Как оформить сотрудника в ИП: инструкция

Если вы индивидуальный предприниматель и нанимаете сотрудников, вам нужно оформить их официально. Для разовой работы подойдет договор ГПХ, для постоянной — только трудовой договор. Нарушения при оформлении работника в ИП грозят предпринимателю штрафами, а в особых случаях — тюрьмой. Без согласования взаимных прав и обязанностей вы будете особенно уязвимы в конфликтных ситуациях.

Разберемся, как ИП принять сотрудника на работу и не нарушить закон.

Как оформить сотрудника в ИП

Для начала составьте локальные акты: правила трудового распорядка, положение об оплате, штрафах и премировании, документ об обработке персональных данных. Если у вас микропредприятие, все эти положения можно прописать в трудовом договоре.

Раскроем этапы оформления работника.

Бизнес

Читайте также:

Jira: что это за программа и как в ней работать

Jira: что это за программа и как в ней работать

Составление штатного расписания

В нем указывают кадровую структуру с должностями, информацию о сотрудниках и их зарплатах. В документе должны быть:

• ФИО работодателя, код ОКПО. Последний можно уточнить на сайте Росстата.
• Наименования структурных подразделений — при наличии. Предприниматель также должен присвоить нумерацию каждому отделу на свое усмотрение. Например, «001. Отдел продаж», «002. Отдел логистики», «003. Отдел рекламы».
• Названия и коды должностей из Общероссийского классификатора занятий, численность сотрудников на каждой из них. Если вы нанимаете работников на неполную ставку, это число может быть дробным.
• Оклад, бонусы. Окладная часть не может быть ниже МРОТ по вашему городу. Сверьтесь с сайтами региональных ведомств, чтобы не ошибиться в сумме.
• Общий размер зарплаты.

Для создания штатного расписания можно использовать унифицированный шаблон Т-3.

Если у вас есть колл-центр, автоматизируйте его работу. Например, добавьте на ваш сайт виджет Обратного звонка Calltouch. Клиент оставит свой номер, а программа передаст его вашим операторам для быстрой связи в удобное клиенту время. Вы увеличите конверсию сайта и не упустите ни одной заявки.

Составление трудового договора

Запросите у работника документы:

• паспорт;
• СНИЛС;
• ИНН;
• бумажную или электронную трудовую книжку.

Также могут потребоваться диплом об образовании, военный билет, медкнижка. Информацию из документов вы внесете в договор и личное дело сотрудника.

В договоре должны быть:

• ФИО работника, данные его паспорта;
• полное имя и реквизиты предпринимателя;
• дата и место заключения соглашения;
• вид договора: если он срочный, укажите причину ограничения периода работы, при бессрочном контракте уточнений не требуется;
• подразделение и/или филиал места работы;
• должность сотрудника, его специальность;
• дата начала трудовой деятельности;
• порядок оплаты труда, сумма оклада и условия премирования;
• режим труда и отдыха;
• условия, формат работы;
• права и обязанности обеих сторон.

Вы также можете вписать дополнительную информацию, например дату окончания испытательного срока. Если на предприятии нет должностной инструкции, подробно опишите обязанности сотрудника.

Договор составляют в двух экземплярах. Его подписывают обе стороны не позднее трех дней с момента выхода сотрудника на работу.

Оформление приказа о приеме на работу

Это необязательный документ, его можно не оформлять. Для тех, кто это все-таки делает, есть специальная форма — Т-1. На основании приказа вы внесете запись в трудовую книжку подчиненного и заведете его личную карточку.

Запись в трудовой

Требования к заполнению бумажной трудовой книжки:

• не пишите аббревиатурами и сокращениями;
• соблюдайте поля;
• применяйте только арабские цифры;
• укажите порядковый номер вашей записи.

Вам понадобится журнал учета трудовых книжек — купите его в магазине канцтоваров и заполните. 

На остальных сотрудников достаточно подать сведения в Пенсионный фонд РФ по форме СЗВ-ТД. Отчет формируют на каждого работника при любых кадровых изменениях: трудоустройстве, увольнении, смене должности. Сведения в Пенсионный фонд подают не позднее одного рабочего дня, следующего за днем, когда был издан соответствующий приказ.

Заведение личной карточки работника

В карточку по форме Т-2 вносят сведения о сотруднике:

• личные данные;
• кадровые сведения, включая учет отпусков;
• информацию об образовании, повышении квалификации, стаже и так далее.

Сотрудник подписывает распечатанную карточку и передает ее на хранение работодателю.

Регистрация в ФСС

Зарегистрируйтесь в Фонде социального страхования через Госуслуги, лично или перешлите документы почтой. Для этого:

• заполните заявление;
• снимите копии с паспорта и трудового договора подчиненного, заверьте их подписью — обычной или электронной;
• направьте документы в ФСС.

Как принять сотрудника временно или на полставки

Для найма временных работников предусмотрен срочный договор — его оформляют на период до 5 лет. В документе обязательно указывают причину ограниченного срока работы. Ей может быть декретный отпуск постоянного сотрудника, сроки проекта, на который требуется специалист, сезонность. В остальном процедура не отличается от обычного найма.

По закону частичную занятость именуют «неполным рабочим временем». Подчиненных, которые трудятся не весь день или несколько дней в неделю, оформляют по тому же принципу, что и остальных, но в трудовом договоре прописывают их график. Указывают полный оклад, как в штатном расписании. Чтобы прояснить финансовый вопрос, уточняют, что зарплата рассчитывается в соответствии с отработанным временем.

Сколько работников может быть у предпринимателя

Все зависит от системы налогообложения: 

• упрощенная система (УСН) — до 100 работников;
• патентная система (ПСН) — не более 15 сотрудников;
• общая система — без ограничений.

Микропредприятие может нанять максимум 15 человек, малое — 100. Самозанятым запрещено принимать работников в штат. 

Типичные ошибки

Нарушения при оформлении сотрудников наказываются по закону — ИП несет финансовую ответственность. 

Основные ошибки и следующие за ними штрафы:

• Некорректное оформление трудового договора, его отсутствие или подмена договором ГПХ. За каждого подчиненного назначают штраф 5 000 – 10 000 рублей при первичном нарушении и 30 000 – 40 000 рублей — при повторном. 
• Допуск сотрудника без инструктажа по охране труда. Работодатель платит 15 000 – 25 000 рублей, а при повторном нарушении — до 40 000.
• Другие нарушения. Возможны штрафы 1 000 – 5 000 рублей, а если нарушение повторится — до 20 000,.

Если обнаружат налоговую недоимку от 100 000 рублей, возможны штрафы до 500 000 рублей, принудительные работы или арест до 3 лет.

Коротко о главном

• ИП обязан оформлять сотрудников, как и любой работодатель, — по трудовому договору или договору ГПХ.
• Предприниматель должен составить внутреннее расписание и договоры с сотрудниками, заполнить личную карточку каждого подчиненного.
• Также ИП должен сообщить о найме сотрудников в Пенсионный фонд и ФСС.
• Можно нанять работников на неполный рабочий день или подписать срочный договор на период не более 5 лет.
• Допустимое количество сотрудников у ИП зависит от системы налогообложения.