Метод Pomodoro в тайм-менеджменте: как управлять временем

Чем больше незакрытых проектов у вас копится, тем быстрее наступает прокрастинация. Она — психологическая ловушка и проблема тайм-менеджмента. Как организовать рутину и не утонуть в задачах? Метод Pomodoro или метод помидора поможет грамотно распределять время. В статье рассказываем, что это за техника и как ее применять.

Суть метода помидора в тайм-менеджменте

Франческо Чирилло открыл метод помидора. В 1980 году еще студентом он понял, что ему трудно подолгу концентрироваться на одной задаче и достигать академических результатов. Поэтому он поставил эксперимент: реально ли оставаться сосредоточенным на протяжении хотя бы десяти минут?

Для отсчета времени Франческо использовал кухонный таймер в виде помидора — отсюда и название метода. Франческо заметил, что учебные спринты с регулярным отдыхом даются ему легче, чем беспрерывное обучение. 

Техника Чирилло — это классика тайм-менеджмента. В ней помидор — это 30 минут, из которых 25 отводят работе, а 5 — отдыху. Спустя четыре «помидора» организуйте 30-минутный перерыв. Так вы получите максимум результата.

Зачем нужен метод помидора

Основная цель метода помидора — увеличить продуктивность. Техника помогает справиться с желанием откладывать дела на потом и лучше концентрироваться на скучных и сложных задачах. Благодаря регулярному пятиминутному перерыву мозг медленнее устает и точнее анализирует информацию. 

Вот почему метод работает:

• Повторения вырабатывают рефлекс. Заводите таймер, когда садитесь работать, и повторяйте это ежедневно. Мозг привыкнет, и звук или вид таймера станет призывом работать. Вы будете легче концентрироваться даже в условиях приближающихся дедлайнов.
• Есть комфортные перерывы. После получаса напряженной работы мозгу нужен отдых. Если переусердствовать с занятостью, результативность быстро падает, а восстановить ее сложно. Метод помидора напоминает про перерыв, даже если вы не устали. Это не даст вам выгореть в долгих проектах. 
• Метод делит крупные задачи на несколько поменьше. Один «помидор» — одна задача. Техника помогает расставлять приоритеты и придерживаться их, так как часто отсутствие концентрации — это следствие того, что человек держит под контролем сразу все.
• Есть время для вдохновения. Часто нестандартные решения приходят в момент отдыха. Мозг продолжает работать в фоновом режиме и обнаруживает новые связи.

Когда можно использовать этот метод

Главные угрозы для последовательной работы — новостная лента, соцсети и перекуры. Продумайте, когда внедрить технику, и вам хватит времени как на результативную работу, так и на кофе с коллегами. Метод помидора пригодится:

• когда работаете на «удаленке», и вам трудно вылезать из пижамы, чтобы приступить к делам;
• для поиска информации;
• чтобы составить отчет или разгрести стопку бумаг;
• чтобы разобрать электронную почту.

Но не пригодится, если:

• вы работаете в режиме постоянной смены задач, например отвечаете на звонки или письма клиентов;
• вы работаете в команде над общей задачей, тогда произвольного общения с коллегами не избежать.

Как планировать время по методу Pomodoro

Топ-менеджмент и руководящие должности — это про многозадачность. Нужно следить за исполнением проектов, документацией, решать спорные вопросы и встречаться с клиентами. Посмотрим, как метод помидора помогает наладить рабочую рутину. 

Выбирайте приоритетное дело

Распределяйте дела по степени важности и сначала выполняйте срочные. Например, руководитель планирует провести летучку, почитать отчет о проделанной работе за прошлый месяц и встретиться с заказчиком. Метод поможет расставить приоритеты. 

Концентрируйте внимание на одной задаче

Чтобы не распыляться, следуйте системе «один спринт — одна задача». Если времени не хватило, продолжайте выполнять текущую задачу в следующий спринт. Когда руководитель практикует метод помидора, он понимает, что, например, до сигнала таймера будет разбирать аналитику интернет-магазина, если этот пункт стоит в плане. Временное ограничение даст ему толчок, чтобы познакомиться с отчетами и сделать выводы. А сервисы Calltouch дадут структурированную информацию, чтобы вы уложились в один «помидор».

Не отвлекайтесь

Сконцентрируйтесь на одном деле и избегайте отвлекающих факторов: отключите уведомления на телефоне, попросите коллегу подождать с вопросом. Мир не рухнет за 25 минут, пока вы внимательно разберетесь с заданием.

Не забывайте отдыхать

Перерыв включен в метод, чтобы мозг восстанавливал силы и был готов к следующему спринту. Смените занятие на время отдыха, сделайте зарядку или просто посмотрите в окно. Даже пятиминутное изучение юнита по маркетингу от Calltouch поможет отвлечься от основных задач и принесет прикладную пользу. Несколько перерывов — и вы освоите маркетинговые навыки.

Знания про маркетинг, аналитику, диджитал, быстро и бесплатно

• Новый скилл всего за 1,5 часа
• Практические знания
• Интерактивные юниты
• Без оплат и встроенных покупок

Пройти юнит

Не перегружайте себя, даже если кажется, что за один период вы не устали: так вы не потеряете рабочий настрой. 

Оценивайте результат

Подводите итоги, чтобы знать, сколько успели за день. Фиксируйте результаты на протяжении месяца и следите за динамикой. Затем скорректируйте периоды под себя. Например, если на один тип заданий вам не хватило времени, увеличьте спринт до 40 минут. 

Инструменты для планирования времени

Управление временем по методу помидора станет проще благодаря технологиям. Мобильное приложение с широким функционалом — прекрасная альтернатива физическому таймеру.

Вот список популярных программ, которые помогут упорядочить дела в «помидорах»: 

• Marinara: Pomodoro Assistant. Это расширение для браузера Google Chrome. Бесплатный помощник в личных делах со встроенными интервалами длительного отдыха. 
• Focus To-Do. Это мобильное приложение с функционалом «напоминалки». В бесплатной версии доступен только классический 30-минутный «помидор». Настройки «под себя» возможны в платных тарифах. Встроен блокиратор нежелательных приложений, которые отвлекают от работы. 
• Flora для iOS и Forest для Android. Это экопроект на базе метода помидора. Включение таймера запускает анимацию растущего дерева, и если вы отвлечетесь, дерево погибнет. Когда цель достигнута, вы зарабатываете монеты. На них можно купить и посадить настоящее дерево.
• Be Focused. Это приложение российских разработчиков. Платформа ведет учет задач и фиксирует, сколько времени уходит на их выполнение. 

Что делать с отвлекающими факторами

Попить кофе с коллегой, посоветовать, что подарить ее маме на день рождения, кстати, у Алены из финансового отдела новая машина, а Данил из отдела закупок вчера потерял кошелек… Метод помидора помогает абстрагироваться от внешних раздражителей, но он не исключает их.

Вот как свести отвлекающие факторы к минимуму:

• Поставьте телефон на беззвучный режим. Уместно ограничить работу некоторых приложений, на которые вы чаще всего отвлекаетесь.
• Если вас посетила случайная мысль о незапланированном деле, запишите его в конец списка задач и продолжайте работать.
• Если вы вынужденно отвлеклись на минутку, поставьте таймер на паузу. Если вас отвлекли надолго, сбросьте таймер и запустите новый «помидор» позже.
• Если помехи продолжают регулярно выбивать вас из колеи, укоротите один «помидор» до 20 или 15 минут.

Как настроить метод под себя

Метод помидора в тайм-менеджменте универсален. Технику легко адаптировать под любые нужды и привычки. Для начала стоит попрактиковать классический «помидор» и только потом вносить коррективы. То есть разобраться, как это работает для вас на практике и нужны ли изменения вообще. 

Что можно поменять, чтобы метод работал для вас лично:

• Длительность спринта. Если концентрироваться 30 минут по-прежнему трудно, сократите рабочее время до 20 или 15 минут. И наоборот, когда удастся фокусироваться на задаче дольше, увеличивайте время.
• Время отдыха. Не ставьте таймер на время отдыха. Возвращайтесь к работе, когда будете готовы. Главное, держите ориентир на 5–10 минут. Если вы отдохнете 15 — ничего страшного, если 40 — метод потеряет смысл.
• Инструменты. Заранее придумайте, как вести список «помидоров». Одним помогают в работе приложения или онлайн-сервисы, другим — ручка, лист бумаги и таймер. 
• Количество «помидоров». В восьмичасовом рабочем дне помещается 14 спринтов. Уместно начать с 7–8 «помидоров» и далее менять цифру в зависимости от обстоятельств. 
• Добавьте релевантности. Не пытайтесь включить всю работу в рамки метода Pomodoro. Используйте систему там, где она приносит пользу. 

Заключение

Коротко о главном:

• Метод помидора — это, обычно, 30-минутные рабочие периоды, которые прерываются 5–10 минутами перерыва. «Помидоры» или спринты стоит использовать в тех областях задач, где вам сложно сконцентрироваться.
• Опытным путем подберите оптимальное число «помидоров» в день. Если вы поставите себе больше рабочих периодов, чем может беспоследственно вынести организм, есть риск выгорания.
• Техника Pomodoro гибкая. Ее настраивают под себя, регулируя рабочие периоды и время отдыха.