Как работать в Яндекс.Календаре: настройки и синхронизация

Яндекс.Календарь — это удобный инструмент для планирования, совместного или индивидуального выполнения работы. Он поможет вам назначить и распределить задачи, установить четкие сроки их выполнения и организовать встречи. Рассказываем о том, как настроить Яндекс.Календарь и работать в программе.

Для каких задач подойдет

Инструмент подойдет и для выполнения частных повседневных задач, и для управления несложными процессами в бизнесе. Он поможет:

• распланировать свой день и отследить выполнение назначенных дел;
• создать встречу и пригласить на нее других пользователей;
• согласовать графики, если ваши коллеги или партнеры тоже пользуются Календарем;
• назначить задачи по проекту и выставить дедлайны.

Плюсы и минусы программы

Мы выделяем преимущества и недостатки Яндекс.Календаря в сравнении с аналогом — Google Календарем.

Плюсы Яндекс.Календаря:

• функция корректировки планов и календарей;
• возможность создания списка задач;
• настройка повторяющихся событий;
• получение уведомлений по нескольким каналам.

Минусы сервиса:

• отсутствие поиска — события можно искать только вручную, задав временной диапазон;
• невозможность изменить цвет задач и выстроить их по приоритету;
• недостаточный функционал для среднего и крупного бизнеса.

Если Яндекс.Календарем бизнесы пользуются еще не очень активно, то контекстная реклама в Яндексе  для многих давно стала одним из основных каналов привлечения трафика. Подключите Сквозную аналитику Calltouch, чтобы получать данные о кликах, лидах, сделках и прибыли с контекста и других рекламных источников. В вашем распоряжении будут удобные и наглядные отчеты на BI-дашбордах. С их помощью вы поймете, какие рекламные вложения окупаются, а какие — нет, и оптимизируете маркетинговый бюджет.

Как пользоваться Яндекс.Календарем

Календарь выглядит так: на верхней горизонтальной линии обозначены даты, на вертикальной — время. Автоматически показывается актуальная неделя, но вы можете настроить другой вид: день, месяц или расписание задач. Текущая дата выделена светло-серым оттенком. Теперь расскажем подробнее об управлении сервисом.

Как создать Яндекс.Календарь. При открытии сервиса запускается разметка с пустыми полями. Вы можете работать в ней или составить новый календарь. Порядок настройки: 

1. В боковом меню слева найдите раздел «Новый календарь» и кликните на него.
2. Введите наименование календаря в строку «Название». Выберите цвет, которым будете маркировать свои события.
3. Настройте рассылку уведомлений — за минуту, час, день или неделю. Выберите, каким способом они будут вам приходить, — на почту, по SMS или в приложении.
4. Выберите, кто сможет видеть события, — приглашенные или любой желающий. Если вы поставите галочку в поле «События влияют на занятость», то увидите, есть ли у нового участника, которого вы добавляете, планы в конкретное время.
5. Нажмите кнопку «Создать». Календарь отобразится в левой панели экрана.

Как добавить событие в Календарь. Следуйте алгоритму:

• В левом верхнем меню нажмите «Создать событие».
• В появившемся окне заполните поля — название, описание, сроки. 
• Отметьте галочку рядом с пунктом «Весь день», чтобы событие заполнило все клетки дня, или «Повторять», если собираетесь проводить событие неоднократно. Откроются дополнительные настройки, где вы сможете задать периодичность, — это удобно для планирования еженедельных совещаний.

Маркетинг

Читайте также:

События Calltouch: Callday.Finance

События Calltouch: Callday.Finance

Есть и более простой способ. В Календаре кликните на ячейку с нужной датой и временем — вы вызовете форму с минимумом необходимых полей. В ней будет название, описание (опционно), время и дата. Если упрощенной формы недостаточно, кликните на шестеренку в правом верхнем углу окна, чтобы открыть дополнительные настройки. Или активируйте кнопку «Перейти к полной форме» внизу карточки и заполняйте ее согласно первому алгоритму.

Как пригласить участников. Вы можете пригласить других пользователей, когда создаете событие: 

1. В окне события найдите строку «Участники» и по очереди вводите в нее электронные почты приглашенных. 
2. Ниже заполните подробности: укажите место, дату и время уведомлений, статус и видимость. 
3. Вы можете дать участникам право редактировать встречу и приглашать других. Для этого отметьте галочки около соответствующих опций.

Сервис позволяет приглашать пользователей и после того, как вы создадите встречу. Нажмите на нужную карточку, а после — на кнопку «Редактировать». В появившемся окне найдите раздел «Участники», вписывайте их электронные адреса или имена поочередно.

Также вы можете отправить ссылку участникам вручную. Выберите событие и найдите иконку ссылки (справа, возле крестика). Нажмите на нее — и адрес встречи сохранится в буфер обмена. Отправьте ссылку по email или через любой удобный мессенджер.

Как подписаться на Календарь. Чтобы получать уведомления о событиях из чьего-либо Календаря, в боковом левом меню панели кликните на «Новая подписка». Укажите адрес и имя календаря, настройте уведомления.

Как создать список дел. Вот порядок действий:

1. В правой верхней панели вашего Календаря найдите иконку квадрата с галочкой. Нажмите на нее.
2. Нажмите кнопку «Создать список дел».
3. Введите название списка. Теперь можете добавлять задачи, создавая их через «Новое дело».

В Календаре появятся ваши дела. Чтобы отметить завершенные, поставьте галочку в квадрате слева от задачи. Дело переместится в раздел «Выполненные». Если не отметить задачу, программа перенесет ее в «Просроченные».

Как импортировать и экспортировать Календари и события 

Чтобы экспортировать события из Яндекс.Календаря, действуйте так:

1. В левом меню наведите курсор на название календаря и нажмите на появившийся символ-шестеренку.
2. Откроется окно настроек. Нажмите «Экспорт» в верхней горизонтальной строке.
3. Выберите формат (iCal, HTML или CalDAV), скопируйте ссылку и добавьте ее в другой календарь.

Порядок импорта:

1. В левом меню кликните на «Новый календарь». Откроются настройки.
2. Перейдите во вкладку «Импорт».
3. Выберите вариант импорта — из файла/по ссылке. В ниспадающем меню «Импортировать в» выберите календарь, в который вы собираетесь включить события.
4. Нажмите на «Импортировать» внизу страницы.

Как поделиться Календарем

Следуйте алгоритму:

1. Зайдите в настройки и кликните на «Доступ».
2. Если вам нужно поделиться ссылкой на Календарь, скопируйте ее из поля «Публичный адрес». Для размещения календаря на сайте скопируйте код для вставки из соответствующего поля. Воспользуйтесь секретным адресом, если хотите дать возможность просматривать события без права доступа.
3. В поле «Выдать права доступа» укажите пользователей, с которыми планируете совместную работу.

Краткие выводы

• Яндекс.Календарем можно пользоваться как для планирования личных дел, так и для решения задач бизнеса.
• Сервис позволяет сформулировать единичные или повторяющиеся задачи, назначить сроки и сделать календарь доступным для других пользователей.
• Вы можете приглашать участников на событие и позволять им добавлять других пользователей. Если у участника планируется другая встреча, сервис предупредит вас.
• Яндекс.Календарь можно синхронизировать с другими сервисами и связать с чужими календарями.