Правила написания и оформления деловых писем

Бизнес-партнеры, сотрудники и руководители обмениваются информацией в ходе деловой переписки. Продавцы используют официальные письма для связи с холодными клиентами. Чтобы создать хорошее первое впечатление, важно соблюдать правила составления деловых писем.

Расскажем о структуре, содержании и оформлении делового письма.

Зачем нужна деловая переписка

Электронное деловое письмо — это форма коммуникации между участниками бизнес-процессов. В ходе диалога решают множество вопросов: организационных, юридических, коммерческих, технических. Электронные письма также нужны для партнерских переговоров.

Цель делового письма — передать информацию, инструкцию, приказ, сообщение с вложениями к электронному письму. Адресатом может быть представитель другой организации, сотрудник, руководитель.

Отличия деловых писем от других 

Деловые письма отличаются лаконичностью и ясностью изложения. В зависимости от темы сообщения в них используют юридическую, экономическую, маркетинговую и другую специальную терминологию. Формулировки должны быть четкими, чтобы получатель мог быстро прочитать и понять письмо. Стиль изложения — нейтральный и объективный.

Деловые письма требуют субординации. Не используйте эпитеты, сложные синтаксические конструкции и сленг. Исключены панибратство, юмор, грубость, сарказм и сообщения не по работе. Адресат может вас неправильно понять.

Виды писем

Электронные деловые письма бывают:

• коммерческие (запросы, претензии) и некоммерческие (просьба, рассылка);
• с ответом (требования, обращения) и без ответа (подтверждение заказа, инструкции, приглашения);
• для единственного адресата, для нескольких лиц и коллективное (от группы людей одному получателю).

Бизнес

Читайте также:

Налоговая проверка: как подготовиться заранее

Налоговая проверка: как подготовиться заранее

Кто должен выступать в роли автора письма

Деловое письмо может написать любой сотрудник, у которого есть полномочия представлять организацию. Например, менеджеры отдела продаж отправляют выгодные предложения о закупке товара постоянным клиентам компании. Все письма нужно утверждать у руководителя, так как их пишут от лица организации. 

Деловое письмо вам может написать клиент, но чаще покупатели предпочитают звонить в компанию. Подключите Коллтрекинг Calltouch, чтобы понимать, какая реклама приносит звонки, а какая тратит бюджет. Система записывает звонки клиентов и формирует отчеты по часам и дням, интегрируется с популярными сервисами и CRM. Прослушивая звонки, улучшайте скрипты продаж для менеджеров и корректируйте рекламные кампании.

Как писать деловое письмо

Рассмотрим универсальный алгоритм написания делового письма. Он подойдет для переписки с любой организацией или официальным лицом.

Проверьте свой адрес электронной почты

Лучше отправлять письма с корпоративной почты — по названию почтового ящика получатель сразу поймет, с кем имеет дело. 

Если вы пишете с личной почты, убедитесь, что адресат узнает отправителя. В названии вашей электронной почты должны быть имя и фамилия.

Выберите читаемый шрифт

Определите два постоянных шрифта для компании — для основного текста и заголовков. Комбинируйте типы шрифтов. Например, для текста выберите шрифт с засечками, а для заголовков — без. Печатайте заголовки крупным кеглем с полужирным начертанием, чтобы выделить их. 

Для объемного текста остановитесь на шрифте с засечками — Georgia или Times New Roman: они облегчают чтение большого письма. Для нескольких предложений подойдут шрифты без засечек — Arial, Helvetica, Verdana или Calibri.

Продумайте тему

Тема формирует это первое впечатление адресата о вас. Чтобы определить ее, сформулируйте цель письма. 

Понятный и лаконичный заголовок — лучший способ начать официальную переписку. Это может быть болевая точка в бизнесе, постановка задач, созвон с клиентом или встреча. Примеры тем: «Предложение о сотрудничестве», «Продолжение встречи в [место] [число]».

Сформулируйте приветствие

Если вы обращаетесь к руководителю, деловому партнеру или потенциальному клиенту, используйте формальный тон.

Примеры:

• Уважаемый(-ая) [имя, отчество];
• Здравствуйте, [имя, отчество];
• Добрый день, [имя, отчество].

Пишите кратко и понятно

Не заставляйте собеседника тратить время на чтение лишних подробностей. Из-за загруженности на работе адресат может не добраться до сути и закрыть сообщение. Если коротко и четко сформулировать идею, вас правильно поймут и вы получите ответ. 

Форматирование поможет сделать письмо эффективным и легким для чтения. Делите текст на абзацы, делайте маркированные списки, выделяйте важную информацию. Сплошной текст читать тяжело.

Используйте формальное завершение

Завершайте деловые письма фразами:

• «Спасибо за уделенное время»;
• «С уважением, …»;
• «Благодарю за ответ»;
• «Хорошего дня»;
• «До встречи».

Также можно высказать свои пожелания о дальнейшем сотрудничестве. Например, о ведении общего проекта, новых сделках, участии в конференции.

Разработайте подпись

В подписи к электронному письму указывают:

• ФИО, должность, название компании;
• контактную информацию — номер телефона, сайт, адрес организации;
• логотип;
• ссылки на соцсети компании или сотрудника.

Не перегружайте подпись лишними данными и делите ее на абзацы. 

Проведите корректуру

Перед отправкой 2–3 раза внимательно перечитайте письмо. Проверьте, правильно ли вы написали имя получателя и название компании. Адресат может воспринять ошибки в сообщении как неуважение к себе. Включите проверку правописания в сервисе электронной почты. 

Образец делового письма

Структура делового письма:

• официальное приветствие;
• вступление — автор письма представляется, рассказывает о себе и переходит к сути вопроса;
• основная часть (суть письма) — изложение информации, перечисление возникших вопросов или запрос чего-либо; 
• заключение — пожелания и благодарность; 
• вложения в электронном сообщении — графики, отчеты, копии приказов, инструкции, чек-листы и подобное;
• контактные данные — электронная подпись.

Указание реквизитов компании в контактных данных придает письму юридическую значимость. При необходимости электронную корреспонденцию можно предоставлять суду в качестве аргумента. 

Далее рассмотрим восемь примеров официальных писем. 

Деловое письмо о сотрудничестве

Уважаемый Сергей Андреевич!

Меня зовут Мария Алексеевна, я маркетолог в компании здорового питания [название]. 

Предлагаем вам сотрудничество. Наши преимущества: [перечисление достоинств]. При заключении договора для вас будет персональная скидка — 7% на всю продукцию. 

Прикрепляю к письму коммерческое предложение. Прошу ознакомиться с ним и сообщить о решении.

Всего доброго!

[электронная подпись]

Деловое письмо-просьба

Добрый день, Лариса Ивановна!

Просим вас организовать собрание всех отделов в нашем конференц-зале 20 ноября 2023 года.

Причина встречи — обсуждение новогоднего корпоратива. 

С уважением,

[электронная подпись]

Гарантийное деловое письмо

Здравствуйте, Александр Анатольевич!

Прошу в ближайшие два дня отгрузить товар на наш склад в Екатеринбурге. Оплату гарантирую. 

Во вложении точный адрес склада и необходимые позиции товара.

Хорошего дня!
[электронная подпись]

Письмо партнерам

Добрый день, Владислав Витальевич!

Сообщаем вам, что руководитель отдела снабжения Сидорчук Семен Иванович с 13 мая 2023 года ушел на больничный.

Его замещает старший менеджер отдела Никонов Петр Петрович. Пожалуйста, свяжитесь с ним для обсуждения задач.

Прикрепляю контактные данные Петра Петровича.

Надеемся на ваше понимание.

[электронная подпись]

Письмо-обращение

Уважаемая Софья Николаевна!

Прошу вас провести перерасчет оплаты коммунальных услуг за август 2023 года. 

Во вложении квитанции и чеки об оплате. 

Спасибо. 

[электронная подпись]

Письмо руководителю

Здравствуйте, Вадим Дмитриевич!

Месяц назад, 23.04.2023 года, я заказал партию рюкзаков в вашей компании. 30% товара — брак. 

Прошу вернуть стоимость испорченных вещей или заменить их. 

Во вложении прикрепляю фотографии бракованного товара, договор, чек об оплате.

С уважением,

[электронная подпись]

Письмо в компанию

Добрый день, Наталья Александровна!

Мы разработали сайт для компании [название]. Согласно пункту [название пункта] нашего договора мы должны были получить оплату за оказанные услуги две недели назад. 

Задолженность составляет [сумма] рублей. Просим перечислить оплату в ближайшие дни на расчетный счет компании [название]. Иначе мы будем вынуждены принудительно взыскать данную сумму с вашей компании, а также расходы на обращение в суд. 

Реквизиты для перечисления оплаты во вложении.

Надеемся на понимание.

[электронная подпись]

Письмо контрагенту

Здравствуйте, Николай Васильевич!

Информируем вас о том, что у нашей компании сменились реквизиты. Новые реквизиты указаны в прикрепленном файле.

Хорошего дня!

[электронная подпись]

Бизнес

Читайте также:

Говорит и показывает Calltouch: декабрь

Говорит и показывает Calltouch: декабрь

Как оформить деловое письмо на английском языке

Письмо для англоговорящего получателя состоит из следующих элементов:

• Адрес отправителя (Address of Sender). Российские адреса транслитерируют. Представляться в начале письма не нужно — это делают в завершении.
• Дата (Date).
• Имя, должность и адрес получателя (Name, Position and Address of Recipient).
• Приветствие (Salutation). Обратиться к получателю можно с помощью слова Dear (дорогой, уважаемый). Выстраивайте приветствие в зависимости от того, что вам известно о получателе: фамилия, пол, должность. Например «Dear Mr./Mrs. Smith», «Dear Dr. Addison», «Dear colleagues» (для обращения в профессиональных кругах).
• Основная часть (Body). Изложите суть письма. Например, если вы приглашаете адресата на конференцию, основная часть может быть такой: «Our company cordially invites You to participate in Marketing Conference on Friday, the 11 of October at 5 p.m.» (Наша компания приглашает вас принять участие в Маркетинговой конференции в пятницу, 11 октября, в 17:00).
• Заключение (Closing). Например, сообщите, что ждете встречи с адресатом: «We look forward to seeing you at the event» (Будем рады видеть вас на мероприятии).
• Подпись (Signature). Выразите радушие и представьтесь, например: «Sincerely / Best regards, M. Nikonov, CEO of XYZ» (Искренне ваш / С наилучшими пожеланиями, М. Никонов, генеральный директор XYZ).
• Приложения (Enclosures). Например, для участия в конференции можно отправить информационное письмо или форму заявки.

Какие ошибки допускают

Ошибки в деловых письмах могут привести к отказу от сотрудничества, поэтому:

• Не используйте сложные термины. Пишите просто, чтобы читатель с первого раза понял, что вы от него хотите.
• Не пишите много. Подробности можно выяснить при встрече, а в письме они будут только отвлекать. Если детали важны, оформите их в виде приложений.
• Не повторяйтесь. Тавтология увеличивает объем текста и сбивает с толку.
• Не ошибайтесь. Проверяйте все имена, цифры, названия перед отправкой сообщения.
• Не употребляйте архаизмы (сей год, каковой, при сем). Эти обороты устарели и приводят получателя в недоумение.
• Не используйте фамильярный стиль общения. Будьте тактичны и уважительны.

В какие сроки нужно ответить на письмо

Не отвечать на письмо несколько дней — это нарушение делового этикета. Желательно отреагировать в течение 2–3 часов. Если для ответа требуется больше времени, предупредите адресата. Напишите, что вы получили письмо, и сообщите примерный срок ответа. 

Обычно сотрудники проверяют электронную почту утром и перед уходом. Пишите в эти временные интервалы, чтобы сообщение не потерялось в списке входящих, а решение вопроса не затянулось надолго.

Клиенты могут написать вам в нерабочее время. Чтобы не потерять покупателей, установите на сайт виджет сбора заявок Calltouch. Инструмент предложит пользователям указать свои контакты — как только начнется рабочий день, специалисты колл-центра свяжутся с потенциальными клиентами.

Как написать деловое письмо после проведенной встречи 

Такое письмо нужно, чтобы подвести промежуточные итоги и определить планы дальнейшей работы. Поэтому укажите в нем: 

• Тему встречи — о чем был разговор, когда и кто в нем участвовал.
• Договоренности — к каким соглашениям и срокам пришли по итогам встречи. Это поможет напомнить об обязательствах и зафиксировать план действий.
• Благодарность за уделенное время. 
• Пожелания и предложения. Например, к формату новой встречи.
• Контактные данные участников.

Коротко о главном

• Деловые письма делят на коммерческие и некоммерческие, требующие ответа и нет, для одного адресата или нескольких лиц. 
• В письме должны быть официальное приветствие, вступление, суть письма, пожелания, прикрепленные файлы, электронная подпись. 
• Будьте уважительны к собеседнику, формулируйте мысли кратко и четко. 
• Отвечайте на входящие письма в течение 2–3 часов.