Адаптация новых сотрудников в компании

Когда специалист переходит на новое место работы, он ожидает, что компания поможет ему приспособиться к новым условиям. Однако далеко не все организации разрабатывают планы для включения сотрудников в рабочий процесс и пускают новичков в свободное плавание. Рассказываем, что такое адаптация, как проводить ее в компании, какие инструменты подходят для этой задачи. 

Маркетинг

Читайте также:

Что такое триггерные рассылки, и как это работает

Что такое триггерные рассылки, и как это работает

Что такое адаптация сотрудников

Адаптация — это процесс приспособления нового сотрудника к работе в компании. Он происходит при знакомстве с членами команды, внутренним распорядком и должностными обязанностями.

В процессе адаптации специалист приобретает новые навыки, проходит обучение, привыкает к организации рабочих процессов и тонкостям внутренней кухни. В этом ему помогают HR-специалист, руководитель отдела и корпоративный тренер. В маленьких компаниях познакомить нового специалиста с его обязанностями может старший коллега, который работает в организации давно.

Главная задача адаптации — включить сотрудника в работу с минимальными затратами времени и усилий и отсутствием стресса. 

Виды адаптации сотрудников

В зависимости от опыта новичка процесс адаптации персонала делят на два типа:

• первичный — человек устраивается на рабочее место сразу после вуза, приобретает первый опыт взаимодействия с коллективом;
• вторичный — работник уже имеет минимум одну запись в трудовой книжке и меняет команду, работодателя, должность или специализацию. 

В зависимости от новых реалий, в которых сотрудник будет находиться, выделяют следующие виды адаптации:

• профессиональная — приобретение новых навыков и знаний, оценка собственных возможностей как специалиста;
• производственная — включение в новые условия труда, знакомство с оборудованием, изучение правил его эксплуатации и техники безопасности;
• социальная — принятие новой психологической роли;
• финансовая — приспособление к изменению уровня дохода, появлению дополнительных расходов (на дорогу до работы, питание);
• психофизиологическая — привыкание к новым условиям среды, например графику, режиму работы и отдыха, дресс-коду и другим нюансам.

Зачем помогать сотрудникам в адаптации

Адаптация — это естественный механизм человеческой психики, который происходит самостоятельно. Однако с грамотной помощью извне процесс проходит быстрее и менее болезненно. 

Если у новичка есть грамотный наставник, снижается риск того, что специалист не выдержит непривычных условий и уволится сразу после окончания испытательного срока. Очередной уход не справившегося с обязанностями или растерявшегося нового сотрудника — это время, финансы и другие ресурсы компании, потраченные впустую. 

Правильная адаптация в организации поможет повысить лояльность «свеженанятого» специалиста — он захочет расти карьерно и финансово и приносить максимум пользы. 

Основные проблемы новых сотрудников

Почти все сотрудники испытывают на новом месте одни и те же проблемы. В первую очередь они страдают из-за психологического дискомфорта от требований даже очень лояльного руководства (просто за счет того, что они им в новинку), боятся проявлять себя и привлекать лишнее внимание. Новички часто ощущают себя не на своем месте, из-за чего дистанцируются от коллег, а иногда даже задумываются об уходе еще до окончания испытательного срока. 

Среди наиболее частых проблем новых сотрудников можно выделить:

• недостаток навыков самоорганизации;
• слабый уровень адаптации к новой среде;
• стеснение при общении с коллегами и руководителями;
• отсутствие практических навыков или недостаточный уровень компетентности.

Затруднять процесс адаптации могут и субъективные переживания:

• неуверенность в собственных силах;
• боязнь допустить простую ошибку, показаться коллегам непрофессионалом;

• страх не понравиться руководству или другим сотрудникам, стать изгоем в коллективе;
• опасение потерять работу, грубо нарушить правила компании;
• нежелание сближаться с командой, эмоциональная отстраненность.

Что влияет на адаптацию нового сотрудника

То, насколько быстро новичок адаптируется к новым условиям, зависит от множества факторов. Ответственность за это в равной степени берут на себя компания и специалист. 

С позиции компании на процесс адаптации влияют:

• масштабы организации и стандартизированность рабочих процессов;
• наличие корпоративной культуры, технологий интеграции новых сотрудников, программ обучения и наставничества;
• открытость команды к появлению в коллективе новых людей;
• заинтересованность руководства и других сотрудников в адаптации нового персонала;
• условия труда, график и комфорт на рабочем месте;
• качество микроклимата в команде;
• управленческие навыки руководителей среднего и высшего звена. 

Факторы, которые влияют на адаптацию со стороны сотрудника:

• наличие опыта работы на похожих должностях и в аналогичных компаниях;
• готовность учиться (в том числе и на собственных ошибках);
• настрой человека на длительную работу в коллективе, желание стать частью команды;
• должность, обязанности, объем ответственности и задач на рабочем месте;
• соответствие знаний и навыков сотрудника занимаемой в компании должности; 
• образование и уровень квалификации новичка;
• психологические качества — устойчивость к стрессу, эмоциональный интеллект, эмпатия;
• коммуникативные способности, открытость новому. 

Кто отвечает за адаптацию сотрудников

Часто в компаниях нет четкого распределения, кто из специалистов несет ответственность за адаптацию сотрудников. Иногда никто из членов команды не берет на себя задачи по онбордингу. Тогда новички сами находят себе наставника в лице более опытного сотрудника, обучаются всему самостоятельно и при необходимости обращаются к нему за помощью.

Обычно с новым членом команды сначала взаимодействует рекрутер. После того, как новичок проходит отбор на должность, менеджер по подбору персонала передает сотрудника в руки других специалистов. Ими могут быть:

• HR-специалист. Подбирает обучение, отслеживает динамику адаптации сотрудника, отвечает за его психологический настрой, вовлеченность и мотивацию. Также специалист контролирует сроки и соответствие планам онбординга, составляет характеристики сотрудников по итогам процесса.
• Руководитель отдела или компании. Отвечает за приобретение новичком необходимых для работы знаний и навыков, принимает выполненные задачи, оценивает их качество, помогает исправить ошибки и воспитывает у специалиста самостоятельность. 
• Наставник или тренер. Сопровождает нового члена команды в течение всего периода обучения, дает мотивацию и эмоциональную поддержку. Специалист помогает обрести необходимые навыки для работы, влиться в коллектив и найти общий язык с руководством. 

Лучше подготовить четкие инструкции и чек-листы для адаптации новеньких в компании со списком ответственных лиц. Это поможет стандартизировать процесс онбординга и исключить из него лишних сотрудников.

Методы адаптации персонала

Каждая компания располагает собственными инструментами для ускорения адаптации. Они зависят от специфики должности новичка, нюансов корпоративной культуры и других особенностей. Однако можно выделить методы, которые подойдут большинству организаций. Они помогают сотрудникам оперативно влиться в работу и начать приносить пользу бизнесу — быстрее окупить затраты на поиск своей кандидатуры и содержание рабочего места. 

Разработка планов адаптации 

Компания может разработать свои документы и методические материалы с описанием всех этапов адаптации, которые сотрудники смогут использовать как инструкции. Они будут отражать ключевые положения онбординга, например:

• сценарий ознакомительной экскурсии по офису — расположение кабинетов, туалета, переговорной, места отдыха и столовой;
• внутренние правила и законы — график работы, совещаний и корпоративных мероприятий, особенности дресс-кода;
• порядок трудоустройства — подписание договора, длительность испытательного срока;
• коммуникации в коллективе — рабочие чаты и мессенджеры, доступ к корпоративной почте или CRM-системе.

Любую из CRM-систем можно интегрировать со Cквозной аналитикой Calltouch. Объедините нужные для анализа данные и контролируйте ключевые показатели в одном окне. Детальные отчеты помогут качественно анализировать маркетинг и продажи.

План по адаптации регулярно обновляют, корректируют с учетом изменений в организации, появления новых правил. 

Обучение и тренинги для новичков

Быстро ввести сотрудников в курс дела помогут обучающие мероприятия — тренинги, семинары и практикумы. Они могут быть индивидуальными и групповыми, практическими и теоретическими.

Многие компании автоматизируют процесс обучения и разрабатывают онлайн-курсы, создают чат-ботов и обучающие рассылки для новых сотрудников. Например, вы можете записывать видеоуроки, оценивать уровень знаний работников с помощью специальных анкет и тестов.

Персональные и групповые наставники

Некоторые организации нанимают в команду специалистов, которые выступают в роли менторов для новичков, или назначают эту задачу кому-то из руководства. Наставники сопровождают новых сотрудников в течение всего периода обучения, оказывают в том числе и необходимую моральную поддержку, отвечают на все вопросы по рабочим обязанностям. 

Коммуникация и знакомство с руководством

Важный этап системы адаптации персонала — личное знакомство новичка с руководителем и получение фидбэка от него. В одних компаниях сотрудник встречается с начальством сразу, как начинает работать, в других — только спустя время.

Выделите время и пригласите новичка на встречу с руководством, где он сможет задать вопросы и поделиться своими впечатлениями о работе. Дайте первую обратную связь и расскажите, что стоит улучшить в работе. Обязательно отметьте достижения. В дальнейшем такие встречи станут нормой для сотрудника. Он научится работать с замечаниями и взаимодействовать с вышестоящими членами команды без робости.

Внедрение специалиста в коллектив

Чтобы интегрировать сотрудника в коллектив, представьте его членам команды, расскажите специалисту про его обязанности и зону ответственности. Ключевые моменты лучше сообщать человеку в письменном виде, например по электронной почте. Это снизит риск того, что он упустит важные нюансы. Кроме того, если новый специалист что-то забудет, он всегда сможет вернуться к вашему сообщению.

Пригласите новичка на корпоративное мероприятие и покажите, как принято общаться в команде. Первое время сотрудник может отстраняться и проявлять минимум инициативы, но когда почувствует себя полноценным членом коллектива, включится в процесс.

Этапы адаптации сотрудников

Чаще всего адаптация персонала в организации проходит в три этапа: ознакомление, приспособление и ассимиляция. Людям требуется разное количество времени, чтобы дойти до третьего шага, но обычно это занимает не более 6–12 месяцев. 

Ознакомление

Новичок только пришел в команду, проходит испытательный срок. Он изучает цели и задачи организации, ее структуру, внутренний распорядок и знакомится с коллегами. Он сравнивает свои ожидания с реальным положением дел в компании, а также принимает решение, стоит ли оставаться в ней работать на постоянной основе.

На стадии ознакомления новенький максимально показывает себя, а работодатель оценивает его личностные и профессиональные качества. Если человек показывает хорошие результаты и соответствует новой должности, ему предлагают постоянную работу. Если новичок не раскрывается во время испытательного срока, с ним расторгают договор.

Приспособление

Сотрудник уже разобрался в устройстве компании и теперь узнает ее в деталях. Все действия специалиста контролирует куратор — разбирает с ним ошибки, дает оценку работы.

Кроме того, на этом этапе новичок налаживает взаимоотношения с другими членам команды и руководством. Обычно стадия приспособления занимает 3–6 месяцев, в редких случаях — до 12 месяцев. 

Ассимиляция

Специалист привыкает к месту работы. Он четко знает свои обязанности, осознает свою ценность для команды и минимально нуждается в сторонней помощи. У сотрудника достаточно знаний и навыков, чтобы самому обучать новичков.

Продукты Calltouch помогают оптимизировать работу команды. Например, Антифрод Calltouch выявляет и помечает специальным тегом сомнительные звонки, чтобы менеджеры не тратили ресурсы на обработку нецелевых обращений. С его помощью вы сможете контролировать работу рекламных подрядчиков, отключать ненадежные площадки и экономить маркетинговый бюджет.

Коротко о главном

• В зависимости от опыта работы адаптация новых сотрудников в компании может быть первичной и вторичной. Также выделяют профессиональную, производственную, социальную, финансовую и психофизиологическую адаптацию.
• Методы адаптации позволяют человеку быстрее и комфортнее привыкнуть к новому рабочему месту, обязанностям и коллективу. Для этого компании разрабатывают собственные планы адаптации, проводят тренинги для новичков, назначают им наставников, организовывают встречи с руководством, помогают сотрудникам влиться в коллектив на корпоративных мероприятиях.
• Есть три этапа адаптации сотрудника. На стадии ознакомления человек узнает цели компании, изучает структуру организации. На этапе приспособления новичок под контролем наставника выполняет рабочие задачи. Ментор помогает исправлять ошибки, оценивает действия сотрудника. Последний шаг — ассимиляция. Работник знает все процессы, становится полноправным членом команды, готов обучать других новичков.