Онлайн-касса для ИП: как выбрать и зарегистрировать в налоговой

Работать с онлайн-кассами обязаны практически все предприниматели независимо от того, как они получают оплату — в наличной или безналичной форме. Если нарушить закон, бизнес оштрафуют или приостановят деятельность до трех месяцев. Чтобы этого не произошло, необходимо выбрать кассовый аппарат и поставить его на учет.

Подробно рассказываем, что такое онлайн-касса для ИП, какие преимущества она дает малому бизнесу, как ее выбрать и зарегистрировать.

Бизнес

Читайте также:

НДФЛ: полный гайд для работодателя по уплате и отчетности о подоходном налоге

НДФЛ: полный гайд для работодателя по уплате и отчетности о подоходном налоге

Что такое онлайн-касса

Онлайн-касса — это тот же кассовый аппарат, но с фискальным накопителем (ФН). Он представляет собой чип, который сначала шифрует сведения о каждой совершенной продаже, а затем передает данные оператору.

Приставка «онлайн» к названию кассы часто путает начинающих бизнесменов. Многие считают, что это специальное программное обеспечение (ПО), которое не имеет физического воплощения и используется только интернет-магазинами.

На самом деле онлайн-кассы нужны и для офлайн-торговли. Они выглядят почти так же, как стандартные устройства, а приставка «онлайн» означает, что данные об оплате передаются в налоговую по интернету.

Существуют разные типы онлайн-касс, которые могут использовать бизнесмены. Все они относятся к контрольно-кассовой технике (ККТ), поэтому должны отвечать требованиям закона №54-ФЗ. Это важно учитывать при выборе и использовании аппарата.

Как работает онлайн-касса

В работе с онлайн-кассой одновременно участвуют три стороны — бизнесмен (точнее — кассир, который принимает оплату), оператор фискальных данных (ОФД) и налоговая.

Вот как работает онлайн-касса:

1. Кассир принимает оплату за товар, а затем формирует чек. Если платеж производится онлайн (например, за покупку в интернет-магазине), чек создается автоматически.
2. Касса шифрует данные о проведенной покупке. Вся информация поступает в накопитель и распечатывается, чтобы кассир мог выдать покупателю кассовый чек с QR-кодом.
3. Фискальный накопитель передает данные ОФД. Все сведения поступают оператору через интернет в зашифрованном виде, поэтому никто из третьих лиц не получит к ним доступ.
4. ОФД перенаправляет данные в налоговую. В ФНС поступают все сведения о совершенной покупке: цена товара, время расчета, даже имя кассира, принявшего платеж.

Онлайн-касса работает быстро — информация передается в формате реального времени. На шифрование, передачу реквизитов ОФД, а оттуда — в ФНС, уходит буквально несколько секунд. Исключение — отсутствие подключения к сети. Тогда кассовый аппарат передаст информацию немного позднее, когда подключение будет восстановлено.

Какие бывают виды касс

Онлайн-кассы для предпринимателей отличаются по степени автономности, доступным функциям, другим особенностям. Одни устройства подходят только для онлайн-продажи, другие — исключительно для офлайн-торговли.

Мы подготовили обзор основных видов онлайн-касс для ИП, чтобы вы могли определиться с тем, какая из них больше подойдет:

• Автономная касса. Не требует подключения к внешнему устройству и работает от встроенного аккумулятора. Практически все автономные аппараты имеют отдельный модем, поэтому своевременно передают данные даже при отсутствии доступа к Wi-Fi. Такие модели подойдут предпринимателям, которые работают в отдаленных и труднодоступных регионах, где есть проблемы с электричеством или связью.
• Смарт-терминал. Главная особенность устройства — встроенный модуль эквайринга, предназначенный для приема безналичной оплаты. Смарт-терминалы часто используют для выездных продаж — например, выдают курьерам, чтобы они могли принять оплату у покупателей на месте. В зависимости от способа питания выделяют автономные и сетевые терминалы. Последние могут использоваться только в точке продаж.
• Фискальный регистратор. Представляет собой компактное кассовое устройство, которое подключается к компьютеру или другому гаджету (например, смартфону со специальным софтом). Имеет стандартные функции, среди которых — печать бумажных чеков и передача информации. В отличие от автономного аппарата, работает только от электричества и требует внешнего доступа к сети — через Wi-Fi.
• POS-система. В отличие от остальных устройств, это целый программно-аппаратный комплекс, который используется для полного обустройства рабочего места кассира. Стандартно POS-система состоит из моноблочного компьютера, принтера, шифрующего данные о платежах, а также сканера штрих-кодов и дисплея для покупателя. Обычно такие системы используются в сетевых точках продаж.
• Касса с эквайрингом. Главное преимущество таких устройств — возможность приема безналичной оплаты. Они имеют встроенный модуль эквайринга, который переводит средства со счета покупателя на счет предпринимателя. Отлично подходят для бизнеса в сфере логистики и общепита, а также магазинов с доставкой. Помимо модуля эквайринга, такие кассы оснащены встроенным принтером и фискальным накопителем для быстрой передачи информации.
• Облачная касса. В отличие от предыдущих устройств, облачные версии ККТ находятся не в точке продаж, а в дата-центре. Предприниматель получает только цифровую услугу — например мобильное приложение, через которое может создавать и пересылать чеки. Такие варианты подходят только для интернет-магазинов и выездного бизнеса — например для парикмахеров или мастеров, работающих на дому у клиента.

Какие ИП должны работать с онлайн-кассой

С 2017 года зарегистрировать стандартную ККТ нельзя, поэтому практически все ИП должны работать с онлайн-кассами. Однако несколько исключений все-таки есть. Они касаются бизнесменов, которым в целом не обязательно выдавать чеки, и самозанятых.

Без ККТ можно работать в случаях, предусмотренных п. 2 ст. 2 54-ФЗ. Например, если предприниматель сдает объекты в аренду, оказывает услуги по ремонту обуви, продает сезонные фрукты, мороженое, газеты или занимается другой деятельностью, перечисленной в законе, ему не нужно выдавать чеки.

Кроме того, кассовые аппараты могут не использовать ИП, которые ведут бизнес в отдаленных местностях. Альтернатива ККТ в этом случае — специальные бланки, служащие подтверждением платежа. Уточнить, относится ли местность к труднодоступной, можно в местной администрации.

Во всех остальных случаях применять онлайн-кассу обязательно. Если предприниматель нарушает требование закона, ему грозит ответственность по ст. 14.5 КоАП РФ.

Так, при первом нарушении штраф составит от 25 до 50% от суммы расчета, проведенного без кассы, но не меньше 10 000 рублей. При повторном нарушении работу ИП приостановят до трех месяцев.

Преимущества онлайн-касс для предпринимателей

Главное преимущество онлайн-кассы — сокращение расходов на обслуживание. Покупка новой ККТ требует значительных вложений, но в перспективе экономит средства предпринимателя. Теперь не нужно регулярно обслуживать кассы и посещать ЦТО.

Другие плюсы онлайн-касс для ИП:

• Быстрая постановка на учет. Оформить кассу можно удаленно через сайт ФНС. Собирать документы, лично относить их в инспекцию, а затем ждать решения от налоговой больше не нужно.
• Простое обучение кассиров. В отличие от прежней ККТ, работу с новыми аппаратами легко освоить за 40–60 минут. Устройства имеют простой, логичный интерфейс и интуитивное управление, поэтому сложностей с обучением не возникает.
• Работа с большим числом товаров. Если раньше в магазинах с широким ассортиментом можно было использовать только POS-системы, то сегодня благодаря функционалу кассовых аппаратов подойдут даже простые регистраторы, которые стоят гораздо дешевле.
• Получение актуальной статистики. Предприниматели могут отслеживать ключевые показатели продаж: от общей суммы платежей, полученных за выбранный период, до количества возвратов. Это позволяет оптимизировать бизнес в соответствии с реальной статистикой.
• Возможности для автоматизации бизнеса. Современные кассы не просто распечатывают чеки для покупателей и передают информацию, а имеют дополнительные функции — например ведение складского учета и отслеживание закупок.

Как подобрать подходящую кассу для ИП

При выборе ККТ важно учитывать специфику деятельности, в которой работает ИП. Если продажи ведутся в одном месте, можно подобрать стационарную кассу — тогда покупатели смогут оплачивать товары как наличным, так и безналичным расчетом.

Другое дело — общепит или магазины с доставкой товаров. Например, для кафе с услугами курьерской доставки можно выбрать как стационарную онлайн-кассу, так и компактные кассовые устройства — смарт-терминалы для расчета вне основной точки продаж.

Основные критерии, которые важно учитывать ИП при выборе аппарата:

• Формат кассы. Для удобства всю ККТ можно разделить на стационарную, мобильную и электронную (облачную) — выбор зависит от сферы деятельности и места расчетов.
• Доступ в интернет. Он осуществляется через Wi-Fi, сим-карту, встроенный модем. Определитесь, какой вариант подойдет вашему бизнесу. Некоторые модели ККТ имеют разъем для интернет-кабеля.
• Программное обеспечение. Софт кассы должен быть совместим с терминалом эквайринга или другими устройствами, которые вы используете.
• Длительность автономной работы. Если вы ищете мобильную кассу, убедитесь, что она может работать автономно минимум 6 часов.
• Вспомогательные драйверы. Например, они нужны для подключения сканеров штрих-кодов или весов. Типы и количество драйверов зависят от особенностей бизнеса.
• Особенности печати. Формат бумажного чека и скорость печати — важные параметры, которые особенно важно учитывать при высокой посещаемости магазина или заведения общепита.

Как зарегистрировать кассу

Чтобы поставить ККТ на учет, необходимо выбрать кассу и дополнительное оборудование, а затем — оформить специальную электронную подпись (КЭП) и заключить соглашение с организацией, которая будет перенаправлять все сведения в налоговую.

Электронная регистрация занимает около 10–15 минут. Достаточно перейти в личный кабинет налогоплательщика, выбрать раздел «Учет ККТ» — «Зарегистрировать ККТ» — «Заполнить параметры заявления вручную».

После проверки заявления ФНС присваивает кассе уникальный номер. Его необходимо ввести на кассе, чтобы сформировать отчет о регистрации — он потребуется, чтобы завершить процедуру. Остается только повторно перейти в личный кабинет и заполнить раздел «Завершить регистрацию».

Если бизнесмен отказался от оформления КЭП или ему удобнее лично подать документы на регистрацию аппарата, он может обратиться в отделение ФНС с письменным заявлением, но в этом случае процедура может занять до двух недель.

Кроме того, онлайн-кассы под ключ с постановкой на учет предлагают некоторые банки — например «Совкомбанк» и «Альфа-Банк».

Ошибки при регистрации в налоговой инспекции

Не всегда удается с первого раза поставить онлайн-кассу на учет. Частая ошибка — неправильное введение регистрационного номера. Когда предприниматель ставит кассу на учет, система формирует индивидуальный номер — его необходимо ввести, чтобы получить регистрационный отчет. Если ошибиться (например, пропустить один из символов), налоговая не выдаст свидетельство о регистрации.

Другая ошибка, которую часто допускают ИП, — расхождение данных в заявлении в налоговую и настройках онлайн-кассы. Важно, чтобы вся информация совпадала, иначе заявление не пройдет проверку, ФНС не выдаст регистрационный номер.

При регистрации ККТ важно не допускать ошибок — некоторые из них могут оказаться критичными. Например, неверная запись индивидуального номера ККТ в накопитель. Его потребуется заменять, что повлечет за собой дополнительные расходы и потерю времени.

Чтобы не тратить время на выполнение рутинных задач и понять окупаемость расходов на маркетинг, используйте Сквозную аналитику Calltouch. Система автоматически собирает данные со всех рекламных площадок, каналов и из CRM и объединяет их в наглядный отчет. С его помощью вы сможете объективно проанализировать каждый этап воронки продаж, скорректировать рекламную стратегию и пересмотреть маркетинговый бюджет. 

Сквозная аналитика Calltouch

• Анализируйте воронку продаж от показов до денег в кассе
• Автоматический сбор данных, удобные отчеты и бесплатные интеграции

Узнать подробнее

Какова средняя стоимость кассы

Затраты на приобретение ККТ зависят от разных факторов — например от того, к какому виду она относится. Стоимость самых простых устройств, которые подойдут для магазинов с маленьким ассортиментом и небольшой проходимостью, — от 10 000 рублей.

Гораздо дороже обойдутся POS-системы — они стоят от 50 000 рублей в зависимости от комплектации, программного обеспечения, встроенных функций.

К дополнительным расходам, необходимым для использования кассового аппарата, относится покупка накопителя, оформление КЭП и подключение к ОФД. В среднем сопутствующие траты составляют 15 000 рублей и выше.

Что делать, если с кассой возникли проблемы

В использовании кассового аппарата, как и любой другой техники, могут возникать проблемы. Если это произошло, все расчеты необходимо приостановить. Если этого не сделать, ККТ может не передавать сведения ОФД или передавать, но со значительными ошибками.

Если с кассой возникли проблемы, первым делом перезагрузите устройство, замените чековую бумагу, проверьте соединение с интернетом. Посмотрите, не истек ли срок годности фискального накопителя, — он выдается на 15 или 36 месяцев.

Если перезагрузка устройства не помогла, срок действия ФН не закончился, а с чековой лентой все в порядке, то скорее всего дело во внутренних поломках ККТ. Не рекомендуем устранять неисправность самостоятельно — надежнее вызвать сервисного мастера.

В случае поломки деятельность ИП придется временно прекратить, пока оборудование не будет восстановлено. Если на устранение неисправности требуется много времени, можно взять другой аппарат в аренду. В среднем услуга стоит от 3 000 рублей в месяц.

Нельзя исключать массовый сбой в работе ККТ — такое уже происходило. Тогда допускается работать без кассы, но покупателям необходимо оформлять товарные чеки. Но нужно убедиться, что это действительно массовый сбой — например дождаться заявления от налоговой.

Оптимизируйте маркетинг и увеличивайте продажи вместе с Calltouch

Узнать подробнее

Коротко о главном

• Все бизнесмены, за редкими исключениями, перечисленными в ФЗ-54, обязаны работать с онлайн-кассами.
• Они позволяют ФНС получать достоверную информацию о доходах ИП, а бизнесу — экономить на обслуживании и пользоваться дополнительными возможностями для автоматизации.
• ИП могут использовать стационарные, автономные и даже облачные онлайн-кассы — при выборе важно учитывать специфику бизнеса.
• Чтобы зарегистрировать ККТ, нужно купить или арендовать кассовый аппарат, оформить КЭП и заключить соглашение с оператором.
• Поставить кассу на учет можно онлайн — через кабинет налогоплательщика, или офлайн — при личном обращении в ИФНС.