Отпуск за свой счет: инструкция по оформлению

Сотрудники нередко берут отпуск за свой счет, когда бизнес испытывает турбулентность. Эта мера позволяет компании оптимизировать расходы, избежать увольнений, повысить уровень кадрового менеджмента. 

Рассказываем, когда работодатели могут дать сотрудникам неоплачиваемые выходные и как законно отразить данное решение в документации. 

Бизнес

Читайте также:

Как сделать электронную подпись и для чего она нужна

Как сделать электронную подпись и для чего она нужна

Что такое отпуск за свой счет

Трудовой кодекс регламентирует правила предоставления отпуска за свой счет. Это отпуск, во время которого заработная плата сотруднику не начисляется. Альтернативные названия: административный, неоплачиваемый, бесплатный.

Такие отпускные дни полагаются сотрудникам независимо от ежегодного обязательного и дополнительного отдыха. Стаж, должность, оклад, ранг также не имеют значения. Это результат личной договоренности сотрудника с руководителем. Она может быть как устной, так и подкрепленной соответствующим заявлением. 

По своему желанию руководители и кадровики не вправе отправлять сотрудников в неоплачиваемые отпуска. Штраф для юридических лиц за принуждение работников взять бесплатный отпуск составляет 50 000 рублей.

В чем отличие от отгула

Отгул — дополнительный период отдыха за сверхурочную работу и привлечение к исполнению трудовых обязанностей в нерабочие дни. В данном случае работодатель позволяет сотруднику не выйти на работу в определенный день по предварительной договоренности. Это не денежное возмещение за переработку — сотрудник получает вознаграждение за часы, отработанные им сверхурочно или за работу в выходной день. Сам день отгула ему не оплачивают.

Причины для неоплачиваемого отпуска

Руководитель должен проанализировать весомость аргументов заявителя. Распространенные мотивы подобной просьбы:

• семейные причины — свадьба родственников, крестины, перенос дат отдыха, переезд;
• непредвиденные ситуации — авария, проблема с логистикой, решение бюрократических вопросов;
• уважительные причины субъективного и объективного характера — болезнь близких, соревнования ребенка, восстановление после стресса.

Работодатель учитывает интересы компании, а потому вправе отказать в отпуске любому работнику, у которого нет льготного статуса. Еще одна причина отказа — недобросовестное отношение подчиненного к рабочим обязанностям и злоупотребление доверием руководства.

Сотрудник имеет право минимум на 14 дней административного отпуска ежегодно. Если он исчерпал годовой лимит отпускных дней за свой счет, при повторном обращении руководитель может отказать.

Когда работодатель не может сказать «нет»

Трудовой кодекс конкретизирует льготные категории лиц, у которых есть безусловное право на неоплачиваемый отдых. К ним относятся:

• Пенсионеры по стажу, которые продолжают трудовую деятельность. Им полагается отпуск за свой счет продолжительностью до двух недель.
• Трудоустроенные инвалиды. Эта категория физлиц имеет право на неоплачиваемый отпуск до двух месяцев в году.
• Работники, которые женятся, стали родителями, пережили утрату близкого. Перечисленные ситуации предполагают до пяти дней бесплатного отпуска.
• Супруги и родители военнослужащих, представителей МВД или уголовно-исправительных структур, если при исполнении должностных обязанностей те погибли, получили контузию или заболели. Им полагается до двух недель.
• Работники-совместители, если срок отдыха по совмещаемой должности меньше, чем отдых на основной работе. Они имеют право на стандартные две недели.
• Сотрудники, которые работают полный день и совмещают трудовую деятельность с обучением. Они могут взять отпуск от 15 дней до четырех месяцев.

Также неоплачиваемые отпуска полагаются лицам со статусом ветеранов боевых действий — до 35 дней, героев труда РФ — три недели. Члены избиркомов и кандидаты на выборные должности вправе уйти в бесплатный отпуск на весь период исполнения обязанностей.

Штрафы за нарушение прав работников

Владельцы бизнеса и управленцы несут административную ответственность за игнорирование правил по предоставлению отпусков. Диапазон штрафов:

• предприятия — 30 000–50 000 рублей, если повторно — 50 000–70 000 рублей;
• предприниматели — 1 000–5 000 рублей, при повторном нарушении — 10 000–20 000 рублей;
• руководители и должностные лица — 1 000–5 000 рублей, если повторно — 10 000–20 000 рублей.

Каков срок неоплачиваемого отпуска

В законе нет ограничений для административного отпуска по длительности. Для льготных категорий указан обязательный минимальный срок, который исчисляется календарными днями, а не рабочими, без учета праздников. Его можно увеличить или сократить — например оформить выходные при рождении ребенка только на два дня, а не пять. 

Сотрудник обязан указать в заявлении итоговый срок. Это ориентир для работодателя и отправная точка для оформления соответствующего приказа. По его окончании можно написать следующее заявление и пролонгировать отпуск.

Как оформить отпуск за свой счет

Алгоритм для руководителя, как оформить отпуск за свой счет:

1. Определите, обязаны ли вы предоставить неоплачиваемый отпуск по закону.
2. Изучите текст заявления сотрудника на предмет обоснованности. Если имеется законодательное основание, заявитель должен подтвердить свой статус (например инвалидность), сослаться на соответствующую норму закона и приложить документы.
3. Составьте и подпишите приказ. Подходит собственная форма компании или унифицированная форма Т-6. 
4. Проконтролируйте, чтобы сотрудник ознакомился с текстом приказа и поставил подпись.
5. Найдите временную замену.

Неизрасходованные дни неоплачиваемого отпуска не переносятся на новый год — они «сгорают».

Бланк приказа по унифицированной форме

О документах

Отпуск за свой счет нужно отразить в табеле учета рабочего времени. Для этого подходит единая форма Т-12.

Следующий документ — личная карточка сотрудника. Заполните соответствующий пункт в унифицированной форме Т-2. В графике отпусков фиксация не требуется. 

Кадровый менеджмент обязан сдавать в службу занятости отчет об отпусках сотрудников без сохранения зарплаты. Это требование распространяется на случаи, если сотрудник принял решение уйти в отпуск за свой счет в силу организационных сложностей в компании, которые могут повлечь массовое сокращение работников, банкротство юрлица и прочее.

Коротко о главном

• Официально трудоустроенные сотрудники организаций любой формы собственности вправе обратиться с заявлением на отпуск без содержания. Должность, время работы, оклад, количество ранее взятых отпусков не влияют на эту возможность.
• Административные отпуска дифференцируют на обязательные и необязательные. В первом случае у работодателя нет выбора, если заявитель относится к льготной категории. Во втором — работодатель руководствуется своим мнением. 
• Закон не ограничивает временные рамки неоплачиваемого отпуска, но устанавливает обязательное минимальное количество дней для заявителей из льготных категорий.
• Для получения отпуска сотрудник подает письменное заявление, а работодатель подписывает приказ, заполняет учетную форму табеля, личную карточку. Нарушение правил оформления или безосновательный отказ влечет административную ответственность.