Как правильно хранить документы в организации

Компании и ИП обязаны хранить документы о своей работе. Они нужны, чтобы подтверждать сделки с контрагентами, быстро отвечать на вопросы налоговой, защищать свои интересы. Разбираемся, как правильно хранить документы, чтобы избежать путаницы и иметь необходимые бумаги под рукой.

Бизнес

Читайте также:

Что такое Zoom: полный обзор возможностей и инструкция по настройке

Что такое Zoom: полный обзор возможностей и инструкция по настройке

Для чего хранить документы

Документы важно не только правильно оформлять, но и хранить, чтобы:

• Избежать штрафов. Документы проверяют не только во время налоговых инспекций. Орган может потребовать у бизнеса бумаги, например, из-за встречной проверки контрагента. Если вовремя не предоставить документ в Федеральную налоговую службу, то штраф составит от 200 рублей за каждый отсутствующий документ.
• Отвечать на запросы трудовой инспекции. Если человек работает в компании, а трудовой договор не оформлен, работодателя привлекут к ответственности.
• Защищать интересы в суде. Если подрядчик не выполнил обязательства, а поставщик отправил товар ненадлежащего качества и отказывается возмещать расходы, компания может подать на недобросовестных партнеров в суд. Для этого потребуются документы, которые подтвердят факт сделки и оплаты.
• Выдавать справки работникам. Сотрудники компании могут запрашивать у работодателя бумаги, которые подтверждают размер трудового стажа и средней зарплаты, факт начисления страховых взносов. 

https://unsplash.com/photos/snNHKZ-mGfE

Сколько времени документы находятся в архиве

Бухгалтерские документы

Это договоры, журналы операций по счетам, пояснительные записки, счета-фактуры и другие бумаги, которые показывают, откуда и сколько средств компания получила, а также сколько и куда потратила. 

Все бухгалтерские документы делятся на две группы — для налогового и бухгалтерского учетов. Первые нужно хранить четыре года, вторые — пять лет. Чтобы не запутаться, проще хранить все бумаги по пять лет — один год роли не сыграет, зато компания точно ничего не нарушит.

https://unsplash.com/photos/XN4T2PVUUgk

Кадровые документы

Для бумаг, которые оформляют на сотрудников, характерен разброс по срокам хранения. Дольше всего в архиве лежат больничные листы, приказы о приеме на работу и об увольнении, ведомости о начислении заработной платы и некоторые другие бумаги. Если работник уволился до 2003 года, то их придется хранить 75 лет, если после 2003 года — 50 лет.

Сроки хранения других документов можно посмотреть в Приказе Росархива от 20.12.2019 N 236. 

Как хранить документы

Два главных правила — документы следует хранить так, чтобы:

• Бумага не испортилась, а написанное оставалось читаемыми в течение всего срока. Если печать или подпись руководителя стали нечитаемыми, то документ нужно восстановить.
• Нужный документ можно было быстро найти. Это важно для соблюдения законов.

Например, отвечать на требования налоговой нужно в течение пяти дней. У компаний и ИП нет времени на то, чтобы неделями искать запрашиваемые бумаги. 

Статус документов

Порядок хранения зависит от статуса документов. Они бывают двух видов:

• Текущие. К ним относятся бумаги, которые используются организацией в настоящий момент или которые по закону хранятся не более 10 лет. Это первичные документы по сделкам с контрагентами, налоговые декларации.

Закон не определяет, как организациям и ИП осуществлять хранение текущих документов. Обычно их оставляют в шкафах, а счета, квитанции и конфиденциальные бумаги — в сейфах. Можно разместить текущие документы в архиве, если выделить под них отдельный стеллаж.

• Архивные. Спустя 10 лет бумаги, которые хранятся 50–75 лет, отправляются в архив. Там обычно находятся личные дела сотрудников, документы о несчастных случаях, которые произошли на предприятии, расчеты по страховым взносам.

Чаще всего под архив выделяют отдельное помещение. Но если бумаг немного, то их можно положить в шкаф или сейф. Помещение, в котором хранятся документы, необходимо оборудовать системой безопасности.

Подготовка к хранению

Все бумаги перед отправкой на длительное хранение требуется описать, пронумеровать и систематизировать. Важно, чтобы они располагались в хронологическом порядке. Это обеспечит быстрый доступ к нужным документам и исключит их потерю.

Дополнительно следует составить лист-заверитель, где нужно указать количество страниц и сделать пояснения. Например, если какие-то бумаги испорчены либо составлены неразборчиво, то в листе-заверителе должна быть информация об этом.

Чтобы не потерять клиентов, которые заинтересовались вашим предложением в нерабочее время или в выходной, разместите на сайте виджет Обратного звонка Calltouch. Программа предложит пользователю оставить контактные данные и автоматически передаст обращение в колл-центр. Оператор перезвонит пользователю в удобное время — никакого ожидания на линии для клиента. Так компания не упустит ни одной заявки.

https://unsplash.com/photos/HJckKnwCXxQ

Что делать с просроченными документами

Их утилизируют. Для этого в организации формируют специальную комиссию, которая находит просроченные бумаги, утверждает их список, а затем уничтожает.

https://unsplash.com/photos/V29UWcALNko

Если штат невелик и документов мало, то организация утилизирует их самостоятельно. При большом количестве бумаг помогут компании, которые оказывают услуги по уничтожению документов.

Главное — подтвердить факт утилизации в отдельном документе. В нем указывают членов комиссии по уничтожению, список бумаг и способ утилизации, дату и подписи участников.

О чем нужно помнить

Не все компании и ИП правильно хранят документы. Вот несколько распространенных ошибок:

• Преждевременное уничтожение бумаг. Документы, чей срок хранения еще не истек, нельзя уничтожать. Иначе юридическое лицо или ИП могут оштрафовать. Бывает, бумаги теряются. В этом случае нужно пытаться восстановить их. Например, запросить у контрагентов или государственных органов дубликаты.
• Неправильное обращение с электронными документами. Их требуется хранить на двух информационных носителях на случай, если с одним что-то произойдет. Все электронные декларации, справки и другие бумаги нужно проверять каждые пять лет. Если за этот период вышло новое программное обеспечение для работы с электронными документами, компания должна перевести свои файлы в обновленный формат.
• Нарушение порядка утилизации документов. Бумаги нельзя просто выкинуть в мусорное ведро, использовать в качестве черновиков или сдать в пункты приема макулатуры. Информация не должна попасть в чужие руки. Поэтому обычно документы пропускают через шредер или сжигают.

Коротко о главном

• Организация хранения документов выполняется в соответствии с Приказом Росархива и ФЗ №125.
• Хранить трудовые договоры, штатные расписания, графики отпусков и другие бумаги обязаны все ИП и юридические лица независимо от организационно-правовой формы.
• В среднем бухгалтерские документы хранятся до пяти лет, кадровые — до 75 лет.
• Хранить нужно не только бумажные, но и электронные документы. Периодически убеждайтесь в том, что их можно в любой момент открыть и посмотреть.
• Когда период хранения заканчивается, документы следует уничтожить — для этого формируется комиссия, которая утверждает перечень таких бумаг и выбирает способ утилизации.