Чек-лист: что это такое, как его составить и правильно вести

Что такое чек-лист — известно каждому пилоту. Собственно, авиация — это и есть, как принято считать, та отрасль, которая дала миру чек-листы. В своё время авиаторы поняли — процесс управления летательными аппаратами настолько усложнился, что для обеспечения безопасности полётов просто необходимо дополнительное средство контроля даже малейших процедур. Внимание: в конце статьи бонус для маркетологов.

До сих пор использование чек-листов или, на русский манер, контрольных карт — обязанность пилотов, в то время как подавляющее большинство специалистов может позволить себе роскошь пренебрегать ими. Отдельные карты на запуск двигателей, руление, взлёт и так далее — необходимое условие обеспечения сохранности человеческих жизней. То же можно сказать и про хирургов, в работе которых приходится учитывать десятки критически важных факторов подготовки и проведения операций.

Что такое чек-лист

Что это всё-таки за предмет, который отвечает за жизни людей? Чек-лист — это список пунктов, составленный в произвольном виде — в блокноте, на смартфоне или маркерной доске. Обычно это, как выразились бы специалисты по базам данных, два поля — булева переменная и string. Хорошо, попроще — словесное описание процедуры и отметка «сделано».

Перед выполнением процедур, галочка ещё не проставлена, есть только список. По мере выполнения задач или проверки условий из списка, вы отмечаете пункты удобным для себя знаком, свидетельствующим о том, что проверка пройдена, действие совершено.

Причём, как можно понять из уточнений, существует много различных видов чеклистов. В контексте сферы применения бывают бытовые и профессиональные списки дел. По типу пунктов можно выделить проверку условий и постановку задач для выполнения.

Один пункт — одна задача, так как именно в целях концентрации внимания используются подобные списки.

Бесплатно Электронная книга

23 действующих способа сделать свой маркетинг круче, быстрее, эффективнее, чем сейчас Получить бесплатно

Чем он отличается от других списков

Чек-листы часто путают с гайдами, списками дел и пошаговым планом. Посмотрим, в чем отличие листов от этих способов планирования.

От гайда

Гайд — это своего рода рекомендации. Она включает в себя действия, которые нужно совершать в определенной последовательности, например, гайд по выпечке или по использованию Фотошопа. У руководства могут быть различные варианты действий (разные ингредиенты или способы получения результата).

От списка дел

Список дел составляется для каждой конкретной задачи. Например, покупка продуктов, оборудования, мытье посуды в случае с приготовлением торта. Список дел характеризуется возможностью сосредоточиться на делах, которые нужно сделать здесь и сейчас. При этом порядок действий не имеет значения.

От пошагового плана

Пошаговый план — это поэтапная инструкция, которой необходимо строго придерживаться для получения результата. Здесь нельзя отменить или перенести следующий пункт, так как важна установленная последовательность действий.

Знания про маркетинг, аналитику, диджитал, быстро и бесплатно

• Новый скилл всего за 1,5 часа
• Практические знания
• Интерактивные юниты
• Без оплат и встроенных покупок

Пройти юнит

Функции чек-листов

Главная функция чек-листов — наводить порядок в расписании. Они нужны для того, чтобы:

• зафиксировать все бытовые и рабочие задачи;
• выполнить их в срок;
• отслеживать результат или прогресс в задаче.

Область применения

Среди бытовых примеров легко подобрать несколько, только вспомнив себя и свою семью. Например, чек-листы сбора портфеля для ребёнка:

• Дневник
• Пенал
• Папка с тетрадями
• Учебники
• Сменная обувь

Чек-лист выхода из квартиры для делового человека:

• Кошелёк
• Ключи
• Паспорт
• Ручка
• Визитки
• Гарнитура

Те, кто самостоятельно планирует свой отпуск, наверняка прекрасно знают процедуру получения шенгенской визы:

• Анкета
• Фото
• Справка с работы
• Копии трудовой книжки
• Выписка с банковского счёта
• Бронь жилья
• Бронь транспорта
• …

Такой подход помогает быть более организованным и собранным.

Назначение

Чек-листы применяются в качестве:

• Руководства к действию

Если для достижения какого-либо результата вам необходимо проделать последовательность действий, может пригодиться план. Пошаговый план действий, записанный на носителе, будь то смартфон или блокнот, станет отличным чек-листом.

Для домохозяйки это может быть рецепт приготовления обеда. Листок бумаги, на котором записан алгоритм действий — «залить воду в кастрюлю», «томить в духовке полчаса» и другие — наиболее знакомый и проверенный временем подход.

Команда инженеров на производственной линии сборки сложной техники обязательно пользуется инструкцией, где прописана последовательность действий. Когда речь идёт о высокотехнологичных проектах, ошибки недопустимы.

• Средства контроля параметров

Разница может быть едва уловимой, но всё же существует своя специфика у процессов, которые требуют не выполнения чётких действий для получения конкретного итога, а, скорее, проверки состояния систем.

Чаще это касается чек-листов, в которых последовательность выполнения пунктов может не быть критичной, как, например, со списком продуктов в магазине — вам не обязательно покупать их в строгом порядке. Основное назначение таких чек-листов — напомнить, что именно нужно сделать, или в каком состоянии должна находиться та или иная система.

Веб-мастер может самостоятельно изготовить себе чек-лист по настройке новой рекламной кампании. Документ позволит проконтролировать, количество объявлений, группы объявлений, бюджеты и аудитории, все ли площадки запущены.

• Инструмента мотивации

Немало людей чувствительных, да и вполне обычных знают на собственном опыте, как тяжело и временами страшно приступать к одной большой задаче. Тем не менее, как говорится, слона надо есть по кусочкам. Чек-лист, в котором задача декомпозирована на более мелкие, помогает решиться и мотивировать себя поэтапным прогрессом. Задача становится всё более лёгкой и менее пугающей по мере того, как строки с микро-задачами заполняются галочками.

Также чек-листы можно применять для выработки полезных привычек. Составьте себе ежедневный план по правильному питанию или физической активности. Так будет легче контролировать себя и достигать успехов.

Для более комплексного подхода к личной эффективности, обратите внимание на материал Как применять правило Парето: примеры закона 80 на 20 в бизнесе и жизни.

Внедрение чек-листов часто встречает сопротивление со стороны исполнителей, которые не хотят чувствовать себя роботами. Идеально сначала «продать» им идею использования чек-листов. Пояснить, что чек-лист не автоматизирует их деятельность и не принижает опыт, профессионализм и компетенции, а наоборот освобождает мозг исполнителя от рутинных действия, позволяя сконцентрироваться на более сложных или творческих задачах.

Бизнес

Читайте также:

Как составить согласие на обработку персональных данных

Как составить согласие на обработку персональных данных

Ситуации

• Выполнение задач. Самый распространённый вид чек-листов. Используются, чтобы описать порядок шагов, ведущих к достижению цели. Не годятся для экстренных ситуаций.
• Экстренные. Для критических событий используются специфические чек-листы. Говоря, опять же, о знакомых нам пилотах гражданской и военной авиации, можно упомянуть, что у них есть не только взлётно-посадочные чек-листы, но и алгоритмы действий на случай отказа двигателя или ухода на второй круг при неудавшейся посадке.
• Координация. Такие чек-листы пригодятся, чтобы помочь сработаться команде, не знакомой с процессом и в которой люди могут не знать друг друга.
• Выработка дисциплины. Выше уже упомянуты чек-листы мотивации — собственно, речь о том же.
• Срочные действия. Так называемые To-Do листы для экспресс-выполнения задач.

Мы в Колтач создали умные чек-листы для интернет-маркетологов. С помощью интерактивного инструмента можно учесть все этапы запуска проекта и проконтролировать выполнение задач. Выбрать можно из 10 чек-листов под специфические ситуации:

• Настройка обратного звонка для контекстной рекламы;

Попробуйте виджет обратного звонка Calltouch, у него простые и гибкие настройки. И много возможностей — вызов обратного звонка можно настроить на любую форму с полем телефона.

• Проверка ключевых настроек рекламных кампаний в Яндекс;
• Проверка важных настроек рекламных кампаний в Google;
• и другие.

Преимущества

Чек-листы позволяют освободить «оперативную память» мозга от рутинных задач и процессов. Если постоянно держать в голове много мелочей, это отнимает много энергии, снижает концентрацию внимания, приводит к расфокусировке и бессилию.

Явными преимуществами данного метода являются:

• Существенное повышение производительности. Вы экономите массу времени и не задействуете собственные ресурсы, чтобы постоянно держать в голове второстепенные детали. Все усилия направлены на выполнение основной задачи, поэтому всё удаётся быстрее и с большим КПД.
• Исключение или уменьшение количества ошибок. Если последовательность действий зафиксирована, то большая часть работы уже выполнена. На этапе планирования уже не может произойти ошибки — план закреплён в чек-листе, по которому вы двигаетесь. Всё внимание сосредоточено на процессе выполнения важнейшей части проекта.
• Упрощение процесса делегирования. Вместо того, чтобы вытаскивать из памяти и заново формулировать порядок выполнения одной или многих процедур, вы передаёте коллегам или подчинённым готовый алгоритм, где всё учтено. Вы не тратите время и силы на интернирование кадров, а продолжаете заниматься насущными делами в то время, как те успешно вливаются в процесс с помощью чек-листов.
• Формирование дисциплины. Чёткий выверенный алгоритм подстёгивает к регулярной активности, помогает быть продуктивным.
• Облегчение контроля исполнения задач. Помимо того, что вы понимаете, как ставить задачи, с чек-листом вы также ясно видите, как проверять результат их выполнения.

Виды чек-листов

Сделай-проверь (do-confirm).

Подходит для опытных исполнителей, которые просто должны проверить, что ничего не упущено.

Прочитай-сделай (read-do).

Ориентирован на новичков. Нужно просто читать и пошагово выполнять достаточно простые действия. К примеру, сборка мебели.

Что такое процесс и цели в чек-листах

Под процессом мы подразумеваем действия на пути к определенному результату, то есть к цели. Процессы могут быть разовые или периодические, например, ежедневные, еженедельные, ежеквартальные.

Чек-лист для описания процессов

С помощью таких чек-листов вы фиксируете шаги к реализации отдельной задачи. Один и тот же лист можно использовать повторно, например, список вещей для путешествий.

Чек-лист для проверки

Чек-листы — удобный инструмент проверки конкретных признаков, например:

• Проверка прогресса.  Пригодится типмлидам и продакт-менеджерам, чтобы отслеживать ключевые моменты задачи.
• Проверка правильности. В листе указаны критерии, по которым можно оценить качество продукта или работы.
• Изучение технических характеристик продукции. Например, перед покупкой телефона вы смотрите на количество мегапикселей, объем памяти корпуса и операционную систему.
• Сбор информации для анализа. Если вам нужно собрать информацию про конкурентов, выделите для себя важные вопросы в чек-листе, чтобы не потеряться в процессе поиска.

Все эти пункты применимы и для бытовых, и для рабочих вопросов.

Оформление чек-листа

• Важно определить тип чек-листа.
• Желательно использовать 3 колонки. В первой — порядковый номер, во второй — формулировка задачи, в третьей — отметка о выполнении либо статусе проверки.
• Один пункт включает в себя одно простое действие.
• Каждый пункт формулируется лаконично из 2-3 слов.
• В один чек-лист оптимально включать от 5 до 20 пунктов. Если требуется больше, то лучше разбить процесс на этапы и для каждого этапа разработать отдельный чек-лист.
• Размещать чек-лист лучше всего на одном листе или на одном экране компьютера, планшета или смартфона без необходимости прокрутки.
• Пункты должны быть расположены в логичной последовательности.
• Можно устанавливать временные рамки для выполнения отдельных пунктов или их групп.
• Нет необходимости стараться указать абсолютно всё. Достаточно включать самое важное, что непосредственно влияет на достижение результата или его качество.
• При оформлении желательно использовать не более двух цветов. Для выделения текста и расстановки акцентов лучше использовать заглавные и курсивные буквы, а не разные цвета, чтобы пёстрое оформление не отвлекало внимание.

Чек-листы, имеющие отношение к определённым поведенческим триггерам, лучше всего располагать там, где эти самые триггеры чаще всего срабатывают. Например, напоминание о том, что нужно сделать зарядку до завтрака, можно разместить возле чайника на кухне. Личные — в смартфоне, на рабочем столе компьютера, ноутбука, планшета или в ежедневнике. Рабочие — на видном месте или рабочем столе компьютера сотрудника. Доступ к коллективным чек-листам должен быть быстрым и удобным для скачивания и распечатывания. Рекомендуем использовать облачные хранилища.

Для интернет-маркетолога неотъемлемым и ежедневным пунктом в чек-листе является проверка отчетов в сервисе сквозной аналитики для контроля ситуации и быстрого реагирования, если что-то идёт не так.

Например, в Calltouch есть специальные дашборды как раз для этой цели, в которые вы можете вывести ключевые показатели в наглядном виде. Панели агрегируют информацию из виджетов на сайте. У пользователя появляется возможность скомбинировать только самые важные метрики и отслеживать их непрерывно. Например, построить статистику воронки продаж.

Где создать чек-лист

Чек-лист составляется на бумаге, в современных текстовых редакторах или в таблицах Excel или OpenOffice. Для более сложных вариантов чек-листов есть приложения с расширенным функционалом.

Примеры чек-листов

Существует несколько распространенных форматов чек-листов, которые удобно применять в повседневной жизни.

Трекер

Этот формат направлен на то, чтобы отслеживать регулярность определенного действия. Это удобно, чтобы внедрять полезные привычки и следить за числом прошедших дней. Трекеры также могут включать в себя мотивацию, например, покупка приятного подарка, если человек не бросил свои занятия через неделю.

Бинго

Бинго — это аналог лото, который обрел популярность в соцсетях. Только это не поле с цифрами, а изображение, поделенное на несколько квадратов. В каждой секции есть фраза, характеризующая ситуацию или поведение группы людей. Если вы видите, что фраза в квадрате для вас жизненная — зачеркивайте квадрат. Бинго может состоять из любых тем: от личных вопросов до рабочих совещаний.

Развлекательный чек-лист

Этот формат не подойдет для решения сложных, многоступенчатых задач. Он создается именно для развлечений. Сюда, например, можно отнести чек-лист «Создание осеннего настроения», «Обустройство рабочего места», «Что нужно успеть сделать до … лет».

Бизнес

Читайте также:

Платформы для дистанционного обучения – топ 15

Платформы для дистанционного обучения – топ 15

9 лучших онлайн-приложений для создания чек-листов

Чтобы не думать над оформлением и структурой чек-листа, воспользуйтесь специальными приложениями. Мы подобрали для вас 9 популярных программ для этой задачи.

Connecteam

Приложение для работы малого бизнеса. Пользователям доступна возможность заполнения планов, форм, отчетов, заточенных под дистанционную работу. Connecteam предлагает бесплатный тарифный план, совместимый с работой на смартфоне.

Zenkit To Do

Программа подходит для решения рутинных задач. Информация собирается в одном месте и касается разных сфер: от чек-листов по работе с клиентами до технических документов. Присутствует бесплатный тариф.

Any.do

Софт имеет две основные функции: создание чек-листов и заполнение календаря-ежедневника. Функции дают возможность строить планы в соответствии с расписанием или местоположением, делиться задачами с другими пользователя. Есть синхронизация с Google Календарем и iCloud.

Evernote Business

Еще один инструмент для работы малого бизнеса: он используется преимущественно как облачное хранилище. Также программа позволяет разработать чек-листы, синхронизировать задачи между сотрудниками для их согласования.

Google Keep

Google предлагает возможности для создания ежедневных чек-листов. В них можно добавлять списки, голосовые записи, изображения и заметки. Кроме того, вы можете ставить теги, структурирующие контент по темам.

WorkFlowy

Это планировщик с бесплатным тарифным планом для чек-листов. В бесплатном тарифом можно писать до 100 чек-листов ежемесячно. Созданные документы можно отправлять другим пользователям, вписывая туда расписание сотрудников.

#365done

Конструктор формирует простые чек-листы с помощью встроенных шаблонов. Шаблоны предлагаются на разные темы: от еженедельного расписания до трекеров. Присутствует простой визуальный редактор, в котором вы можете менять макет под необходимую задачу.

Remember The Milk

С этим приложением вы создадите базовые чек-листы, которые можно синхронизировать сразу на нескольких устройствах. В документах можно ставить напоминания, дедлайны и определять приоритеты выполнения задач.

JotForm

Конструктор для сбора информации и создания различных чек-листов, в том числе в PDF-формате. В программе есть возможность редактировать готовые шаблоны в PDF. В настройках вы можете установить напоминания, которые приходят на электронную почту.

Как и обещали – бонус

Мы выяснили, что чек-листы, пришедшие к нам из авиации, полезный и важный инструмент. Маркетинг, по сути, то же пилотирование: одно неверное движение, и ваша реклама не взлетит. Чтобы такого не произошло, мы подготовили для вас чек-лист настоящего маркетолога, где учли все необходимое. Дьявол кроется в мелочах. Не упустите ни одну из них. Забрать бесплатные чек-листы.

Итог

Чек-лист — инструмент для решения профессиональных и личных задач. Главный принцип хорошего чек-листа — последовательность, логичность и краткость. С ними вы можете привести планы в порядок на бумаге или в мобильных приложениях.