Большой поток повседневных задач требует четкой расстановки приоритетов. Незавершенные дела накапливаются, становятся срочными, и их приходится делать наспех. Те, кто не привык планировать работу, сталкиваются с этой проблемой постоянно. В статье расскажем, как грамотно расходовать время и ресурсы.
Матрица Эйзенхауэра – это один из инструментов для расстановки приоритетов. Модель строится на двух составляющих: важность задачи и срочность ее выполнения. Согласно Эйзенхауэру, любые дела делят на четыре квадранта:
Матрица Эйзенхауэра – удобный инструмент для расстановки приоритетов в задачах. Она помогает определиться с текущими и долгосрочными целями бизнеса, сфокусироваться на важном, отсечь бесполезную работу, которая занимает время, но не приносит пользы.
Метод используют для:
При помощи метода Эйзенхауэра можно проранжировать даже большой список дел. Бизнес не терпит хаоса: грамотная расстановка приоритетов в задачах делает работу компании более понятной для руководителя и сотрудников.
Каждый человек может использовать матрицу Эйзенхауэра как в быту, так и в профессиональной деятельности. Инструмент подходит всем, кто хочет научиться правильно планировать время, эффективно выполнять задачи, избавиться от ненужных дел.
Плюсы:
Минусы:
Подробное руководство по сегментации клиентов
Чтобы построить матрицу, нужно:
Затем задачи распределяют по квадратнам по степени важности и срочности.
Этот блок заполняют в первую очередь. В нем указывают задачи, пренебречь которыми нельзя. Их невыполнение чревато серьезными неприятностями – не-достижением поставленных целей, опасностью для здоровья/жизни.
В идеале этот квадрант должен оставаться пустым, так как возникновение чрезвычайно важных и «горящих» дел – показатель неорганизованности.
Дела во втором блоке считаются приоритетными в работе и обыденной жизни. В квадрант В включают повседневные занятия, рутинную работу, обучение.
Уделяйте этим задачам максимум внимания, выполняйте качественно и аккуратно. Если вы делаете их вовремя, а не в режиме аврала, результаты будут лучше. Если затягиваете с выполнением – задачи неизбежно перекочуют в сектор А.
В этом блоке размещаются дела, которые отвлекают от основных задач и мешают добиваться целей. Они снижают общую эффективность человека или компании, «съедают» ресурсы. В квадрант С можно внести встречи с неперспективными контрагентами или неблизкими знакомыми.
Часто люди по ошибке помещают эти дела в сектор А. В итоге важные дела оказываются на одном уровне с малозначительными. Необходимо научиться отличать значимое от второстепенного, чтобы правильно организовать время.
Задачи, попадающие в этот блок, не несут пользы для личностного и профессионального развития. Они приятны и просты – это всевозможные развлечения и досуг. В сектор D можно внести разговоры по телефону, просмотр соцсетей, компьютерные игры.
Конечно, без отдыха невозможно эффективно работать и двигаться вперед. Однако важно, чтобы он был полезным и не наносил ущерба основной работе.
Каждый человек сам решает, как ранжировать дела по уровню значимости и срочности. Первоочередные задачи требуют организации и планирования – они приводят к значимым достижениям. Чтобы правильно заполнить матрицу, нужно понять, из каких факторов формируются эти понятия.
Важная задача – это дело, которое помогает достичь значимых целей или связано с жизненными ценностями. Например, у руководителя важной целью может быть увеличение прибыли компании, у работника – получение повышения. В связи с этим руководитель поставит задачу внедрить рекламную кампанию, а сотрудник колл-центра – превысить план по продажам.
Чтобы оптимизировать работу колл-центра и помочь менеджерам, внедрите коллтрекинг Calltouch. Сервис отследит номер телефона, запишет разговор и покажет источник звонка. Поможет оценить эффективность рекламной кампании и грамотно распределить бюджет на маркетинг.
Важные задачи в повседневной жизни – поддержание отношений с членами семьи, внимание к здоровью. Они вносится в первые 2 квадранта матрицы Эйзенхауэра.
Чтобы оценить срочность задачи, ответьте на вопрос: насколько серьезные последствия возникнут, если отложить ее «на потом». Это может привести к тому, что:
Срочность разных задач определяется по ситуации. Подготовка отчета – не срочное дело, если до дедлайна осталось несколько месяцев. Однако оно становится срочным, если сдать отчет нужно через пару дней.
Справиться с решением сложных и рутинных задач помогает автоматизация. Когда нет времени на такие процессы как ручное управление контекстной рекламой, подключите эффективный инструмент Оптимизатор Calltouch. Он поможет увеличить количество лидов и прибыль компании, обеспечит экономию бюджета и времени, составит наглядные, удобные для анализа отчеты.
Начните с составления списка целей. После этого запишите предстоящие дела – на день, неделю, месяц. Формировать план задач на год нецелесообразно – невозможно учесть заранее все детали и варианты развития событий.
Далее задайте себе вопросы:
Зафиксируйте ответы по каждому из записанных дел.
«Тушение пожаров». Это выполнение дел в порядке срочности. Сначала человек решает задачи, которые не терпят отлагательств (квадрант А), затем переходит к менее срочным обязанностям (квадранты B → C → D).
Применяйте стратегию при авралах и близких дедлайнах: так вы будете точно знать, что нужно сделать прежде всего, и легче переживете напряженный период. Минус метода в том, что на важные дела квадранта В часто не остается времени и сил. Это чревато появлением нового списка срочных и важных задач в следующем периоде – из такого напряженного круговорота будет сложно выбраться.
«Сначала плати себе». Сначала человек выделяет время на задачи из сектора В – так называемые несдвигаемые часы. Обычно эти дела выполняют в первой половине дня, иногда в часть послеобеденного времени. Остальные задачи распределяют по «окнам» между несдвигаемыми часами. Это самая оптимальная стратегия, но для кризисных периодов она не всегда подходит.
«Гибкий подход». Главный критерий здесь – уместность. Из матрицы выбирают дело, которое можно и нужно выполнить прямо сейчас. Эта стратегия хороша для любых ситуаций, но она предполагает большую нагрузку на человека: при выборе задач он должен анализировать обстановку и руководствоваться холодным расчетом.
Держите перед собой список своих целей и ценностей – это поможет объективно и быстро ранжировать задачи. Если вы четко разграничиваете работу и личную жизнь, составьте две матрицы. Если с разделением времени не все так просто, держите дела в одном списке – это поможет не забывать про семью и собственные потребности в условиях напряженной работы.
Внутри каждого сектора матрицы тоже можно приоритизировать задачи. Например, внутри квадрата А у вас будут карточки А1, А2, А3. Это помогает в периоды, когда у вас особенно много дел.
Где удобно, там и деньги. Почему при запуске приложения не обойтись без продуктового дизайнера
Рассмотрим примеры распределения обязанностей.
Вы ведете рекламную кампанию для интернет-магазина. Цель на месяц – получить больше клиентов.
Задачи:
Если по результатам прошлых месяцев кампания не убыточна, начните с решения привычных задач, а затем внедряйте что-то новое. Вот пример матрицы Эйзенхауэра:
Баланс между секторами таблицы Эйзенхауэра – залог личностного и профессионального роста. Чтобы понять, где вы находитесь в матрице приоритетов, определите свои цели и начните отслеживать время, которое вы тратите на различные дела. Так вы поймете, какие задачи были выполнены, как долго вы делали их, какие ресурсы задействовали.
Ее можно сделать:
Хочу получать интересные новости блога
31 марта 2023
30 марта 2023
29 марта 2023
1 апреля 2023
2 апреля 2023
3 апреля 2023
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку своих персональных данных
