Что такое Цикл Деминга (PDCA) и из каких этапов состоит

Цикл Деминга ― это модель управления качеством товара. Контроль в этом случае непрерывный, поэтому «цикл» ― ключевое слово. Этот прием еще называют методологией PDCA. Это правила управления проектом. «Plan-Do-Check-Act» в переводе с английского: «Планируй — Делай — Проверяй — Корректируй». 

Цель процесса ― постоянное улучшение товара. Поэтому все этапы повторяются снова и снова.

Классический цикл Деминга

Как использовать цикл Деминга

Главное достоинство метода — его гибкость. Из-за этого его применяют во многих отраслях, например в IT, digital, образовании, продажах, маркетинге и других направлениях. Цикл Деминга работает для узких участков в отдельности или сразу для всей компании. Иногда метод внедряют, чтобы понять, где слабые места, но чаще — чтобы наращивать прибыль.

Вот как упрощенно использовать технологию:

1. Поставьте цель и подберите инструменты, чтобы ее достигнуть.
2. Проделайте работу. 
3. Посмотрите, что получилось: все ли работает так, как вы задумали.
4. Проведите работу над ошибками и запустите цикл еще раз. 

Ниже разбираем подробнее каждый шаг методики. 

Этапы цикла PDCA

Цикл Деминга состоит из 4 шагов. Разберем подробнее каждый из них.

Планирование

Первый этап. Здесь команда формулирует гипотезы и подробно описывает, что должно получиться в итоге. Также отмечают, какими инструментами намерены пользоваться. Когда цикл запускается во второй раз, сотрудники уже знает «узкие места». Поэтому повторное планирование начинается с вопроса «Что именно не сработало? Почему?». Затем задачу корректируют и задают дедлайны. 

Чтобы узнать, почему стратегия продвижения не сработала, проведите анализ каждого шага в рекламной кампании. Эффективность маркетинга проще всего отслеживать в общем окне, где доступны все метрики сразу. 

Эффективный маркетинг с Calltouch

• Анализируйте весь маркетинг и продажи в одном окне
• Удобные дашборды и воронки от показов рекламы до ROI

Узнать подробнее

Вот что еще делает команда на стадии планирования:

• прописывает цель;
• ищет причины, по которым в прошлом цикле не все сработало;
• определяет, что нужно изменить, чтобы в этот раз не допустить прежних ошибок;
• прописывает гайд для внедрения изменений.

Действие

Как только план написан, пора его реализовывать. Важно проверить все гипотезы и четко следовать плану. Задача руководителя ― донести информацию всем отделам и рассказать, какого результата он ждет. Маркетологи, менеджеры, байеры, разработчики ― все должны работать сообща. 

Вот чем занимается команда при внедрении плана:

• плавно внедряет изменения в работу;
• собирает информацию об успехе кампании.

Цикл Деминга подразумевает, что исполнители не просто слепо следуют плану, а тестируют гипотезы шаг за шагом. Если теория на практике не работает, то учтите это в следующем круге. 

Проверка

Иногда этот шаг в цикле Деминга еще называют «Study» или «Изучение». Здесь проверяют стадию внедрения и отвечают на вопросы: что получилось, а что нет, почему так произошло. Этот этап ― основной в PDCA. Чем более четко вы проанализирует результат, тем меньше вероятности, что вы ошибетесь еще раз. 

Действия команды на шаге чекинга:

• анализ проделанной работы;
• сверка с прогнозом;
• подборка рекомендаций для улучшения цикла.

Корректировка 

На этой стадии PDCA руководитель закладывает базу для перехода на следующий уровень. Команда внедряет изменения после проверки и устраняет слабые места. 

Вот чем занимаются на этом этапе в цикле Деминга:

• окончательно выясняют, работают ли рекомендации по улучшению проекта;
• заканчивают анализ проделанной работы и готовят отчеты;
• делают подборку систем мониторинга, которые помогают в управлении;
• ставят дедлайн для следующего круга.

Все, что удалось выяснить в рамках этого периода, переносится на следующий круг, и цикл Деминга начинается заново.

Где используется этот подход

Цикл Деминга ― гибкая модель управления. Подход внедряют компании в разных нишах: 

• IT ― при разработке сайта;
• в digital сфере ― для продвижения в интернете;
• на производстве ― чтобы понять, что улучшить в товаре и как ускорить выход продукта; 
• в продажах ― для налаживания поставок;
• в маркетинге ― при написании стратегии и изучении ЦА;
• в сфере услуг ― для понимания, чего хотят клиенты и как улучшить сервис.

PDCA можно внедрить для каждого этапа или в целом для проекта. Если внедрить цикл Деминга на один участок, то каждой задачей будет заниматься отдельный специалист. К примеру, руководитель отдела продаж составляет план работы и распределяет обязанности: на тест гипотезы запускают специалисты среднего звена, результаты проверяет аналитик, а корректировку дает топ-менеджер.

Когда компания стремится к постепенному совершенствованию, PDCA ― подходящий инструмент. Цикл Деминга не подойдет там, где ждут сиюминутного результата. Поэтому если команда занимается операционкой и у нее есть только один шанс сделать все правильно, модель не подойдет. Это к примеру:

• Ремонт техники или одежды ― каждый проект уникален, есть только одна попытка починить телефон или сшить платье.
• Страхование ― клиент обращается в компанию, менеджер его обслуживает и принимает следующий заказ.
• Строительство ― у исполнителя есть только один шанс построить дом. Если фундамент треснул или дом упал, компания не может заменить материалы или сменить работников. Если же дело касается внутренней отделки и ремонта, то здесь уже можно внедрять PDCA. Например, можно покрасить стены в другой цвет, а неработающую проводку — исправить.

Пример применения цикла Деминга

Приведем пример внедрения PDCA в отделе продаж. Работа с клиентами требует регулярного обновления скриптов. Кроме того, менеджерам каждый месяц ставят планки продаж, в компании выпускают новые продукты, а условия сотрудничества с контрагентами меняются.

Вот как в изменчивом бизнесе реализуют модель Деминга:

1. Планирование. Руководитель поставил задачу ― увеличить продажи на 20% по сравнению с предыдущим кварталом. Начальник отдела решил, что для этого нужно обучить менеджеров, поменять скрипт, ввести допродажи, а еще — нарастить базу клиентов.
2. Реализация. На этом этапе внедряют все инструменты.
3. Проверка. Так как компания сразу внедрила все шаги, то будет понятно, какие из них отработали хуже. К примеру, новый скрипта не дал результатов. После того как менеджер выяснил боль клиента и рассказал о продукте, сделка не идет дальше. Начальник отдела решает подключить коллтрекинг, чтобы отслеживать звонки. Так будет понятно, что именно смущает покупателя в разговоре.
   Коллтрекинг

   Отслеживайте источники звонков
   с рекламы для ее оценки

   Вкладывайте в ту рекламу, которая приводит клиентов. Слушайте звонки и улучшайте работу менеджеров.

   Перейти
4. Корректировка. На этом шаге сотрудник смотрит, что изменилось после использования коллтрекинга. К примеру, выяснилось, что большинство менеджеров слабо обрабатывают возражения. Выход ― провести вебинар и при новом цикле посмотреть на результаты.

На следующем круге PDCA наверняка появятся новые слабые места — так происходит практически всегда. К примеру, менеджерам не рассказали, что на складе появился товар-заменитель, или два менеджера ушли в отпуск и теперь придется перераспределять нагрузку, чтобы не отставать от плана.

Сколько циклов нужно одному проекту

При внедрении цикла Деминга есть два случая: работа с конечным результатом и постоянная работа, где нельзя поставить точку. Рассмотрим оба варианта:

1. У PDCA будет конец, если компания производит точечный продукт под заказ. К примеру, разрабатывает сайт: компании дали заказ, она его выполнила и сдала. Тогда цикл закончится в момент, когда заказчик внесет правки, а вы поработаете над недочетами и сдадите финальный результат. Такие проекты — это, например, написание текста, фотосессия или пошив уникальной одежды. Тогда в среднем хватает 2 круга, чтобы понять ошибки и исправить их. Цикл будет длиться столько, сколько нужно, чтобы заказчик остался доволен. 
2. Во втором случае добиться конечного результата нельзя. Как в нашем примере с отделом продаж. Это также касается серийного производства, рекламных агентств и образовательных платформ. Тренды меняются, появляются конкуренты, выходят новые продукты. В этих сферах нельзя достичь идеала, поэтому циклы обновляются столько, сколько живет компания.

Плюсы и минусы подхода

Цикл Деминга ― универсальная модель, но и она не лишена слабых сторон. Для начала остановимся на положительных моментах:

• Система гибкая. Она подходит для разных периодов работы и применима к большинству ниш.
• Легкая в понимании. Задача руководителя — сделать понятным выполнение каждого шага для коллектива. В этом случае это проще, ведь в цикле Деминга всего четыре повторяющихся этапа.
• Компания постоянно растет и не отстает от тенденций рынка.
• Цикл помогает разбить многоуровневый процесс на маленькие части. К примеру, разработка сайта ― это масштабная работа. С помощью PDCA команда концентрируется на этапах, тестирует гипотезы и улучшает результаты.

Теперь перейдем к минусам цикла Деминга:

• Не подходит для проектов, где нет времени плавно тестировать гипотезы. 
• Нельзя внедрить в сферу, где у компании есть только одна возможность сделать все правильно. 
• Если на этапе проверки неправильно оценить работу, то при следующем круге команда снова допустит ошибку. Тут важно правильно подобрать инструменты для оценки и как можно больше задач доверить компьютеру. Внедрение омниканального маркетинга поможет быстро и точно узнать желания ЦА и закрыть их на конверсию. Это облегчит работу менеджерам, а руководителю покажет, на что обращать внимание при планировании.

Заключение

Резюмируем:

• Цикл Деминга помогает непрерывно улучшать продукт. Модель подходит почти для каждой ниши, кроме тех сфер, где нужен немедленный результат с одной попытки. 
• Количество циклов для каждой компании будет разное ― кому-то нужно пройти десять кругов, чтобы удовлетворить заказчика, а некоторым исполнителям достаточно одних правок. 
• Особое внимание уделите третьему шагу ― проверке. Некорректная оценка цикла помешает исправить ошибки.