Самолет Плюс: как сократить паразитную нагрузку на колл-центр

Оператор колл-центра Самолет Плюс тратил на прослушку ботов, гудков и автоответчиков в среднем 8,5 часов в месяц. Такие простои называются «паразитная нагрузка». Это не только впустую потраченное время, но и рваный рабочий ритм, который плохо сказывается на продуктивности. Компания внедрила новый функционал Calltouch — реверсивный обратный звонок, и решила проблему.

О компании. Самолет Плюс — это сервис, создающий удобные цифровые продукты и многофункциональные офисы пешей доступности, чтобы закрывать все потребности пользователя: от подбора квартиры до комфортного проживания в ней. О деталях кейса рассказывает Игорь Морозов, Head of digital Самолет Плюс.

Наш клиент заказывал обратный звонок на сайте. Дальше срабатывала стандартная механика обратного звонка Calltouch: система звонила в колл-центр, когда оператор отвечал, звонила абоненту. Абонент брал трубку, и два вызова соединялись. Однако часто сотруднику КЦ приходилось очень долго ждать ответа. Время ожидания доходило до 2 минут, причем клиент мог не взять трубку вообще.

Мы внедрили реверсивный обратный звонок Calltouch. Как это работает: сначала система дозванивается абоненту, а когда абонент взял трубку, звонок поступает в колл-центр.

Также мы ускорили процесс соединения абонента с оператором. По стандартной схеме, когда оператор поднимает трубку, транслируется короткое сообщение, например: «Был заказан обратный звонок с сайта samoletplus.ru, начато соединение с абонентом». Или, если настроено соединение по нажатию на клавишу: «Нажмите «0», для соединения с абонентом». Мы попросили убрать эти оповещения. Как только происходит соединение с абонентом, который заказывал обратный звонок, мы тут же автоматически подключаем оператора колл-центра. Длительность ожидания при этом составляет 2-3 секунды.

Трансляцию сообщений для операторов тоже отменили. Раньше сотрудник слушал вводную информацию о том, какой это звонок — прямой или обратный, с какого виджета поступает. Например: «Звонок от клиента, с формы заявки по ипотеке, чтобы принять вызов, нажмите «0».

На узнаваемости звонков это никак не сказалось, потому что наш контакт-центр заточен на прием звонков только от клиентов Самолет Плюс. Оператору все равно, обратный или прямой вызов он принимает. К тому же, как показала практика, никто не слушал сообщение до конца. Оператор нажимал «0» сразу, как только возникала возможность соединения, потому что ему важно быстрее проработать вызов.

Это не значит, что теперь операторы не получают никакой информации о клиенте. Данные никуда не пропадают, они поступают в CRM через интеграцию Calltouch и сайта. И в момент соединения в программе автоматически всплывает карточка, где указано, с какого виджета обратного звонка поступает вызов. На данный момент реализовали механику так, чтобы в карточке было видно, и какими услугами интересовался клиент — арендой, ипотекой, ремонтом или еще чем-то.

Мы слушали звонки до внедрения изменений, слушаем и сейчас. И видим, что нам удалось оптимизировать и улучшить процесс. Во-первых, сотруднику не нужно нажимать кнопку «0» или «1» для связи с абонентом. Во-вторых, возросло количество обработанных звонков в час.

Когда звонки идут один за другим в режиме нон-стоп, оператор входит в хороший рабочий темп, и продуктивность растет. А как раньше было: телефон позвонил, сотрудник поднял трубку, послушал информационное сообщение, нажал кнопку соединения, послушал гудки… То есть: или ты общаешься с клиентами без пауз в хорошем темпе, или по 2 минуты слушаешь IVR или гудки, из-за чего темп снижается.

Мы оценивали все обратные звонки, которые поступали в Calltouch. Но оказалось, что мы ввели реверс только на звонки с контекстной рекламы и сайта, а звонки с лид-форм VK не переключили. Эти звонки легко отслеживаются и видны в аналитике. Итак, мы оценивали все обратные звонки за два периода:

• Январь`23 — Февраль`23. Сначала звонок в КЦ, потом абоненту — реверсивная механика еще не введена. В феврале цифры не совсем «чистые», так как в этом месяце был запущен реверс в тестовом режиме
• Март`23 — Июнь`23. Сначала звонок абоненту, потом в КЦ — реверсивный обратный звонок запущен на звонки с сайта и контекста. Тут тоже есть искажения, поскольку не охвачена VK-реклама.

Результаты рассматривали по двум критериям:

• успешный звонок,
• ожидание соединения менее 3 сек. и более 3 сек.

Успешный звонок в нашей терминологии — это звонок длительностью более 2 мин. 15 сек. Почему так? Дозвон может длиться до 2 мин, потом Calltouch разрывает соединение. И еще 15 сек. приплюсовываем, чтобы исключить вероятность ошибки. Если продолжительность звонка свыше 2 мин. 15 сек., значит, диалог с клиентом точно был.

Понятно, что среди звонков длительностью свыше 2 минут и менее 2 мин. 15 сек. могут оказаться короткие разговоры с клиентами. Например, человек в последний момент поднял трубку, ответил «не интересует», и отключился. Но, во-первых, доля таких звонков мала. Во-вторых, такие звонки тоже можно считать неудачными, потому что нормального разговора с клиентом не было.

Ожидание соединения клиента и оператора менее 3 секунд и ожидание более 3 секунд — это второй интересующий критерий. Он помогает проверить, насколько быстро происходило соединение, сколько приходилось ждать оператору, пока ему ответит клиент.

Мы рассмотрели статистику по успешным звонам. За январь-февраль сотрудники КЦ потратили 178 мин (~3 часа) на ожидание соединения с клиентом. Подчеркну, это статистика только по успешным звонкам. За неполные 4 месяца использования механики «реверс» ожидание по успешным звонкам составило всего 71 минуту в сумме. Причем, это время приходится на не перенастроенные формы.

Статистика улучшилась уже в феврале, потому что в этом месяце мы запустили реверс в тестовом режиме (в феврале было 49 обращений с ожиданием менее 3 секунд). А с марта виден чистый результат: звонки, где ожидание более 3 секунд, сократились до минимума, а доля звонков с ожиданием менее 3 секунд превалирует. Доля обращений, в которых время соединения КЦ и клиента менее 3 сек., выросла до 86%. При этом абонент также недолго ждет соединения. Это первое доказательство того, что технология реверсивного звонка успешно работает.

Неудачные звонки анализировали в двух разрезах:

1. Сэкономленное время операторов. Это время, которое тратит робот, пока дозванивается. Раньше эту работу делали сотрудники КЦ (та самая «паразитная нагрузка»), поэтому нам важен этот показатель.

Примечание. Строка «Ожидание более 3 сек» с марта (и частично, с февраля) — это звонки с VK-рекламы. Напомню, мы только в июле подключили на этот канал реверсивную механику. Если бы мы сделали это сразу, то, скорее всего, уже с марта эти значения стремились бы к нулю или к единицам, как верхняя строка. То есть ожидание длилось бы суммарно 0,5 – 1 мин в месяц.

Длительность ожидания по неудачным и ошибочным звонкам — время, которое операторы потратили на дозвон клиентам.

В январе-феврале операторы потратили на ожидание 1025 мин., то есть более 17 часов. Это в среднем 8,5 часов в месяц. И за 4 месяца использования механики «реверс» — 325 минут, то есть менее 5,5 часов. Это в среднем чуть больше одного часа в месяц.

Результаты показались нам впечатляющими: изменение одной механики — и такое упрощение процесса и сокращение трудозатрат. Чтобы подтвердить чистоту эксперимента, мы оценили общую консистентность звонкового трафика.

Допустим, в январе-феврале мы запустили бы сетевые кампании на 100 млн руб., и получили бы низкокачественный трафик или каких-нибудь праграмматиков. Этим можно было бы объяснить высокий процент отказов и ожиданий в первом периоде. Затем, если бы в марте мы отключили бы все сети и нагнали бы высококонверсионный горячий трафик, этим можно было бы обосновать снижение количества длительных ожиданий. Однако трафик мы не меняли, что подтверждают цифры:

• Общее количество обратных звонков имеет положительную динамику MoM.
• Доля удачных и неудачных звонков практически не изменилась.

Консистенция трафика одинаковая, значит эксперимент чистый. Внешние факторы могли влиять на результат, но незначительно, так как по цифрам этого не видно. Цифры показывают, что именно после ввода реверса процесс обработки звонков упростился и трудозатраты снизились.

Цифры показали, что реверсивный обратный звонок — рабочая технология. С ее помощью нам удалось сократить «паразитную» рабочую нагрузку, упростить процесс обработки звонков, повысить продуктивность сотрудников контакт-центра. В рамках эксперимента мы использовали реверс на сегменте b2c, а теперь планируем перевести на Calltouch весь объем обращений.