Кто такой event-менеджер и как его найти в компанию

Чтобы успешно провести крупное деловое мероприятие или организовать праздник для коллег, нужен талантливый организатор — ивент-менеджер. Он отвечает за подготовку события, чтобы приглашенные гости выполнили запланированные задачи и/или приятно провели время. 

Рассказываем, что это за профессия — event-менеджер, чем именно занимается этот специалист и как им стать.

Кто такой event-менеджер

Event (ивент) — событие. Так называют имиджевые, деловые, рекламные либо развлекательные публичные мероприятия. Их подготовкой и проведением занимаются творческие личности, которые обладают организаторскими способностями, умеют контактировать с людьми и быстро улаживать конфликты.

Event-менеджер — это организатор мероприятий, многозадачный специалист, которому юридические или частные лица доверяют управление событием. Его еще называют менеджером по мероприятиям, событийным менеджер и иногда — продюсером.

Профессионалов приглашают, когда нужно провести:

• спортивный турнир;
• форум, деловую встречу;
• промоакцию или выставку;
• обучение, например тренинг, мастер-класс, воркшоп;
• концерт или церемонию;
• выездной тур;
• международную конференцию;
• семейное торжество, например свадьбу;
• корпоративный или городской праздник.

Специалист разрабатывает концепцию мероприятия и организует его проведение. Основная задача ивент-менеджера — сделать событие ярким, чтобы участники и гости положительно отметили организацию праздника или деловой встречи.

Бизнес

Читайте также:

Что такое и как работает динамический коллтрекинг

Что такое и как работает динамический коллтрекинг

Плюсы и минусы профессии

Достоинства работы организатора:

✓ Востребованность. Профессия популярна, поэтому ивент-специалисты никогда не останутся без дела. Они могут работать в компании, самостоятельно или в составе команды.

✓ Возможности. Ивент-менеджер знакомится с интересными людьми, находит новых друзей, развивает фантазию и креативность, достойно зарабатывает.

✓ Реализация творческого потенциала. Любое мероприятие — это способ проявить себя.

Недостатки профессии:

✕ Стресс. Event-менеджмент — это напряженная работа, которая отнимает много сил и времени. Специальность входит в число наиболее стрессовых, с ненормированным графиком. 

✕ Расхождение интересов. Не всегда видение организатора совпадает с мнением работодателя. Приходится подстраиваться под чужие требования, неоднократно переписывать сценарий, спонтанно менять его по ходу действия.

✕ Мультизадачность. Основная деятельность ивент-менеджера связана с маркетингом, пиаром, рекламой, продажами. Он распоряжается финансами, распределяет бюджет, который часто бывает скромным и заставляет искать нетривиальные выходы из положения. Ивент-менеджер работает в команде со следующими специалистами:

Обязанности специалиста

Круг задач зависит от направленности и особенностей мероприятия. Так, нет универсального подхода к проведению спортивного соревнования, корпоративной вечеринки или промоакции.

В обязанности организатора мероприятий входят:

• общение с заказчиками;
• составление технических заданий специалистам, например на оформление банкетного зала цветами;
• разработка концепций, сценариев событий разного формата;
• планирование расходов, составление смет, формирование бюджета, отслеживание трат;
• подбор спонсоров, разработка предложений для них;
• поиск подрядчиков;
• подготовка материалов для освещения событий в СМИ;
• проведение рекламных и пиар-кампаний;
• согласование всех вопросов с участниками мероприятия;
• поиск и бронирование мест для проведения событий;
• оформление помещений;
• подписание договоров с исполнителями, поставщиками, обслуживающим персоналом;
• подготовка печатной продукции — буклетов, билетов, брошюр;
• распространение пригласительных;
• проведение офлайн- и онлайн-мероприятий, контроль каждого этапа;
• ведение отчетности.

Event-менеджер также отвечает за нанятый персонал, музыкальное сопровождение, кухню, транспорт, развлечения.

Сквозная аналитика Calltouch собирает всю информацию о клиентах, сделках, рекламных кампаниях и составляет автоматические отчеты. С ее помощью вы сэкономите время на анализе эффективности работы ваших сотрудников и оптимизируете маркетинговый бюджет.

Как стать event-менеджером

В вузах есть факультеты по подготовке организаторов мероприятий. Кроме того, существуют отдельные частные школы, курсы и тренинги. Ивент-менеджерами работают люди с разным базовым образованием: педагоги, психологи, декораторы, рекламные агенты.

В event-индустрии можно найти работу без образования, но при подборе соискателей рекрутеры отдают предпочтение лицам с высшим или средне-специальным образованием, которые дополнительно изучали профессию. Вы можете освоить специальность самостоятельно, пройти офлайн- или онлайн-курсы:

• Skillbox — практическая программа с оплатой по частям и быстрым трудоустройством.
• Event University — предлагает учиться самостоятельно или в команде, выдает сертификат.
• Ивентология — оплата в рассрочку на 12 месяцев, сертификат.
• Специалист.ru — курс длительностью 32 академических часа, по окончании которого выдают сертификат или удостоверение.
• Школа внутреннего коммуникатора — месячный курс от практикующих специалистов. После прохождения выдают сертификат, диплом или удостоверение о повышении квалификации.

Поработайте стажером на нескольких мероприятиях — городских, государственных, спортивных или коммерческих. Вы увидите процесс изнутри и поймете, какие обязанности вам нужно будет выполнять. Анонсы событий публикуют на сайтах Event.ru, Grintern, HeadHunter.

Даже небольшой практический опыт поможет понять, хотите ли вы освоить профессию event-менеджера. Также полезно собирать портфолио и рекомендации организаторов мероприятий, в которых вы участвовали.

Кому подойдет профессия

Организатор мероприятий должен обладать множеством умений. Хороший event-менеджер:

• умеет работать в режиме многозадачности;
• обладает организаторскими способностями;
• мыслит логически, чтобы понять запросы клиентов и выстроить целостное мероприятие;
• умеет анализировать ситуацию и быстро принимать решения;
• использует новые тренды и технологии рекламы;
• обладает высоким уровнем ответственности — полностью контролирует процесс;
• стрессоустойчив — быстро принимает грамотные решения в сложных ситуациях;
• креативен — обладает навыками дизайна, хорошей фантазией и речью, умеет небанально применять разные творческие приемы;
• общителен — может наладить контакт с любым человеком: от работников до гостей;
• эмпатичен — умеет встать на место клиента и участников события.

Ивент-менеджер должен понимать весь процесс подготовки и проведения мероприятий: знать примерный уровень расходов и особенности работы разных специалистов, которые задействованы в организации.

Приведем пример требований и обязанностей, которые опубликованы в вакансии на сайте hh.ru.

Востребованность профессии

И компании, и отдельные клиенты регулярно проводят мероприятия. Так, для бизнеса организация отраслевых, развлекательных событий и промоакций становится повседневностью. Именно поэтому ивент-менеджеры нужны всегда.

Так, по данным hh.ru, в данный момент в России открыто более 700 вакансий:

Однако не каждый специалист быстро найдет работу: востребованы менеджеры с серьезным портфолио и хорошими отзывами.

Карьера

После обучения большинство начинающих специалистов устраиваются ассистентами к опытным ивент-менеджерам. Это — наилучший вариант для выпускника вуза или курсов: даже качественное обучение не дает достаточно практики, чтобы полноценно организовывать мероприятия в одиночку.

Далее специалисты с опытом от 1 года начинают работать самостоятельно, чаще — в составе event-агентства. Они находят команду единомышленников, реализуют первые самостоятельные проекты и пополняют портфолио.

Специалисты с большим опытом нередко создают собственный бренд. Получив базу лояльных клиентов, профессиональное признание и серьезное портфолио, они расширяют список заказчиков, нанимают команду и продвигают свое дело.

Зарплата event-менеджера

Специалист может занимать позиции:

• начального уровня — стажер, ассистент, помощник;
• среднего звена — event-manager, событийный маркетолог, менеджер проектов;
• руководящего состава — event-director, руководитель проектов.

Заработная плата зависит от квалификации, уровня и местоположения компании. В регионах платят 30–80 тысяч рублей, в городах-миллионниках — в 2–4 раза выше — 100–300 тысяч рублей. Претенденты на высокую зарплату должны иметь большой опыт проведения разноплановых мероприятий, подкрепленный объемным портфолио.

На сайтах по трудоустройству удобно искать вакансии, указав желаемую зарплату. В некоторых компаниях сумму заработка озвучивают после оценки личных и профессиональных качеств соискателя.

Выгодно работать в крупных агентствах, которые занимаются организацией праздников и мероприятий. В одиночку сложно самостоятельно справиться с большим объемом работы. Проще набрать команду единомышленников, чтобы получить возможность брать крупные заказы. Так легче выйти на высокий доход.

Как найти организатора мероприятий в компанию

Организаторы в основном нужны ивент-агентствам, но некоторые компании предпочитают иметь специалиста в штате. Каждый работодатель четко обозначает круг должностных обязанностей event-менеджера. Требования компаний иногда сильно различаются. Это зависит от направления их деятельности, характера проводимых мероприятий.

Где искать

Проще всего привлечь профессионалов, публикуя объявления на следующих ресурсах:

• сайты по поиску работы;
• биржи фриланса;
• газеты, интернет-СМИ;
• поисковая реклама и соцсети;
• онлайн-доски объявлений.

Вакансии можно разместить на сайте компании в одноименном разделе. Установите виджет Обратного звонка Calltouch — сервис будет автоматически собирать отклики соискателей в нерабочее время. С ним вы не упустите ни одного интересного кандидата.

Удобно сотрудничать и с платными образовательными центрами, которые помогают слушателям курсов с трудоустройством. Они направляют компаниям обученных специалистов.

Маркетинг

Читайте также:

Как продвигаться в СМИ бесплатно: гайд от экспертов по коммуникациям и PR

Как продвигаться в СМИ бесплатно: гайд от экспертов по коммуникациям и PR

Как отбирать кандидатов

С каждым претендентом на должность проводят собеседование, за исключением случаев, когда приглашают известного на рынке специалиста.

На что нужно обратить внимание при отборе кандидата:

• отвечает ли его резюме вашим требованиям;
• какие достижения есть у кандидата;
• какие обязанности он выполнял на предыдущем месте работы;
• как быстро он реагирует на сложные ситуации, способен ли решать проблемы.

Предложите соискателю выполнить тестовое задание. Например, попросите составить сценарий небольшого мероприятия и рассчитать затраты на него.

Знания про маркетинг, аналитику, диджитал, быстро и бесплатно

• Новый скилл всего за 1,5 часа
• Практические знания
• Интерактивные юниты
• Без оплат и встроенных покупок

Пройти юнит

Коротко о главном

• Event-менеджер организует мероприятия: бизнес-встречи, конференции, промоакции, торжества.
• Основные обязанности event-менеджера — разработка и проведение офлайн- и онлайн-мероприятий, планирование расходов, поиск подрядчиков, оформление локаций, контроль работы обслуживающего персонала.
• Организатору важно уметь работать в режиме многозадачности и находить творческий подход к решению любого вопроса.
• Ивент-менеджмент — деятельность, которая всегда сопровождается высокой эмоциональной нагрузкой. Трудно выдерживать ненормированный график, частые форс-мажоры и беспокойство клиентов.