись, — зависит от ваших потребностей и опыта в программировании.

Как сделать макросы

Рассказываем, какие шаги нужно сделать для создания, включения и запуска макросов в Excel.

Включение макросов

По умолчанию в целях безопасности макросы отключены в Excel. Чтобы их включить, выполните следующие действия:

1. Откройте Excel и выберите вкладку «Файл».
2. Выберите «Параметры» (или «Параметры Excel» в старых версиях программы).
3. В левой панели открывшегося окна выберите «Центр управления безопасностью».
4. В центральной части окна выберите «Настройки центра управления безопасностью» и затем «Параметры макроса».
5. Выберите «Включить все макросы» или «Включить все макросы с уведомлениями», если вам нужно получать предупреждения перед выполнением записанного действия.
6. Нажмите «OK», чтобы сохранить изменения.

Запись макроса

После включения макросов вы можете начать их записывать:

1. Откройте книгу Excel, в которой хотите создать макрос.
2. Выберите вкладку «Разработчик». Если она не отображается, активируйте ее через «Параметры Excel».
3. Нажмите на «Записать макрос». Появится диалоговое окно «Записать макрос».
4. Введите имя макроса и выберите место его сохранения. Чтобы сохранить макрос только в текущей книге, выберите «Эта книга».
5. Щелкните «OK» или «Запись начата».
6. Выполняйте в Excel операции, которые хотите записать в макросе. Макрорекордер будет автоматически записывать ваши действия.
7. По окончании операций вернитесь на вкладку «Разработчик» и нажмите на «Остановить запись» или «Запись остановлена».

Запуск макроса

Когда макрос будет записан, вы сможете его запустить. Для этого:

1. Выберите вкладку «Разработчик» и кликните на «Макросы» (в старых версиях Excel она может называться «Просмотреть макросы»).
2. В появившемся окне выберите макрос, который вы хотите запустить.
3. Нажмите на кнопку «Выполнить» или «Запуск».

Обратите внимание: если вы используете запись макроса, то для достижения нужной функциональности может потребоваться его отредактировать или дополнить код в редакторе VBA.

Как редактировать макрос

Чтобы редактировать макрос в Excel, следуйте инструкции:

1. Откройте редактор VBA.
2. В Excel выберите вкладку «Разработчик».
3. Перейдите в «Редактор Visual Basic» или просто «Visual Basic».
4. Откроется редактор VBA, где вы можете редактировать код макроса.
5. Найдите макрос, который вы хотите отредактировать. В редакторе VBA вы увидите обозреватель проекта (Project Explorer) слева. 
6. Разверните ветку «Эта книга» или другой объект, в котором хранится макрос. Вы увидите все модули, включая тот, который содержит макрос.
7. Щелкните дважды по модулю с макросом, чтобы открыть его в редакторе.
8. Внесите необходимые изменения в код макроса. Вы можете добавлять, изменять или удалять операции, чтобы изменить функциональность макроса.
9. Сохраните изменения. Нажмите Ctrl + S или выберите «Файл» и «Сохранить» в редакторе VBA. Теперь в модуле зафиксированы изменения.
10. Закройте редактор VBA. Нажмите Ctrl + Q или выберите «Файл» и «Закрыть и вернуться в Microsoft Excel» (в некоторых версиях Excel) для возврата в основной интерфейс.

При редактировании макроса необходимо быть внимательным и осторожным, чтобы не навредить работоспособности программы. Проверьте код после внесения корректировок и убедитесь, что он работает должным образом.

Рутинные действия вроде определения актуальных запросов клиентов можно автоматизировать при помощи речевой аналитики Calltouch Предикт. Сервис определяет пор звонящего, распознает, о чем говорят клиент и оператор, формирует полную текстовую расшифровку диалога, а также тегирует звонки. Все записи хранятся в системе, так что вы в любой момент можете их прослушать и проанализировать.

Коротко о главном

• Макросы в Excel позволяют автоматизировать работу, а точнее — выполнение повторяющихся операций.
• Написание кода макроса с нуля обеспечивает большую гибкость и контроль над создаваемыми макросами. Автоматическая запись макросов особенно полезна для простых и повторяющихся операций.
• Макрорекордер Excel имеет некоторые ограничения в наборе возможностей — не все операции получится записать. Редактор VBA обладает более широким пулом функций.
• Макросы полезны для бизнес-аналитиков, финансовых и IT-специалистов, управленцев, студентов и любых других пользователей, которым важно автоматизировать выполнение рутинных операций, повысить производительность и точность работы в Excel.