Компенсация неиспользованного отпуска: кому и когда положена денежная выплата

Сотрудники могут запросить компенсацию неиспользованных дней отпуска при увольнении или в конце рабочего года. Несмотря на законодательное регулирование и большое количество доступных калькуляторов, есть неочевидные нюансы в том, кому и сколько можно заплатить за неотгуленный отпуск.

Расскажем о замене отпуска денежной компенсацией и о том, как определить ее сумму.

Что такое компенсация за неиспользованный отпуск

Это денежная сумма, которая полагается сотруднику за то, что он: 

• не воспользовался положенным по закону отпуском перед увольнением; 
• не отгулял часть удлиненного отпуска.

Второе условие применяют только для определенных категорий работников, отпуск которых по закону составляет более 28 дней. Если же сотрудник со стандартным отпуском остается на работе, неиспользованные дни переносятся на следующий год. Например, если из 28 дней работник был в отпуске только 21, то в новом году он имеет право отдохнуть не 28, а 35 дней.

Бизнес

Читайте также:

«Доставка и оплата» в интернет-магазине: образцы текста и правила оформления

«Доставка и оплата» в интернет-магазине: образцы текста и правила оформления

Кто может рассчитывать на компенсацию

Не каждый работник имеет право на компенсацию неиспользованного отпуска. Она полагается:

• Увольняющимся специалистам (ст. 127 ТК РФ). Подав заявление, работник может уйти в отпуск с последующим увольнением. В этом случае ему заплатят отпускные, но не компенсацию.
• Специалистам с отпуском более 28 календарных дней (ст. 26 ТК РФ). К этой категории относятся инвалиды, военнослужащие, педагоги, научные сотрудники, спасатели, специалисты с ненормированным графиком, судьи, прокуроры, следователи и те, кто работает на Крайнем Севере.

Нельзя компенсировать деньгами основной и дополнительный отпуск беременным женщинам, несовершеннолетним и тем, кто работает на вредном производстве.

Порядок расчета отпускного стажа

Чтобы выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск, работодатель и сотрудник должны следовать алгоритму.

Сотрудник подает заявление. В нем он просит заменить ежегодный оплачиваемый отпуск (или его часть) денежной компенсацией. Заявление пишут на имя директора компании в свободной форме.

Работодатель оформляет приказ. Он составляется в произвольной форме, но обязательно содержит данные:

• ФИО сотрудника и его должность;
• количество неиспользованных отпускных дней и расчетный период;
• основание;
• реквизиты обеих сторон и заявление сотрудника.

Работодатель рассчитывает сумму компенсации. Для этого нужно:

1. Определить учетный период. Отделы кадров используют понятие «рабочий год» — момент выхода на работу + 365 дней. Он не всегда совпадает с началом календарного года.
2. Выявить неотработанное оплаченное время. Это больничные, периоды декрета, простои на работе.
3. Суммировать выплаты за учетный период. Нужно учесть не только оклад, но и премии, стимулирующие и компенсационные выплаты. Социальную помощь и командировочные в расчет не включают.
4. Определить средний дневной заработок. Если сотрудник отработал все положенные дни в году, воспользуйтесь формулой:

Формула для исключения неотработанных оплаченных периодов:

5. Рассчитать сумму. Средний дневной доход умножают на количество неиспользованных дней отпуска. Чтобы упростить задачу, используйте калькулятор расчета.

Сотрудник подписывает приказ. Затем ему выплачивают деньги. Если в компании ведут личные карточки персонала, работодатель вносит сведения о компенсации в раздел «Отпуск».

Сквозная аналитика Calltouch позволит учесть все касания с вашей рекламой и оценить ее эффективность. Сервис интегрируется с CRM и популярными системами аналитики, что позволяет получить точную картину по количеству лидов, продажам и сумме прибыли. Вы узнаете, какая реклама привлекает клиентов и приносит доход.

Налоги и вычеты

Работодатель обязан уплатить с суммы компенсации НДФЛ и страховые взносы в ПФР, ФСС и ФФОМС. Это нужно сделать независимо от основания для начисления выплаты — по увольнению или письменному заявлению.

В справке 2-НДФЛ компенсацию неиспользованного отпуска указывают с кодом «4800».

Коротко о главном

• Неиспользованный отпуск заменяют денежной суммой сотрудникам, которые увольняются по собственному желанию, или тем, у кого отпуск длится более 28 дней.
• Компенсация не полагается несовершеннолетним, беременным и работникам вредных производств — они обязаны пользоваться отпуском полностью.
• Размер компенсации рассчитывается на основании количества неотгуленных дней и среднего суточного заработка в расчетном периоде.
• Сумма компенсации облагается налогами и страховыми взносами.