Как перевести сотрудников на удаленную работу

Дистанционный формат работы стал популярен во время пандемии и не теряет актуальности до сих пор. По данным РБК, больше ⅓ россиян готовы к снижению зарплаты ради перехода на удаленку. Компаниям выгоден такой формат из-за уменьшения офисных расходов. Но чтобы избежать разногласий между сторонами, необходимо учитывать юридические тонкости. Расскажем, как оформить дистанционных работников.

Маркетинг

Читайте также:

Аналитика Wildberries: 15 лучших инструментов в 2023 году

Аналитика Wildberries: 15 лучших инструментов в 2023 году

Что такое удаленная работа

В законодательстве РФ есть понятие «дистанционная работа». Согласно статье 312.1 ТК РФ, дистанционный работник — это специалист, который выполняет свои обязанности не на территории работодателя, связывается с ним через средства электронной коммуникации.

В дистанционке есть преимущества и для сотрудника, и для работодателя. К примеру, сотрудник может работать в любом месте, где есть сотовая связь и интернет. Чтобы устроиться в столичную компанию, необязательно переезжать из родного города. График может быть свободным: в некоторых компаниях люди сами выбирают распорядок дня. 

У работодателя же нет ограничений в поиске персонала — можно нанять самых квалифицированных специалистов из разных городов и стран. Не требуется личное присутствие сотрудников при оформлении на работу, не нужно предоставлять им рабочие места. Можно сэкономить ресурсы на оценке условий труда, проверках СЭС и службы пожарной безопасности.

У удаленки есть и недостаток: у сотрудника возможны проблемы с трудовой дисциплиной, а у работодателя — с ее контролем. Чтобы свести риски некачественной работы к минимуму, важно грамотно составить трудовой договор.

Как оформить удаленную работу

Список документов. Соискатель должен предоставить: 

• паспорт; 
• диплом об образовании; 
• СНИЛС; 
• ИНН; 
• электронную трудовую книжку; 
• военный билет (при наличии); 
• реквизиты банковской карты. 

Набор документов может отличаться в зависимости от условий работы и статуса работника. Например, от самозанятого нужна справка о постановке на налоговый учет.

Договор. Трудовой договор для удаленной работы практически не отличается от стандартного. Однако в нем необходимо прописать:

• Место работы. Указывают название компании, адрес ее регистрации и дополнительно отмечают, что сотрудник выполняет обязанности дистанционно. Адрес сотрудника указывать не нужно.
• Режим труда и отдыха. Если прописать в договоре часы работы, сотрудник будет обязан придерживаться графика. Отсутствие этого пункта позволяет ему определять режим работы самостоятельно. При этом, если работник не будет на связи более четырех часов в течение дня, вы не сможете уволить его за прогул.
• Оборудование и программы. Важно прописать, на чьем оборудовании сотрудник будет работать — на собственном или выданном работодателем. Как вариант, компания может компенсировать затраты на покупку нужной техники.
• Отчетность. Укажите порядок и сроки предоставления отчетов о работе. Часто именно несвоевременную отчетность указывают в качестве причины увольнения.

Как подписать договор

Документ заключают с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи. Она должна быть и у сотрудника, и у работодателя. Сканы или фото подписанного договора, присланные по email или мессенджеру, не имеют юридической силы. О получении электронного документа сотрудник должен уведомить отправителя ответным письмом.

Если у работника нет электронной подписи, он должен подписать бумажный договор:

• При личной встрече. Сотрудника вызывают в офис, для иногородних — оформляют командировку за счет работодателя.
• Удаленно. Оригиналы договора отправляются по почте или курьерской доставкой.

Основания для увольнения

Дистанционных работников увольняют так же, как и офисных — по обоюдному соглашению / по инициативе работодателя или сотрудника. Компания увольняет работника, если:

• сокращает его должность;
• расформировывает предприятие;
• наблюдает игнорирование условий договора — многократное невыполнение плана, долговременный невыход на связь.

Основания для увольнения необходимо прописать в договоре. Приказ отправляют почтой в виде заказного письма с уведомлением.

Перевод из офиса на дистанционную работу

Чтобы перевести на удаленный формат офисного сотрудника, заключите с ним дополнительное соглашение об изменении условий работы. Важно указать:

• дату начала дистанционного сотрудничества;
• график работы;
• необходимые оборудование и программное обеспечение;
• требования к отчетности.

Если изменений много, вы можете перезаключить договор или создать дополнительное соглашение об изложении договора в новой редакции. Переход на дистанционку — это не перевод на другую работу, поэтому соответствующий приказ оформлять не нужно. Новые документы вступают в силу сразу после их подписания или со дня, прописанного в договоре.

Маркетинговые продукты Calltouch

Сквозная аналитика

Все данные в одном интерфейсе

 

Коллтрекинг

Определение источника звонков

 

Предикт

Речевая аналитика

 

Биг дата

Оцифровать посетителей оффлайн-точек

 

Обратный звонок

Виджет звонка с сайта

 

Онлайн-чат

Общайтесь с клиентами так, как им удобно

 

Краткие итоги

Удаленный формат работы позволяет работодателям нанимать квалифицированных специалистов из разных городов и стран, сэкономить на рабочем месте. Но важно грамотно составить трудовой договор. Документ заключают с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи. Если у работника ее нет, он должен подписать бумажный договор при личной встрече или удаленно.

На удаленку можно перевести офисного сотрудника. Для этого нужно заключить с ним дополнительное соглашение об изменении условий работы.