Как провести аттестацию персонала в организации: подробная инструкция

В этой статье мы рассмотрели актуальные вопросы, которые касаются проверки квалификации сотрудников. Подробно рассказали, что такое аттестация персонала, зачем она нужна, каких видов бывает, а также как правильно провести эту процедуру и подвести итоги.

Бизнес

Читайте также:

Что такое No-code: как устроена разработка без кода и для какого бизнеса подойдет

Что такое No-code: как устроена разработка без кода и для какого бизнеса подойдет

Что такое аттестация работников

Аттестация — комплексная проверка знаний и умений сотрудников. Ее проводят, чтобы узнать, соответствует ли специалист занимаемой должности, способен ли выполнять свои обязанности. Мера помогает повышать производительность труда. 

В соответствии со ст. 81 Трудового кодекса РФ наниматель может освободить работника от занимаемой должности при неудовлетворительных результатах оценивания.

Обязательная аттестация предусмотрена: 

• для персонала, задействованного на опасном производстве (закон «О промышленной безопасности опасных производственных объектов», ст. 9, от 21.07.1997 г.);
• специалистов, которые работают в сфере транспортной безопасности («Закон о транспортной безопасности» от 09.02.2007, ст. 12.1);
• государственных служащих (ст. 48 закона «О государственной гражданской службе Российской Федерации» от 27.07.2004 г.);
• преподавательского состава (закон «Об образовании» от 29.12.2012);
• научных сотрудников (регламентируется приказом Министерства образования и науки № 538 от 27.05.2015 г.);
• сотрудников МЧС (закон «Об аварийно-спасательных службах и статусе спасателей» от 22.08.1995 г.);
• медиков и фармацевтов — если желают подтвердить или повысить категорию;
• представителей полицейского ведомства и Росгвардии (закон «О службе в ОВД РФ» от 30.11.2011, ст. 33). 

Во всех остальных случаях руководство вправе проводить аттестацию персонала по своему усмотрению. Оценка способностей специалистов помогает оптимизировать кадровые процессы — например определить, кого направить на обучение, перевести на другую должность, уволить или, наоборот, поощрить. 

От экзамена освобождаются следующие категории работников: 

• беременные женщины;
• матери, воспитывающие детей в возрасте до трех лет;
• одинокие женщины, дети которых не достигли 14 лет (18 лет, если ребенок с ограниченными возможностями здоровья);
• отцы, которые сами воспитывают детей до 14 лет (до 18 лет — если ребенок с ограниченными возможностями);
• сотрудники старше 60 лет; 
• специалисты, проработавшие на должности менее 1 года.

Освобождаются от аттестации единственные кормильцы в многодетных семьях (более трех детей до 14 лет, с ограниченными возможностями — до 18 лет) при условии, что другой родитель не трудоустроен.

Виды аттестации

Различают следующие виды аттестации: 

• Плановая. Периодичность обязательной проверки регламентируется законодательными актами и отраслевыми стандартами. Во всех остальных случаях график устанавливает руководство организации.
• Внеплановая. Экзамен проводят перед реорганизацией штата (сокращение, увеличение) или внедрением новых систем оплаты.
• Повторная. Проводится для сотрудников, которые не показали удовлетворительные результаты во время первой проверки. А также для специалистов, недавно прошедших обучение, например на курсах повышения квалификации.
• Предварительная. Помогает определить уровень знаний соискателя.
• По завершении испытательного срока. Зачисление в штат происходит по результатам проверки.

Рекомендуется проведение аттестации работников, претендующих на более высокую должность, при существенном изменении условий труда. Например, при внедрении новых технологий, модернизации оборудования или при переводе специалиста в другое подразделение. 

Формы аттестации

Формат проверки устанавливается руководством. Возможные варианты:

• Устно. Собеседование проводят отдельно с каждым сотрудником или коллективно. Проверяющие задают вопросы по профессиональным обязанностям.
• Письменно. Сотрудникам предполагаются ответы на вопросы или тестирование.
• Гибридный. После письменного опроса специалисты проходят устное собеседование. 

Позаботьтесь о том, чтобы вопросы касались исключительно обязанностей, которые прописаны в инструкции. Это поможет избежать судебных споров, если работника придется уволить и он сочтет это нарушением своих прав.

Этапы проведения аттестации

Позаботьтесь о должном документальном сопровождении проверки, чтобы ее результаты признал суд (на случай увольнения по ст. 81 п. 3 Трудового кодекса РФ). Рекомендуем ориентироваться на постановления Госкомтруда № 50 и 267 — разрабатывайте локальные акты (согласно ст. 22 ТК РФ) с учетом норм, описанных в этих документах. 

Этап формализации

Основной документ, регулирующий проверку, — «Положение об аттестации». Советуем включить в него следующие разделы:

• Общая информация. Определяет задачи экзаменов, периодичность проверок, в каких случаях они проводятся вне плана, кто проходит аттестации.
• Состав комиссии. Включите в нее секретаря, председателя, рядовых участников. В Положении указывают полномочия каждого из членов, кто вправе участвовать в голосовании.
• График проведения. Содержит место, дату, сроки подачи документов в комиссию, порядок письменного уведомления сотрудников о предстоящей аттестации.
• Порядок аттестации. Описывает основополагающие термины, процесс, методы оформления результатов, виды решений, право специалистов на обжалование результатов проверки.
• Заключение. Определяет срок и место хранения аттестационной документации.

Положение об аттестации подписывает руководитель. После этого его предоставляют персоналу для ознакомления под подпись.

Подготовительный этап

Обязанности сотрудника детально прописываются в должностной инструкции. Избегайте вопросов, которые выходят за пределы требований к сотрудникам. Если со специалистом придется расстаться, он сможет оспорить увольнение в суде, сославшись на нарушения при аттестации.

Продумайте, какой формат лучше подходит, и подготовьте:

• Вопросы для тестов или экзаменов. Старайтесь охватить все виды работ, за выполнение которых отвечает специалист.
• Чек-листы для оценивания практических навыков. Опишите критерии оценки результатов.
• Альтернативные форматы проверки. Например, моделирование ситуаций, с которыми сталкивается сотрудник (особенно актуально для сферы обслуживания).

Определите, насколько часто целесообразно проводить экзамен на профпригодность. Сегментируйте персонал, установите периодичность проверки с учетом специфики деятельности конкретного специалиста.

Важно! Оповестите работников о дате аттестации не позднее месяца до ее проведения.

Пробная оценка

Если аттестации прежде в организации не проводились, желательно устроить пробный экзамен. Преимущества пробного оценивания:

• устранение организационных недочетов;
• доработка процедуры с учетом выявленных недостатков;
• быстрая адаптация сотрудников к нововведению.

Благодаря «пилотному запуску» вы повысите объективность экзамена и получите более точные результаты.

Непосредственная аттестация

Проверка проводится в соответствии с «Положением об аттестации». Экзамен переносится, если специалист не явился по уважительной причине. В противном случае допускается оценивание деятельности сотрудника в его отсутствие.

Подведение итогов

Решение принимается коллегиально. Выводы по каждому работнику заносят в протокол. Возможные варианты резолюции:

• специалист соответствует занимаемой должности;
• квалификация специалиста достаточна, чтобы выполнять возложенные на него обязанности, но ему необходимо пройти профессиональную подготовку и повторную аттестацию через указанный период;
• знания и навыки сотрудника не соответствуют должности.

По итогам проверки руководство принимает решение о дальнейшей судьбе работника:

• повышении или понижении категории;
• переводе на более высокую должность;
• увеличении должностного оклада;
• лишении или изменении размера премии;
• увольнении.

Учтите, что «Положение об аттестации» не предполагает дисциплинарных взысканий. Недостаточные знания и навыки не свидетельствуют о вине работника. 

Ошибки при проведении аттестации

Рассмотрим наиболее частые промахи, которые допускают руководители во время проверки сотрудников на профпригодность:

• Отсутствует аттестационная комиссия. Например, руководитель провел экзамен не коллегиально, а самостоятельно. Это впоследствии может стать поводом для восстановления уволенного работника в должности в судебном порядке.
• Нарушен регламент. Возможные варианты: решение принимал непосредственный руководитель специалиста, не был собран кворум (присутствовало менее 2/3 членов аттестационной комиссии), проводилось открытое голосование.
• Персонал уведомлен о внеочередной аттестации непосредственно перед ее проведением. Предоставляйте сотрудникам время для подготовки к проверке.

Сроки аттестации

Аттестация бывает плановая и внеплановая. Последняя проводится после инцидентов (аварийные ситуации, сбои в работе) или если сотрудник систематически допускает серьезные ошибки. Периодичность проверки регламентируется «Положением об аттестации». Как правило, плановое оценивание проводят раз в несколько лет. 

Конкретные сроки указывайте в приказе о проведении аттестации. Продолжительность процедуры зависит от количества проверяемых, формата оценивания. 

Коротко о главном

• Аттестация — проверка знаний и умений персонала. Обязательна для определенных категорий сотрудников — работников, задействованных на опасном производстве, педагогов, представителей силовых органов и других государственных структур. 
• В коммерческих компаниях аттестация проводится на усмотрение руководства. Это единственный способ законно уволить персонал, который не справляется со своими обязанностями (за исключением социально незащищенных категорий — женщин в период беременности, одиноких матерей, родителей детей-инвалидов, если в семье только один работающий). 
• Процедура регламентируется «Положением об аттестации», которое утверждает руководство компании. Решения по каждому сотруднику принимаются коллегиально — аттестационной комиссией.