Бизнес-партнеры, сотрудники и руководители обмениваются информацией в ходе деловой переписки. Продавцы используют официальные письма для связи с холодными клиентами. Чтобы создать хорошее первое впечатление, важно соблюдать правила составления деловых писем.
Расскажем о структуре, содержании и оформлении делового письма.
Электронное деловое письмо — это форма коммуникации между участниками бизнес-процессов. В ходе диалога решают множество вопросов: организационных, юридических, коммерческих, технических. Электронные письма также нужны для партнерских переговоров.
Цель делового письма — передать информацию, инструкцию, приказ, сообщение с вложениями к электронному письму. Адресатом может быть представитель другой организации, сотрудник, руководитель.
Деловые письма отличаются лаконичностью и ясностью изложения. В зависимости от темы сообщения в них используют юридическую, экономическую, маркетинговую и другую специальную терминологию. Формулировки должны быть четкими, чтобы получатель мог быстро прочитать и понять письмо. Стиль изложения — нейтральный и объективный.
Деловые письма требуют субординации. Не используйте эпитеты, сложные синтаксические конструкции и сленг. Исключены панибратство, юмор, грубость, сарказм и сообщения не по работе. Адресат может вас неправильно понять.
Электронные деловые письма бывают:
Налоговая проверка: как подготовиться заранее
Деловое письмо может написать любой сотрудник, у которого есть полномочия представлять организацию. Например, менеджеры отдела продаж отправляют выгодные предложения о закупке товара постоянным клиентам компании. Все письма нужно утверждать у руководителя, так как их пишут от лица организации.
Деловое письмо вам может написать клиент, но чаще покупатели предпочитают звонить в компанию. Подключите Коллтрекинг Calltouch, чтобы понимать, какая реклама приносит звонки, а какая тратит бюджет. Система записывает звонки клиентов и формирует отчеты по часам и дням, интегрируется с популярными сервисами и CRM. Прослушивая звонки, улучшайте скрипты продаж для менеджеров и корректируйте рекламные кампании.
Рассмотрим универсальный алгоритм написания делового письма. Он подойдет для переписки с любой организацией или официальным лицом.
Лучше отправлять письма с корпоративной почты — по названию почтового ящика получатель сразу поймет, с кем имеет дело.
Если вы пишете с личной почты, убедитесь, что адресат узнает отправителя. В названии вашей электронной почты должны быть имя и фамилия.
Определите два постоянных шрифта для компании — для основного текста и заголовков. Комбинируйте типы шрифтов. Например, для текста выберите шрифт с засечками, а для заголовков — без. Печатайте заголовки крупным кеглем с полужирным начертанием, чтобы выделить их.
Для объемного текста остановитесь на шрифте с засечками — Georgia или Times New Roman: они облегчают чтение большого письма. Для нескольких предложений подойдут шрифты без засечек — Arial, Helvetica, Verdana или Calibri.
Тема формирует это первое впечатление адресата о вас. Чтобы определить ее, сформулируйте цель письма.
Понятный и лаконичный заголовок — лучший способ начать официальную переписку. Это может быть болевая точка в бизнесе, постановка задач, созвон с клиентом или встреча. Примеры тем: «Предложение о сотрудничестве», «Продолжение встречи в [место] [число]».
Если вы обращаетесь к руководителю, деловому партнеру или потенциальному клиенту, используйте формальный тон.
Примеры:
Не заставляйте собеседника тратить время на чтение лишних подробностей. Из-за загруженности на работе адресат может не добраться до сути и закрыть сообщение. Если коротко и четко сформулировать идею, вас правильно поймут и вы получите ответ.
Форматирование поможет сделать письмо эффективным и легким для чтения. Делите текст на абзацы, делайте маркированные списки, выделяйте важную информацию. Сплошной текст читать тяжело.
Завершайте деловые письма фразами:
Также можно высказать свои пожелания о дальнейшем сотрудничестве. Например, о ведении общего проекта, новых сделках, участии в конференции.
В подписи к электронному письму указывают:
Не перегружайте подпись лишними данными и делите ее на абзацы.
Перед отправкой 2–3 раза внимательно перечитайте письмо. Проверьте, правильно ли вы написали имя получателя и название компании. Адресат может воспринять ошибки в сообщении как неуважение к себе. Включите проверку правописания в сервисе электронной почты.
Структура делового письма:
Указание реквизитов компании в контактных данных придает письму юридическую значимость. При необходимости электронную корреспонденцию можно предоставлять суду в качестве аргумента.
Далее рассмотрим восемь примеров официальных писем.
Уважаемый Сергей Андреевич!
Меня зовут Мария Алексеевна, я маркетолог в компании здорового питания [название].
Предлагаем вам сотрудничество. Наши преимущества: [перечисление достоинств]. При заключении договора для вас будет персональная скидка — 7% на всю продукцию.
Прикрепляю к письму коммерческое предложение. Прошу ознакомиться с ним и сообщить о решении.
Всего доброго!
[электронная подпись]
Добрый день, Лариса Ивановна!
Просим вас организовать собрание всех отделов в нашем конференц-зале 20 ноября 2023 года.
Причина встречи — обсуждение новогоднего корпоратива.
С уважением,
Здравствуйте, Александр Анатольевич!
Прошу в ближайшие два дня отгрузить товар на наш склад в Екатеринбурге. Оплату гарантирую.
Во вложении точный адрес склада и необходимые позиции товара.
Хорошего дня! [электронная подпись]
Добрый день, Владислав Витальевич!
Сообщаем вам, что руководитель отдела снабжения Сидорчук Семен Иванович с 13 мая 2023 года ушел на больничный.
Его замещает старший менеджер отдела Никонов Петр Петрович. Пожалуйста, свяжитесь с ним для обсуждения задач.
Прикрепляю контактные данные Петра Петровича.
Надеемся на ваше понимание.
Уважаемая Софья Николаевна!
Прошу вас провести перерасчет оплаты коммунальных услуг за август 2023 года.
Во вложении квитанции и чеки об оплате.
Спасибо.
Здравствуйте, Вадим Дмитриевич! Месяц назад, 23.04.2023 года, я заказал партию рюкзаков в вашей компании. 30% товара — брак.
Прошу вернуть стоимость испорченных вещей или заменить их.
Во вложении прикрепляю фотографии бракованного товара, договор, чек об оплате.
Добрый день, Наталья Александровна!
Мы разработали сайт для компании [название]. Согласно пункту [название пункта] нашего договора мы должны были получить оплату за оказанные услуги две недели назад.
Задолженность составляет [сумма] рублей. Просим перечислить оплату в ближайшие дни на расчетный счет компании [название]. Иначе мы будем вынуждены принудительно взыскать данную сумму с вашей компании, а также расходы на обращение в суд.
Реквизиты для перечисления оплаты во вложении.
Надеемся на понимание.
Здравствуйте, Николай Васильевич!
Информируем вас о том, что у нашей компании сменились реквизиты. Новые реквизиты указаны в прикрепленном файле.
Хорошего дня!
Говорит и показывает Calltouch: декабрь
Письмо для англоговорящего получателя состоит из следующих элементов:
Ошибки в деловых письмах могут привести к отказу от сотрудничества, поэтому:
Не отвечать на письмо несколько дней — это нарушение делового этикета. Желательно отреагировать в течение 2–3 часов. Если для ответа требуется больше времени, предупредите адресата. Напишите, что вы получили письмо, и сообщите примерный срок ответа.
Обычно сотрудники проверяют электронную почту утром и перед уходом. Пишите в эти временные интервалы, чтобы сообщение не потерялось в списке входящих, а решение вопроса не затянулось надолго.
Клиенты могут написать вам в нерабочее время. Чтобы не потерять покупателей, установите на сайт виджет сбора заявок Calltouch. Инструмент предложит пользователям указать свои контакты — как только начнется рабочий день, специалисты колл-центра свяжутся с потенциальными клиентами.
Такое письмо нужно, чтобы подвести промежуточные итоги и определить планы дальнейшей работы. Поэтому укажите в нем:
Если собеседник не отвечает несколько дней или близится дедлайн, уместно написать вежливое письмо с напоминанием о себе. Представьтесь, укажите дату и краткое содержание отправленного письма или проведенной встречи. Поинтересуйтесь, какое решение принял адресат. Используйте клише: «Считаем необходимым напомнить…», «Обращаем ваше внимание…», «По причине задержки ответа / решения / оплаты…».
Важно быть искренним и показать свое намерение исправить ситуацию. Извинитесь, объясните причину возникшей проблемы и предложите варианты ее решения. Если вы пишете письмо клиентам, добавьте бонус в виде промокода на скидку.
Хочу получать интересные новости блога
19 мая 2023
18 мая 2023
20 мая 2023
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку своих персональных данных