Главная | Блог | Темы | Бизнес | Как пользоваться Google Calendar: полное руководствоКак пользоваться Google Calendar: полное руководство 20 ноября 2024 22 мин на чтение 393 Нина ОпалькоРедактор блога Calltouch Содержание Нет времени читать? Встречи, рабочие созвоны, дедлайны ― все эти даты мы фиксируем в календаре. Но встроенный планер в телефоне часто не закрывает потребностей современного пользователя. Для совместной работы с коллегами и составления личного графика подходит Гугл Календарь. Об особенностях работы и фишках сервиса рассказываем ниже. Интерфейс Google CalendarЧто такое Google Календарь и его основные возможностиGoogle Календарь ― это онлайн-инструмент для планирования задач. Пользователь создает в календаре карточки с задачами на каждый день. Оповещения о дедлайнах приходят на почту. Планировщик интегрирован со всеми программами Google и работает с личными и корпоративными аккаунтами. В Google Календаре можно:Вести заметки с бытовыми задачами: приготовить ужин, купить билет, сходить в театр.Планировать занятия. Например, в понедельник и пятницу у вас тренировки, а в среду — английский.Устанавливать напоминания о событиях, например о днях рождения или встречах с друзьями. Вести контент-план для соцсетей. Просто распишите темы постов на каждый день и порядок публикаций.Создавать Гугл расписание для работников компании. Вы, как руководитель, можете составить список задач для каждого члена команды и проставить дедлайны.Формировать персональный список заданий, например связаться с клиентом, утвердить договор, обсудить детали проекта.Назначать рабочие встречи, созвоны, планерки. При создании встречи автоматически создается и ссылка на Google Meet. А еще вы можете открыть доступ к своему календарю, чтобы коллеги или клиенты сами выбирали удобное время.Как создать и настроить Google КалендарьЧтобы пользоваться Гугл Календарем онлайн, у вас должен быть Google-аккаунт. Если его еще нет, перейдите по ссылке и нажмите «Создать аккаунт». Затем заполните все поля и оставьте номер, к которому будет привязан аккаунт. С конца 2022 года оформить личный кабинет на российские сим-карты нельзя. Но все еще можно создать аккаунт без привязки номера. Однако стоит учитывать, что в некоторых случаях , например при подозрении на необычную активность или для восстановления доступа, Google может запросить подтверждение личности через номер телефона.Стартовая страница Google-аккаунтаКак только вы создадите ЛК, сможете заходить во все программы Google. Они будут синхронизированы между собой. У сервиса есть десктопная и мобильная версии.Программатик от Calltouch позволяет автоматически закупать рекламу на целевых площадках. Это не контекстная реклама — Программатик подберет площадки конкретно под вашу аудиторию. В основе алгоритма — скоринговая модель. На основе ваших клиентов система найдет похожих пользователей и покажет рекламу именно им.О том, как и какие показатели улучшают Программатик и другие инструменты от Calltouch, рассказали в нашем исследовании «Под капотом: трафик, конверсия и CPL в автобизнесе». CalltouchПривлекайте, конвертируйте и анализируйте ваших клиентовПлатформа омниканального маркетинга Подробнее Вход в личный кабинет и календарь Google с компьютера и телефонаКак войти в планер через десктопную версию:Чтобы войти в Гугл Календарь, перейдите по ссылке.Авторизуйтесь в профиле.Далее перед вами появится стартовое окно календаря. Создайте в нем заметки. Государственные праздники в календаре появятся автоматически.При необходимости измените настройки: страна, язык, часовой пояс, быстрые клавиши.Войти в Гугл Календарь можно через другие сервисы Google: Gmail или Google Документы. Справа на панели есть меню. Откройте его и выберите любую программу. Чтобы войти в Гугл Календарь с телефона, приложение потребуется скачать на Андроид или Айфон. Сервис синхронизируется с остальными профилями и соберет данные контактов. В приложении также можно создавать Гугл расписание и планировать работу на месяц с личного и рабочего аккаунтов. Для удобного управления и отслеживания задач установите на главный экран смартфона виджет календаря.Создание нового календаря и настройка основных параметровРазберемся, как пользоваться новым Гугл Календарем. Для этого нажмите «+» рядом со строкой «Другие календари», а затем ― «Создать календарь». Это нужно, чтобы отделить рабочие задания от личных дел. Так вы создаете второе пространство в приложении. Затем назовите Google Календарь и дайте краткое описание. После этого он отобразится слева на панели. Нажмите строку и начните редактирование.Основные параметры Google Календаря:Часовой пояс. Это особенно важно, если вы работаете с командой из разных стран.Совместная работа. Открытость и доступность Google Календаря для других пользователей.Настройки уведомлений о мероприятиях и изменениях, которые были в календаре. К примеру, если вы установите новый дедлайн или добавите кому-то задачу, то участники сразу это увидят.Интеграция календаря с рабочими программами.Если календарь не актуален, внизу в настройках вы можете его удалить или отписаться.При открытии Google Calendar вы будете видеть все календари, созданные на этом аккаунте. Чтобы убрать какие-то из них, просто снимите галочку.Как пользоваться Google Календарем: базовые функцииБазовая функция планера ― подписка на интересные Google Календари: спортивные события или праздники.Если поставить галочку напротив строки «Контакты», то вы узнаете их дни рождения. А если вы нажмете на «+» в левом верхнем углу, то сможете создать мероприятие, задачу или Гугл расписание.В правом верхнем углу есть вкладка «Задачи». Если на нее кликнуть, откроется список всех дел с дедлайнами. Эта категория также подходит для разовых или постоянных заданий. Их создают через опцию «Создать список».Добавление и управление мероприятиямиПосле того как вы создали мероприятие, заполните параметры:Укажите дату начала и окончания события.Отметьте участников мероприятия. У всех гостей также должны быть Google-аккаунты. Если вы не добавляете оповещение по почте, то у пользователей должны быть Гугл Календари, чтобы узнать о планерке или совещании.Если вы планируете созвон, добавьте видеоконференцию в Google Meet.При необходимости прикрепите файлы, таблицы или опишите цель мероприятия.Создание и настройка расписания встречНовая функция в Google Calendar ― расписание встреч. Она пригодится руководителям, у которых частые рабочие созвоны и офлайн-совещания. Здесь бронируют даты и время встречи, а приглашенные коллеги видят это в своем календаре. Они могут ответить на приглашение, придут они или нет, а информация о созвоне автоматически меняется в Google-календарях участников.Чтобы назначить встречу, выставьте параметры:Длительность созвона.Периодичность. Если у вас планерка каждую неделю по понедельникам, то у всех участников автоматически будет занято время встречи.Дату и разрешения для гостей. Согласуйте Гугл-расписание со всеми аккаунтами, чтобы встречи не накладывались друг на друга.Не забудьте выставить личное окно бронирования ― за сколько до начала и до конца мероприятия вас могут пригласить. К примеру, не раньше чем за 30 дней и не позже чем за 4 часа до встречи.Использование Google Календаря на телефонеУправление Google Calendar с телефона ничем не отличается от десктопной версии. Но создать гугл-расписание встреч нельзя.Но с телефона расписание Гугл отслеживать удобнее. Минус — каждый сервис, с которым синхронизируется аккаунт, нужно скачивать на смартфон. Например, если вы планируете видеоконференцию, то Google Meet тоже нужно установить. В то время как в десктопной версии вы просто переходите по ссылке.Синхронизация и интеграция с другими сервисамиКроме того, что Google Calendar синхронизируется с другими программами корпорации, есть сторонние сервисы для совместной работы. Разберем подробнее. Настройка синхронизации с Gmail и другими аккаунтамиОбычно у пользователей два аккаунта в Google: рабочий и личный. Поэтому важно, чтобы задачи в Гугл-расписании не пересекались. Синхронизировать аккаунты нужно вручную. Для этого:откройте настройки;найдите раздел «Аккаунты Google»;нажмите «Синхронизация аккаунтов»;выберите, какие аккаунты нужно синхронизировать;кликните «Синхронизация».Gmail и Google Календарь автоматически синхронизируются, так как у них общий аккаунт. Кроме того, В Гугл-расписании автоматически могут появляться встречи из писем, чтобы вы не забыли о важных событиях.Импорт и экспорт календарейВы можете импортировать и экспортировать расписание Гугл:В настройках в левой панели выберите вкладку «Импорт и экспорт».Выберите файл на компьютере с расширением .ics или .csv.Выберите, в какой календарь вставить данные, и нажмите «Импортировать».Экспортировать файлы лучше на компьютере. Для этого нужно просто выбрать Google Календарь и нажать «экспорт». Если же вы хотите сохранить Гугл расписание на устройство Apple, то выбирайте формат vCard.Интеграция с приложениями и сервисамиДля интеграции с другими сервисами нужно:На правой панели нажать кнопку «Установить дополнения». Откроется список сервисов, с которыми интегрируется Google. Это умные приложения, программы для работы и для бизнеса.Выбрать сервис в Google Workspace marketplace. К примеру, доску Miro или Zoom для конференций. Также среди 100+ программ вы можете подобрать CRM. Некоторые программы не представлены на маркетплейсе, но они тоже интегрируются с Google Календарем.Работа с Google Календарем онлайнОнлайн-планеры удобны тем, что в них можно работать коллективно. Это касается не только Google календаря, но и, например, Яндекс календаря. Разберем, как упростить работу в группе с помощью совместного графика.Создание онлайн-календаря для нескольких пользователейСоздание общего Google-календаря ничем не отличается от организации личного:создайте календарь как обычно;сделайте его общедоступным для всех организаций или для группы;добавьте людей в группу;если необходимо, выставьте напоминания по почте всем участникам.Приглашать на встречи других участников можно по ссылке.Как дать доступ к Гугл календарю другому пользователюЭто еще одна удобная функция для командной работы. Чтобы сотрудники видели, что вы заняты и не писали в неудобное время, им можно открыть доступ к своему Гугл расписанию. Чтобы это сделать:откройте меню «Мои календари»;выберите календарь и нажмите на три точки;в меню выберите людей, которые могут просматривать ваше Гугл расписание.Если не хотите показывать отдельные встречи, скройте их. Дополнительные возможности и фишки Google КалендаряКроме того, что можно поменять оформление и распечатать Гугл расписание, в сервисе есть дополнительные полезные фишки. Рассказываем о самых интересных.Настройка и использование горячих клавишГорячие клавиши удобны в работе с текстовыми документами. В Google календаре тоже есть список быстрых команд:R ― обновить Google Calendar;Z ― отмена действия;S ― настройки;G ― переход к конкретной дате;A ― открыть список дел;C ― создать мероприятие;Delete ― удалить встречу или мероприятие.Язык должен быть переключен на английский, иначе команды не сработают.Использование видеовстреч и прикрепление вложенийСовещания не проходят без сопроводительных документов. Если нет возможности отправить файлы по почте, то прикрепите их в Google календаре для всех участников.Для этого откройте «Другие параметры». Загрузите документы из Google сервисов или с компьютера.Как работать с Гугл календарем для повышения продуктивностиЕсть несколько приемов, которые повысят продуктивность работы с Гугл-расписанием:Измените настройки так, чтобы всегда получать уведомления о мероприятиях. Также всегда напоминайте коллегам о собрании.Выделяйте события разными цветами. К примеру, личные задачи ― зеленым цветом, рабочие ― синим, коллективные созвоны ― красным.Скрывайте задания, которые выполнили. Так на экране будет меньше визуального шума.Расширение Checker Plus for Google Calendar позволяет управлять календарем во всплывающем окне.Расширение Event Merge for Google Calendar помогает совмещать одинаковые события в разных календарях. К примеру, если вы назначили созвон на одинаковое время в разных планерах, то сможете это увидеть в одном из календарей. Создание повторяющихся мероприятий и задачПовторяющиеся еженедельные или ежемесячные мероприятия необязательно планировать каждый раз заново. Просто при создании задачи в дополнительных параметрах укажите периодичность.Защита от спамаИногда мошенники рассылают спамные приглашения на мероприятия, а Gmail создает из них мероприятие в Google Calendar. Как решить проблему:Если в календаре редко появляется спам, то заблокируйте адрес, с которого его шлют. Нажмите «Настройки», затем ― «Дополнительные действия» и «Отметить как спам».Если спам постоянный, то календарь придется удалить. Чтобы заблаговременно защититься от спама, зайдите в настройки календарей и выставьте параметр «Добавлять приглашения только известных отправителей».Также не забудьте в Gmail настроить антиспам-фильтр.Решение проблем и часто задаваемые вопросыПочему у меня проблемы со входом в календарь Гугл?Для начала проверьте подключение к интернету. Если оно стабильно, то посмотрите, открыт ли нужный календарь в списке. Убедитесь, на тот ли аккаунт назначена встреча. Также обратите внимание, что в России сервис сбоит. Тогда нужно заходить через прокси.Как устранить ошибки синхронизации?Проверьте, стабильно ли подключение к интернету и не скрыт ли календарь. Возможно, придется переустановить приложение. Если это не помогает, обратитесь на форум или опишите проблему экспертам Google.Коротко о главном:Google Calendar ― это современный онлайн-планер для совместной работы и личного пользования. Вход в Гугл Календарь возможен только при наличии Google-аккаунта. Вы можете работать в Google Calendar с ПК или с телефона, но на смартфон придется скачать приложение. Вы также можете синхронизировать Google Calendar с другими сервисами от Google: документами, почтой и контактами. Планируйте Гугл расписание для своих коллег. Для этого к ним в календарь добавляют встречи, созвоны и рабочие задачи.Интегрируйте программу с CRM и другими платформами для оптимизации работы на проекте. Упрощайте управление и следите за расписанием поставок и продаж в одной системе. Это проще всего сделать через интеграцию с сервисом сквозной аналитики. Сквозная аналитикаОценивайте эффективность всех рекламных кампаний в одном окне от клика до ROIВкладывайте в ту рекламу, которая приводит клиентов Подробнее Нина ОпалькоРедактор блога Calltouch