Как сделать электронную подпись и для чего она нужна

Если говорить просто, электронная подпись — это ваша ручная подпись на бумаге, которая переехала в онлайн. Она уникальна и принадлежит только вам. А еще это ключ к быстрым и безопасным онлайн-сделкам, упрощающим жизнь и бизнес. ЭЦП универсальна и подходит как для бизнеса, так и для личных нужд.

Преимущества использования ЭЦП

Электронная цифровая подпись преобразует наш подход к рутинным задачам, делая их проще и безопаснее:

• Криптографическая защита цифровой подписи делает документы и сделки устойчивыми к подделкам.
• ЭЦП позволяет быстро и легко получать госуслуги онлайн, подавать заявления и документы, не выходя из дома.
• Для бизнеса ЭЦП открывает возможность участвовать в электронных торгах и аукционах.
• ЭЦП упрощает работу с электронными документами, например, с ее помощью можно подать налоговую декларацию онлайн.

Сферы применения ЭЦП

Электронная цифровая подпись превращает рутину в простые клики. Вот как она помогает в повседневных ситуациях:

• Хотите подать заявление или получить справку на Госуслугах? Просто подпишите документ онлайн и вернитесь к другим делам.
• Подписывайте документы об аренде квартиры или заключайте договоры с контрагентом. В офис можно не приходить.
• Подтверждайте транзакции или подписывайте кредитный договор через приложение.
• Упростите жизнь вашим бухгалтерам и специалистам по документообороту. Пусть отчеты уходят в электронном виде: это снизит риск ошибок и освободит место в архивах.
• Участвуйте в онлайн-торгах, аукционах и госзакупках вне зависимости от того, где они проходят.

Кстати, мы уже рассказывали, как участвовать в госзакупках — вот статья с пошаговой инструкцией и советами.

Виды ЭП

Есть 3 вида электронных цифровых подписей: 

• простая электронная подпись; 
• усиленная неквалифицированная; 
• усиленная квалифицированная. 

От простого подтверждения личности до выполнения операций с высокими требованиями к безопасности — выбор подписи зависит от того, что именно вам нужно сделать.

Простая электронная подпись

Простая электронная подпись (ПЭП) — это базовый инструмент для подтверждения личности в интернете. Она работает примерно так же, как логин и пароль на различных сайтах. Ввод этих данных подтверждает, что действие совершаете именно вы.

Мы используем простую электронную подпись каждый день и даже не замечаем этого — когда входим в свой аккаунт в социальной сети или подтверждаем заказ в интернет-магазине, вводя СМС-код. Так мы говорим, что действуем от своего имени, соглашаясь с условиями сервиса или подтверждая заказ. Увидеть эту подпись нельзя — это специальный цифровой код.

Важно понимать, что юридическая сила ПЭП ограничена. Это значит, что для операций, требующих высокого уровня доверия и подтверждения, потребуются более защищенные виды электронных подписей. ПЭП нужна для решения простых ежедневных задач в интернете, где нужно быстро подтвердить участие или согласие.

Если вы управляете интернет-магазином или порталом, подтверждение действий покупателя — это только часть стоящих перед вами задач. Сквозная аналитика для электронной коммерции от CallTouch помогает настраивать воронку продаж и улучшать опыт пользователей.

Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП)

Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) гораздо сложнее. Она использует более сложные механизмы шифрования, чтобы сохранить информацию в безопасности. Ключи УНЭП могут храниться на флеш-накопителях, специализированных смарт-картах или в облачных сервисах. Этот вид подписи подходит для подписания юридически значимых документов, где требуется усиленная защита — например, для договоров о неразглашении. 

Создать эту электронную подпись можно, например, на сайте налоговой. Когда физическое лицо подает декларацию, программа на сайте ФНС самостоятельно создает электронную подпись. Это быстро и бесплатно, но такой подписью можно пользоваться только в этой программе.

Юридические лица могут использовать усиленную неквалифицированную электронную подпись для подписания договоров и других юридически значимых документов в своих взаимоотношениях. Для этого необходимо:

• Предварительное согласие обеих сторон на использование УНЭП в качестве метода подписания. Его надо подписать в бумажном виде, но всего один раз. 
• Убедиться, что закон разрешает подписывать такие документы с помощью УНЭП. 

Если все верно, документ признается юридически действительным. Это значит, что электронный документ равен привычному документу на бумаге.

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП)

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) обеспечивает высший уровень защиты. Эта электронная подпись создается с использованием сертифицированных криптографических средств и хранится на токене (он похож на обычную флешку). Чтобы получить УКЭП, нужно обратиться в ФНС, к ее доверенным лицам, либо в удостоверяющий центр, который прошел официальную аккредитацию в соответствующем министерстве или ведомстве.

Комплект УКЭП включает в себя сертификат ключа подписи, который хранится на токене, и специальное программное обеспечение. Оба этих компонента необходимы для подписания электронных документов — без них подпись считается недействительной.

Носитель электронной подписи

УКЭП пригодится бизнесу практически везде: от регистрации онлайн-касс до подачи отчетности в налоговую, общения с госструктурами и участия в электронных торгах. Главное преимущество в том, что для работы с УКЭП не нужно заключать никаких дополнительных соглашений. Есть и минусы: УКЭП — это платная услуга. Подпись действует ровно один год с момента получения, а затем за нее нужно снова внести плату. 

Некоторые госорганы требуют создать специальную УКЭП. К ним относятся Федеральная служба государственной регистрации (Росреестр) и Федеральная таможенная служба (ФТС).

Эта таблица поможет понять, в какой ситуации вам хватит УНЭП, а в какой стоит приобрести УКЭП.

Где можно получить электронную подпись

Здесь нужно учитывать новые правила от 1 сентября 2023 года, особенно если вы руководите юридическим лицом или ИП.

• Руководители юридических лиц и ИП должны обратиться в ФНС или ее доверенным лицам для получения новых сертификатов электронной подписи. Это изменение усиливает контроль и безопасность юридических процессов.
• Физические лица все еще могут получить УКЭП через аккредитованные удостоверяющие центры и МФЦ.

Роль удостоверяющих центров после изменений:

• Государственные центры (ФНС и ее доверенные лица) — единственное место, где руководители организаций и ИП могут приобрести УКЭП. Эти подписи нужны для официального взаимодействия с государственными структурами и ведения юридически значимого электронного документооборота.
• Частные удостоверяющие центры все еще важны при выдаче электронных подписей физическим лицам и некоторым категориям юридических лиц (например, самозанятым). Они обеспечивают поддержку для внутреннего и межкорпоративного документооборота, предлагают решения для специализированных задач, не требующих подписей от ФНС.

Как получить электронную подпись

Для физических лиц

Физические лица могут получить как усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП), так и усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП).

Через приложение «Госключ»:

1. Скачайте приложение «Госключ» из Google Play, App Store, AppGallery или RuStore.
2. Пройдите регистрацию в приложении и примите правила сервиса.
3. Следуйте подсказкам на экране, чтобы оформить сертификат УНЭП.

Для оформления сертификата УКЭП подтвердите свою личность одним из следующих способов:

• Используйте действующий заграничный паспорт РФ нового образца с NFC с помощью телефона или планшета.
• Примените подтвержденную биометрию.
• Если используете паспорт РФ, вам необходимо посетить МФЦ или банк.

Через удостоверяющий центр:

1. Выберите удостоверяющий центр (УЦ) из списка аккредитованных центров. Уточните адреса дополнительных офисов обслуживания УЦ, если это необходимо.
2. Подготовьте следующие документы для оформления сертификата: паспорт РФ или другой документ, удостоверяющий личность, СНИЛС и ИНН.
3. Посетите офис УЦ с документами, оплатите услугу и получите сертификат электронной подписи.

Если вы планируете использовать УКЭП на портале госуслуг, укажите это при оформлении сертификата. Это обеспечит запись сертификата на совместимый с госуслугами носитель ключей УКЭП, поскольку не все виды носителей поддерживаются.

Для юридических лиц

1. Решите, зачем вашей организации нужна УКЭП. Это может быть подача налоговой отчетности, участие в тендерах, электронный документооборот с контрагентами или другие юридически значимые действия.
2. Выберите удостоверяющий центр. С 1 сентября 2023 года руководители юридических лиц и ИП должны обращаться за электронными подписями в УЦ ФНС России или к доверенным лицам УЦ ФНС. Перечень доверенных лиц можно найти на официальном сайте ФНС.
3. Приобретите сертифицированный токен для ЭП. Для хранения ключей УКЭП потребуется специальный защищенный носитель – криптографический токен, сертифицированный ФСТЭК или ФСБ. ФНС не предоставляет такие токены, поэтому его необходимо приобрести отдельно в аккредитованном удостоверяющем центре или у специализированных поставщиков.
4. Подготовьте необходимые документы. Вам понадобятся документы, подтверждающие полномочия руководителя (паспорт, СНИЛС, документ о назначении на должность) и документы организации (выписка из ЕГРЮЛ, ИНН).
5. Посетите выбранный удостоверяющий центр. Чтобы получить УКЭП, нужно личное присутствие руководителя или уполномоченного лица с доверенностью.
6. Пройдите идентификацию и верификацию. В удостоверяющем центре проверят предоставленные документы и идентификацию личности.
7. Получите электронные носители и сертификаты ЭП. После проверки документов и оплаты (если это требуется) вы получите носитель с УКЭП и инструкции по его использованию.
8. Установите и настройте необходимое программное обеспечение. Для работы с УКЭП может потребоваться специальное программное обеспечение (например, КриптоПро CSP), которое обеспечивает корректную работу электронной подписи.

Цифровые технологии помогают не только защищать информацию, но и оптимизировать работу. Например, сквозная аналитика Calltouch поможет быстро и точно оценить результаты продвижения. Сервис ускорит сбор данных, автоматизирует расчеты и визуализирует статистику по лидам, сделкам и прибыли в едином окне. Вы сопоставите показатели по каждой рекламной кампании и определите наиболее перспективные площадки.

Как подписать документ с помощью электронной подписи

Ваш первый шаг — это выбор между программой для ЭП и веб-сервисом. Вы можете выбрать Контур.ЭЦП для работы прямо в браузере, или КриптоПро CSP, Калуга Астрал для более комплексных задач.

Процесс установки или регистрации

• Для программ: загрузите и установите ПО по инструкции с официального сайта.
• Для веб-сервисов: зарегистрируйтесь онлайн и, если нужно, добавьте расширения для вашего браузера.

Дополнительно для работы в браузере и почте

Если вам нужно подписывать документы прямо в браузере или электронной почте, установите специальные расширения. Например, DocuSign для Google Chrome и Gmail, WebSigner для Opera или КриптоПро ЭЦП плагин для любого браузера. Они добавят в интерфейс почты или облачного хранилища удобную кнопку для подписания документов.

Документ готов к подписанию?

Откройте документ, который нужно подписать, и дважды проверьте все детали. Помните, после подписания внести изменения будет нельзя.

Для пользователей Microsoft Office:

• Откройте документ в приложении Office.
• Файл → Сведения → Защита документа → Добавить цифровую подпись.
• Выберите сертификат для подписи.
• Сохраните изменения в документе.

При использовании специализированного ПО:

• Запустите программу и откройте в ней документ.
• Используйте функцию подписания, выберите необходимый сертификат.
• Следуйте подсказкам программы, чтобы завершить процесс подписания.

Через веб-сервис:

• Загрузите документ на сайт сервиса.
• Выберите опцию для подписания и используйте ваш электронный сертификат.
• Подпишите документ, следуя инструкциям на сайте.

В итоге рядом с вашим документом появится новый файл, например, документ.doc.sig — это и есть файл вашей электронной подписи. Теперь документ защищен вашей подписью и готов к отправке.

Завершаем процесс

Проверьте, что подпись успешно добавлена к документу. Теперь документ готов к отправке адресату по электронной почте, через облачное хранилище или так, как вам удобнее.

Как проверить подлинность ЭП

Через сайт госуслуг

Начнем с самого распространенного инструмента – Госуслуг:

• Перейдите на сайт и в разделе электронных сервисов найдите функцию проверки подписей.
• Загрузите ваш документ в указанное место. Если подпись хранится отдельным файлом, загрузите и ее.
• Система проанализирует информацию и выдаст отчет: подтверждает ли она подлинность подписи и сохранена ли целостность документа.

С помощью специализированного ПО

Тем, кому нужно больше функций и безопасности, подойдет специализированное ПО:

• Определитесь с выбором программы. КриптоПро CSP, Контур-Крипто, VipNet CSP, СКЗИ «Астрал-ОФД» предлагают разные возможности.
• Установите программу на ваш компьютер и откройте ее.
• Импортируйте в программу файлы документа и подписи. Программа проведет вас через все шаги проверки и сообщит, подлинная ли подпись.

На сайте Mos.ru

Если вам удобнее использовать городские сервисы:

• Зайдите на сайт Mos.ru и найдите раздел для проверки ЭП.
• Загрузите необходимые файлы и запустите процесс проверки.
• Получите отчет о проверке, который подтвердит, что с документом и подписью все в порядке.

Безопасность важна во всех сферах работы компании. Воспользуйтесь сервисом Антифрод от Calltouch, чтобы вычислить накрутку, спам и другие сомнительные звонки. Программа проверит все входящие вызовы и пометит подозрительные обращения тегами. Так вы проконтролируете работу рекламных подрядчиков и отключите недобросовестные площадки.

Заключение

• Электронная подпись упрощает жизнь, делая обмен рабочими и личными документами быстрее и безопаснее. 
• Разные подписи нужны для разных задач. Простая ЭП идеальна для личного пользования и защиты информации. УНЭП обеспечивает усиленную защиту данных и подходит для бизнеса, а УКЭП подходит для официального взаимодействия с госструктурами и выполнения юридически значимых действий.
• Бизнесмены могут получить УКЭП у ФНС и ее партнеров. Физические лица могут получить УНЭП и в МФЦ, и в удостоверяющих центрах — какой способ удобнее, решать вам.
• Процесс получения подписи может включать сбор документов, посещение центра выдачи или онлайн-заявку.