OKR: гайд по постановке целей и отслеживанию результатов

Управлять бизнесом — значит уметь эффективно планировать работу и достигать целей. А еще — мотивировать сотрудников, координировать команды и при этом не выполнять всю работу за руководителей отделов. Чтобы справляться, нужны эффективные методологии, например OKR. Рассказываем о принципах OKR и способах его внедрения в компании.

Что такое OKR

OKR (Objectives and key results) — это методика управления, которую разработали в Intel в 1970-х годах. Популярность она приобрела уже в 2000-х благодаря корпорации Google. Сейчас OKR используют крупные компании, например Google, Яндекс, LinkedIn и Spotify. OKR нужна для установления и отслеживания целей. Методика состоит из двух компонентов: амбициозные цели и конкретные результаты, чтобы измерять путь к успеху.

Метод постановки целей OKR помогает компаниям устанавливать приоритеты и синхронизировать усилия на всех уровнях — так, чтобы на достижение целей работали и линейные сотрудники, и руководство компании.

Основная идея и принципы OKR:

Основная идея OKR — это постановка амбициозных, но достижимых целей, и конкретные измеримые результаты работы. Основные принципы OKR включают:

• Ясность — каждый сотрудник должен понимать, чего должна достичь команда и в чем именно его вклад в работу.
• Амбициозность — та самая мечта, которая вдохновляет и мотивирует команду. Не абстрактная, а достижимая при должном усердии.
• Измеримость — чтобы цели не остались только на бумаге, к ним нужно добавить конкретные показатели. 
• Цели «снизу вверх» — если цель передается от руководства к линейным сотрудникам, им неясно, зачем они выполняют те или иные задачи. Но если формулировать цели «снизу вверх», чтобы каждый сотрудник видел, как приносит компании пользу, мотивация повышается.
• От 3 до 5 целей на квартал — это важно, чтобы не концентрироваться только на одной задаче и при этом «не распыляться».
• Синхронизация — это гарантия, что вся компания работает над общими целями.
• Гибкость — обстоятельства могут меняться, и важно оперативно реагировать на них. Например, изменять цели в ответ на меняющиеся условия.
• Прозрачность и вовлеченность — создание условий, в которых все сотрудники понимают, зачем они работают и в чем их личный интерес.

Кому и для чего нужен OKR

Система OKR выступает в качестве навигатора для компаний, помогающего определить курс и следить за тем, как они двигаются к своим целям.

Чего можно достигнуть с помощью OKR:

• Улучшить стратегическое планирование. 
• Повысить продуктивность команд.
• Научиться быстро адаптироваться к изменениям.
• Улучшить взаимодействие между отделами. 
• Повысить мотивацию и вовлеченность всех сотрудников.

Кому подойдет методика:

В целом, OKR считается универсальной методикой. Она подходит и для стартапов, и для транснациональных корпораций и применяется по-разному в зависимости от специфики компании:

• Стартапы и новый бизнес используют OKR для того, чтобы предотвратить стандартные ошибки молодых и быстрорастущих компаний: расфокус, хаос в отчетности, проектах и коммуникациях, слишком абстрактные или невыполнимые цели. OKR позволяет сосредоточиться на главных приоритетах и избежать распыления усилий. А еще определять ключевые направления развития и быстро реагировать на изменения рынка. Стартапам не обязательно внедрять все аспекты OKR сразу — они могут начать с нескольких основных целей и постепенно расширять систему, по мере роста и развития.
• OKR подойдет средним компаниям тогда, когда они решают взять новый курс. Например, если нужно открыть еще один филиал, развить деятельность в смежном или другом направлении, расшириться, повысить узнаваемость. OKR в среднем бизнесе помогает что-то менять — устоявшиеся процессы или ситуации, когда их нужно поставить на рельсы, автоматизировать, легче контролировать KPI или Agile. Это связано с тем, что на этапе роста средние компании обычно ограничены в ресурсах, часто у них нет такого же налаженного процесса отчетности, как в корпорациях.
• Именно такие корпорации как Google и Linkdn принесли OKR известность. Методику Гроува действительно легче применить в крупных компаниях, которые строго соблюдают регламент, — если руководство задает курс на изменения, то они будут выполнены. Крупные компании часто внедряют все аспекты OKR — как по методичке. С налаженными процессами отчетности и контроля они без проблем добиваются фокуса на поставленной цели, улучшают прозрачность коммуникаций и мотивацию сотрудников.

Чем отличается OKR от KPI

OKR и KPI служат разным целям в управлении бизнесом. OKR направлен на стимулирование роста и инноваций, а KPI нужен для стабильности процессов внутри компании. Внедрение OKR не заменяет KPI. Главное отличие этих методологий — сферы применения. KPI полезен в рутинных и повторяемых задачах: еженедельный уровень продаж или минимальное количество новых клиентов, которые нужны для роста и окупаемости бизнеса. OKR — это глобальный процесс, тесно связанный со стратегией бизнеса.

Ищете способ развивать бизнес и следить за рутинными задачами? Выбирайте продукты от Calltouch — разрабатывайте стратегию, конвертируйте клиентов и увеличивайте продажи.

Положительные аспекты использования OKR

Вот какие аспекты работы помогает улучшить OKR:

• Фокус на задачах и долгосрочном развитии

OKR помогает команде определить, на чем нужно сосредоточиться для развития и достижения поставленной цели, помогает не распыляться.

• Распределение ресурсов внутри компании

Фокус и планирование помогают определить, насколько эффективно распределяются ресурсы внутри компании. Например, цель может не соответствовать возможностям, которые есть у компании сейчас. Так легче выстроить стратегию долгосрочного развития, найти «слабые места».

• В итоге — меньше рисков и налаженные бизнес-процессы

Внедрение методики структурирует работу. Конкретизирует шаги, которые нужно предпринять, чтобы развить компанию. Поскольку в методику входит периодический подсчет ключевых результатов, у бизнеса всегда есть возможность скорректировать свою стратегию и курс без лишней траты времени и ресурсов.

Минусы методологии OKR:

• Регулярная корректировка может потребовать значительного времени.
• Для успеха метода нужно понимание и активное участие всех сотрудников.
• Фокус на краткосрочных результатах важен, но есть риск упустить из вида долгосрочную стратегию.
• Неправильное использование OKR может приводить к постановке нереальных целей, что увеличит давление на сотрудников.
• Эффективное внедрение OKR требует тщательного планирования и адаптации к специфике компании.

Определение целей и ключевых результатов в OKR

Выбор целей (Objectives) 

Цели в OKR должны отражать главные стратегические приоритеты организации. Энди Гроув, создатель OKR, советует делать цели долгосрочными. Это должна быть амбициозная цель, которую компания или отдельная команда хотят достичь за определенный период времени — чаще всего от одного квартала до года. И цель масштабная, путь к которой неочевиден — она будет мотивировать сотрудников и стимулировать развитие. Цель должна быть достаточно четкой, чтобы каждый сотрудник понимал, к чему стремится компания. Например, цель «повысить уровень клиентского сервиса» можно реализовать, если улучшить качество обслуживания и сократить время ответа на запросы клиентов.

Установка ключевых результатов (Key results)

Ключевые результаты — вторая часть методики. Их называют индикаторами успеха. Для одной цели обычно отслеживается от двух до пяти ключевых результатов. Они должны быть реалистичными и измеримыми. Для этого используют количественные показатели — метрики вроде числа продаж или процента вовлеченной аудитории. Например, для цели «повысить уровень клиентского сервиса» ключевые результаты могут выглядеть так — «уменьшить время ответа на запросы клиентов до 24 часов» и «достичь 95% положительных отзывов клиентов».

Соответствие целей и результатов

Цель и ключевые результаты должны быть связаны как шестеренки в механизме. Каждый ключевой результат должен быть шагом к цели. Например, если цель — «расширить рыночную долю», то ключевой результат «увеличение числа активных клиентов» напрямую помогает этому. Эта корреляция гарантирует, что все усилия сотрудников направлены на достижение конкретной цели.

Определение успеха 

В OKR достижение 70-80% цели часто считается успехом, особенно если цели амбициозные. Это связано с тем, что OKR направлен на стимулирование прогресса и инноваций, а амбициозные цели побуждают команду выходить за рамки обыденного и искать креативные решения. Такой подход способствует развитию и постоянному совершенствованию, даже если первоначальная цель не достигнута полностью.

Примеры формулировок целей 

Эффективное использование OKR в разных отделах может быть представлено следующим образом:

Отдел продаж

Маркетинговый отдел

Отдел разработки продукта

Эффективный маркетинг с Calltouch

• Анализируйте весь маркетинг и продажи в одном окне
• Удобные дашборды и воронки от показов рекламы до ROI

Узнать подробнее

Практические шаги по внедрению OKR

1. Определите цель, ключевые результаты и сроки;
2. Начните внедрение и отладку процессов с одной команды;
3. Подключайте смежные команды — время расширения OKR зависит от вашей компании;
4. Расширьте OKR на всю компанию;
5. Корректируйте процесс, проверяйте промежуточные результаты, подключайте или набирайте новые команды.

Цели и результаты

Чтобы внедрение OKR было успешным, нужно выделить и определить цели, которых хочет достигнуть компания. Спешка будет лишней — чем конкретнее и яснее цель, чем понятнее шаги и уровни ответственности, тем меньше проблем встретит компания. Определите ключевые результаты и сроки — для команд и всей компании. Рассчитайте ресурсы и бюджет, которые будут потрачены на оптимизацию.

Начните с малого

Начинать внедрение OKR с одной команды — это в каком-то смысле проверка гипотезы. Вводить методику сразу во всей компании — процесс трудоемкий и хаотичный. Это может привести к тому, что отлаженные процессы будут нарушены, дедлайны сорваны, а изменения займут больше времени и сил, чем при постепенном погружении.

Распространите OKR

Когда процесс отлажен в одной команде, то следующий шаг — это распространение OKR на другие отделы и команды. Соседним отделам будет легче перенять методику — если они работают над похожими задачами или одним и тем же проектом, то уже работающая с OKR команда поможет коллегам.

Нужно передать цель каждому отделу и обсудить, как сотрудники будут достигать ее. Не оставляйте сотрудников в неизвестности — проводите тренинги, собирайте обратную связь, общайтесь с менеджерами. Каждый сотрудник и руководитель должны четко понимать, для чего вводятся изменения и как их достичь.

В небольших компаниях и стартапах процесс может проходить быстро. Чем меньше отделов, сотрудников и проектов, тем быстрее можно подключать команды к OKR. Частота постановки целей индивидуальна для каждой компании — это может быть и ежеквартально, или раз в полгода.

Пересматривайте процессы и стратегию

Финальный этап внедрения OKR — это постоянное обучение и улучшение на основе анализа прошлых целей и результатов. Нужно работать не только с успехами, но и с неудачами. Разбирайте спорные моменты и не совершайте «ошибку выжившего» — не ориентируйтесь на процессы, которые сработали, а анализируйте, почему и как другие составляющие потерпели неудачи. Именно «слабые места» бизнеса подсвечивают прорехи в стратегии и выявляют ошибки.

Важно регулярно отслеживать прогресс и пересматривать цели. Проводите обсуждение на ежеквартальных или ежемесячных встречах, где команды делятся своими успехами и сложностями. Если у вас будет список задач и сроки, в которые ваши сотрудники завершили работу, отследить прогресс будет легче.

Методы отслеживания прогресса с использованием OKR

Чтобы понять, насколько эффективно ваша команда достигает поставленных целей с помощью OKR, следуйте этим шагам:

• Устраивайте короткие встречи, чтобы обсудить, как идет работа над ключевыми результатами. Это поможет всем быть в курсе и своевременно реагировать на задачи.
• Создайте визуальные панели управления (например, с помощью Notion), где каждый сможет видеть текущий прогресс по своим OKR. Так можно наглядно видеть результаты своей работы.
• Регулярно оценивайте, насколько эффективно команда достигает ключевых результатов. Если нужно, корректируйте цели и подходы.
• Подчеркивайте достижения и отмечайте успехи команд. Поддержка и позитивная мотивация играют большую роль в эффективности OKR.

Чем больше информации, тем проще отследить прогресс. Используйте сквозную аналитику от Calltouch и получите широкий выбор метрик для кастомизации отчетов в одном окне.

Как совместить OKR со Scrum и Kanban

Внедрение OKR в компании часто требует умения быстро реагировать на изменения и четко следовать планам. Вот тут на помощь приходят Scrum и Kanban. Эти методы помогают командам лучше организовать работу и делать её более гибкой, что идеально подходит для работы с OKR.

OKR и Scrum:

Scrum — это как футбольная игра, где команда работает вместе в коротких «таймах» (спринтах), чтобы быстро двигаться вперёд.

• На каждом спринте команда выбирает, какие шаги по OKR она будет делать. Это помогает всем оставаться на одной волне и работать над важными задачами.
• После каждого спринта команда смотрит, как они продвинулись по OKR и что можно улучшить.

OKR и Kanban

Kanban похож на доску объявлений в офисе, где все задачи на виду. Это помогает команде видеть, над чем они работают и как это связано с OKR.

• OKR на доске Kanban. Команда размещает свои OKR на доске, чтобы все видели, как их работа помогает достичь больших целей.
• Гибкость в работе. Команда может менять задачи на доске, чтобы лучше соответствовать OKR, а это помогает всем адаптироваться к новым условиям.

Такой подход делает работу над OKR более понятной и организованной, помогая командам легче достигать своих целей.

Как избежать ошибок при внедрении OKR

Внедряя OKR в своей организации, можно угодить в специфические «ловушки». Например, такие:

• Неправильное понимание OKR. Иногда команды путают OKR с ежедневными задачами. OKR должны быть стратегическими, а не повседневными делами.
• Слишком много ключевых результатов. Если их слишком много, это размывает внимание. Лучше ограничиться 3-4 ключевыми результатами на цель.
• Избегание рисков в целях. OKR предполагают установление амбициозных целей. Если цели слишком легкие, они не способствуют росту и развитию.
• Отсутствие связи между целями и стратегией. Ваши OKR должны быть тесно связаны с общей стратегией компании. Отсутствие этой связи может привести к потере фокуса.
• Недостаточное вовлечение команды. Не уделяется внимание созданию культуры вовлечения и поддержки вокруг OKR, что приводит к сопротивлению изменениям и недостаточной мотивации команды.

Сосредоточив внимание на этих аспектах, можно избежать типичных ошибок при внедрении OKR и убедиться, что методология работает на полную мощность.