Что такое Канбан и как внедрить методологию в компании

У каждого проекта есть задачи, которые требуют своего управления. Toyota изобрела систему Канбан и передала ее заводским командам более 60 лет назад, чтобы достичь высокого качества изготовления деталей на всех этапах. Каждая задача проходит через стандартизированные этапы проекта, так что сразу можно отслеживать, что происходит. В статье рассмотрим, что такое Kanban, его принципы и инструменты, а также ошибки в применении. 

Что такое Kanban

Канбан — это система организации для управления задачами в бизнес-процессах. Инструмент позволяет оптимизировать работу команды через разделение объемных этапов на отдельные операции. Цель внедрения Канбан — контроль за рабочим процессом и отслеживание нагрузки специалистов.

Канбан: краткая история

Полки супермаркетов, автомобильные заводы, графики разработки программного обеспечения — эти несвязанные друг с другом вещи сыграли свою роль в создании Канбан-досок. 

Гипермаркеты

Запасы продуктового магазина лежат на складе. Продукты перемещают со складов на полки, а когда склад пустеет, менеджеры делают новый заказ. Последовательность простых событий: клиенты покупают товар, сотрудники магазина заполняют полки новыми продуктами. Этим процессом можно управлять, наблюдая за запасами визуально.

Автомобильные заводы

В 1950-х годах менеджеры Toyota решили улучшить управление запасами запчастей. Они внедрили подход Канбан, что в переводе означает «визуальная карта». Эти карты показывали переходы запчастей и модулей от одного рабочего к другому.

В каждой карточке был номер, число деталей, их отправитель и получатель: так регулировался производственный процесс, а менеджеры назначали ответственных за выполнение задач и распределяли работу. Сотрудники точно знали, где взять ту или иную деталь, при этом в карточке подробно описывалось, что уже было сделано.

Разработка ПО

В 2000-х годах консультант Microsoft Дэвид Андерсон создал систему Канбан для разработки программного обеспечения. Она отправляла задачи в буфер — список того, что нужно сделать — и предоставляла разработчикам выбор. Затем задачи отправлялись на следующий этап разработки, в следующий список.

Где можно применять канбан-методологию

С помощью системы Канбан вы сможете гибко планировать задачи, контролировать сроки, повысить эффективность работы и видеть весь процесс наглядно. Метод применим в разных сферах: IT, маркетинге, строительстве. Главное, чтобы в бизнесе можно было выделить этапы и типы работ.

Промышленное производство 

На предприятии система перемещает продукт от точки А к точке Б. У каждого участка есть план, в котором указывают число будущих поставок. Если в одном месте происходит переизбыток продукции, в другом случается дефицит. В результате план не выполняется в срок и работа останавливается.

Метод Канбан помогает организовать производство так, чтобы первый участок заказывал необходимые детали у следующего, ориентируясь на количество произведенной продукции — это позволяет сохранить баланс. 

Управление IT-проектами 

В этом случае детали и запчасти заменяет ПО, а сотрудников производства — программисты, тестировщики и другие разработчики IT-проектов. Например, для создания сайта подключают дизайнера. Он рисует 2–3 макета будущего ресурса и после утверждения один из них передает в работу программисту. По макету программист пишет этот сайт, а затем тестировщик выявляет ошибки. Каждый специалист занимается своим делом, исходя из того объема работы, который выполнил предыдущий участник проекта.

Чтобы сайт компании приносил прибыль, нужно повышать его конверсию. Виджеты Calltouch автоматически обрабатывают обращения клиентов с сайта и лидформ TikTok, Facebook* (продукт компании Meta, которая признана экстремистской организацией) и ВКонтакте, а также собирают заявки в нерабочее время. Скрипт перезвонит клиентам, как только колл-центр начнет работать. Используйте бесплатные виджеты и оплачивайте только минуты разговора.

Увеличение продаж 

Распространенное направление в этой сфере — сотрудничество с клиентами в формате В2В. Отлаженная система организации помогает сформировать коммуникацию с клиентами через маркетинговые инструменты. Канбан используют при выстраивании воронки продаж и ускорении ее отдельных этапов: от знакомства будущего клиента с предложением до покупки.

Бизнес

Читайте также:

Как сделать фирменный бланк организации: инструкция с примерами

Как сделать фирменный бланк организации: инструкция с примерами

Ускорение воронки продаж в B2B-бизнесе 

Принципы работы с воронкой продаж:

• Каждое передвижение карточки делает клиента на шаг ближе к покупке.
• Первостепенная задача менеджера — продажа товаров клиентам, с которыми уже идет работа. Только после этого можно принимать в работу новых клиентов и приступать к раскручиванию воронки продаж с начального этапа.
• Для каждого этапа нужно поставить условия для продвижения клиента по воронке продаж.
• Чтобы воронка продаж работала эффективно, анализируйте ее этапы, отслеживайте эффективность работы системы и статусы клиентов.

Построить полноценную воронку продаж от показов рекламы до ROI можно в сквозной аналитике Calltouch. Благодаря этой системе все каналы трафика под контролем: ни один лид не пропадет. Все отчеты формируются в удобных дашбордах и позволяют оценивать эффективность и вовлеченность ЦА каждого рекламного инструмента. Выведите ваш маркетинг на новый уровень, увеличивая прибыльность компании.

Личное планирование 

Главные инструменты Канбан — иллюстративность и разделение одной глобальной задачи на несколько целей и этапов. Благодаря этому методика становится удобным вариантом работы не только для крупных компаний, но и для личного планирования. 

Обычно для упорядочивания дел используют ежедневники, но система Канбан предлагает иной подход — работу с доской, на которой фиксируют все текущие задачи. Их можно делить на ежедневные, еженедельные и ежемесячные. 

Как помогает визуализация

Все актуальные задачи пишут на меловых досках, прикрепляют стикеры на магнитные доски или публикуют на онлайн-досках. Каждая такой визуальный инструмент поделен на колонки, которые показывают рабочий процесс. Сотрудники видят стадию разработки каждой задачи, приоритет, ответственного за работу. Визуализация помогает оптимизировать деятельность, контролировать проект, а конечная цель объединяет команду. Часто этапам присваивают свой цвет, чтобы сразу видеть статус всей работы.

Виды 

Есть две разновидности системы. Оба варианта применяют на производстве, но при необходимости могут адаптировать и под другие виды деятельности.

Тарный канбан

Это тара, на которую крепят специальную бирку. На ней указывают название детали, номер, количество, контакты отправителя и получателя продукта. 

Система заказов по тарному канбану работает следующим образом:

• Когда число деталей в первой таре постепенно заканчивается, сотрудник убирает его с рабочего места на нижний ярус, где складируют заказы на новые детали.
• Транспортировщик уезжает с пустой тарой, на которой есть бирка соответствующего отдела.
• Заказанные материалы поставляют в следующий отдел производства.

Карточный канбан 

Это карточки Канбан, которые показывают:

• цвет;
• адрес отправителя;
• название детали, ее номер, количество, которое должны поставить получателю;
• адрес получателя.

Цвет бирки может быть: 

• синим — производственная карточка;
• красным — складская карточка;
• зеленым — межцеховая карточка.

Цвет отображает помещение, к которому привязано место действия карточки, чтобы сотрудники могли отследить ее путь.

Принципы Канбан

Система Канбан основана на принципах:

• Визуализация. Основа Канбан — визуальная доска, на которой представлены этапы выполнения текущей задачи: «запланировано» — «выполняется» — «сделано».
• Разделение задач. Четкое понимание целей упрощает процесс.
• Фокусировка на работе. Невыполненные задачи требуют особого внимания. Если процесс затягивается, нужно подключать дополнительных сотрудников и перераспределять ресурсы.

Инструменты

При работе с Канбан используют: 

• Systems Thinking Approach to Introducing Kanban (STATIK) — структурированный воркшоп для поэтапной визуализации текущего процесса. Это инструмент анализа сервиса (заказчиков, стейкхолдеров, команды) и построения системы.
• Накопительная диаграмма потока (Cumulative Flow Diagram — CFD) для определения узких мест. На графике хорошо видны простои процесса, когда из-за невыполненной задачи нельзя перейти на следующий этап.
• Лимит WIP (Work In Progress) ограничивает количество карточек, которые находятся в одном столбце одновременно. При достижении лимита столбец закрывается, пока команда не решит текущие задачи.

Преимущества и недостатки

К достоинствам Канбан относят: 

• гибкое планирование с возможностью изменения приоритетов — важно для проектов в IT-сфере;
• высокую степень вовлеченности сотрудников, благодаря совместным обсуждениям задач;
• быстрый поиск проблем из-за лимитов WIP;
• экономию пространства на складах из-за сбалансированного потока транспортировки товаров;
• прозрачность рабочих процессов.

Недостатки метода:

• неудобен для больших команд;
• невозможность долгосрочного планирования, так как Канбан предназначен для решения актуальных задач;
• вероятность торможения проекта при блокировке нескольких задач.

Сравнение Kanban и Scrum

Главное отличие в том, что Канбан представляет собой набор принципов, чем метод управления проектом. Системы можно сравнить по следующим параметрам:

• Команда. В Скрам у членов команды нет главной компетенции: аналитик работает с разработчиком, тестировщик — с дизайнером. В Канбан собираются узкопрофильные специалисты со своими задачами.
• Роли. В Скрам действует главный организатор, который занимается решением проблем и устраивает совещания. В Канбан такой роли нет.
• Планирование. В Скрам приоритеты работы расставляет организатор, в Канбан — команда.

Применение Канбан

Использование Канбан возможно на разных типах производства. Ограничения накладывает не сфера производства или число специалистов в команде, а способность персонала брать на себя ответственность за организацию рабочего процесса.

Метод применяют многие IT-компании, например, Microsoft. Канбан внедряют на промышленных производствах, HR-сервисах, закупках.

Примеры применения системы канбан на предприятии

Использование системы можно увидеть на примере токийского парка в Императорском дворце. В кассе посетители получают пластиковые карточки, которые нужно сдать в стеклянную будку на выходе. Когда накапливается определенное число таких карточек, сотрудник забирает их и выдает новым посетителям.

Одни и те же карточки циркулируют по внутренней системе парка, избавляя руководство от производства одноразовых билетов. Кроме того, система предотвращает переизбыток посетителей. 

Канбан можно проиллюстрировать через работу менеджера по продажам. У него много единовременных задач: общение с клиентами, составление договоров, прием звонков. Для разделения обязанностей, формирования целей и их структурирования применяют Канбан.

Например, процесс коммуникации с новыми клиентами разделяют на несколько шагов: от первого контакта до подписания бумаг. Для каждого этапа есть регламент, подготовленные образцы документов, скрипты. Это упрощает общение с клиентами и минимизирует временные затраты на работу.

Как внедрить Канбан в компанию

Не стоит подключать все инструменты Канбана сразу. Резкие перемены рабочего процесса могут сбить с толку сотрудников, остановив разработку проекта.

Есть шесть правил внедрения метода в организацию:

• визуализируйте поток работы;
• ограничьте число одновременно выполняемых задач;
• управляйте потоком задач;
• обсудите правила работы;
• анализируйте деятельность;
• экспериментируйте и улучшайте рабочие процессы.

Визуализируйте поток работы 

Для начала попробуйте писать задачи на стикерах и клеить их на обычную доску. Для этого поделите доску на три колонки: «выполнить», «в процессе», «готово». Переносите стикер из одной колонки в другую по мере выполнения. 

Ограничьте число одновременно выполняемых задач 

Много открытых процессов мешает работе команды. Люди вынуждены постоянно переключаться с одной задачи на другую и тратят на это время. Обсудите, сколько вопросов можно решать одновременно, чтобы не влиять на качество и длительность выполнения проекта.

Управляйте потоком задач 

Следите за статусами действий. Если видите, что какая-то задача занимает много времени или работник не справляется, выясните, в чем проблема. Отправьте на помощь освободившегося члена команды. 

Обсудите правила работы 

Расскажите сотрудникам, как работает метод Канбан, в чем его преимущества, что это даст команде. Работники должны знать, как брать задачи, что делать при возникновении проблем, как отмечать выполненный процесс.

Анализируйте деятельность 

Будьте на связи с сотрудниками ежедневно, а раз в неделю устраивайте собрания. На них нужно обсуждать прогресс каждого члена команды, чего удалось достичь, где были неудачи. На встречах можно выявить новые проблемы или способы улучшить работу.

Экспериментируйте и улучшайте рабочие процессы 

Пробуйте новые способы организации процесса. Понаблюдайте, что меняется, и в какую сторону. Внедряйте полезный опыт. Помните, что цель метода Канбан — ускорить движение карточек из колонки «выполнить» в «готово».

Приложения и программы для Канбана

Систему Канбан реализуют не только на меловых или магнитных досках, но и посредством специализированных программ. Они помогают организовать рабочий процесс и автоматизировать выполнение задач.

Trello

Сервис предлагает удобный формат организации проектов, к каждому из которых можно прикрепить карточки. В них можно добавить сроки задач, файлы, комментарии, метки. Отсутствует ограничение на число пользователей, у которых есть доступ к одному проекту. Основной функционал — бесплатный.

Kanbantool

Сервис позволяет отслеживать время, но в бесплатной версии функционал небольшой: на карточках нельзя писать комментарии, добавлять файлы и смотреть время работы. Доска для Канбан маленькая. Над одним проектом могут работать только два человека, что не подходит даже маленьким командам. Тариф Enterprise стоит 9 € и включает неограниченное число досок, неограниченное число вложений файлов, подсчет времени и отчеты, автоматизацию процесса и целые группы пользователей.

LeanKit Kanban

Сервис помогает автоматизировать отчеты, дает неограниченный доступ к работе над файлом. Есть шаблоны, которые можно использовать для работы и  встроенная аналитика. В сервисе можно отслеживать время изменений, добавлять вложения, создавать диаграммы и схемы, упрощающие процесс распределения задач. Есть бесплатная пробная версия на 30 дней, а остальные цены зависят от подключаемого портфеля.  

Kanbanize

Это инструмент, с которым можно вести проект по системе тайм-менеджмента, строить аналитические диаграммы и графики. Есть функция автозаполнения. Сервис демонстрирует связь между задачами, проводит резервное копирование данных, отображает текущие статусы задач и роли пользователей. Есть пробная версия, но затем нужно выбрать определенный тариф, цены на который начинаются от 149 $ в месяц. 

Worksection

Сервис для управления бизнес-проектами. Он удобен для небольших компаний, которым нужно систематизировать цели и разбить их на несколько задач. В сервисе можно планировать работу, считать время на задачи, формировать отчеты по результатам работы. Тариф Free имеет ограниченный функционал, а «Премиум» за 199 $ в месяц позволяет подключать к проектам 50 пользователей, хранить файлы в хранилище 500 Гб и быстро их искать, а также использовать максимум функций. 

Jira Software

Это гибкая платформа для ведения проектов. Она сочетает в себе подходы Scrum и Kanban. Для повторяющихся действий подходят Scrum-доски, для эффективной работы в сжатые сроки — Kanban. Вы можете создать процесс, который подойдет именно вашей компании. В программе будет удобно работать как маленьким, так и большим командам, при этом количество участников неограничено. 

Для команд до 10 человек есть бесплатный тариф, а для компаний, где нужно масштабировать совместную работу и отслеживать ее — тариф Premium. Стоимость этого тарифа 14,50 $ за одного пользователя в месяц.

Бизнес

Читайте также:

Что такое деловой этикет и зачем он нужен

Что такое деловой этикет и зачем он нужен

Ошибки в применении 

Распространенные ошибки при внедрении методологии Kanban в рабочий процесс:

• Не объяснять сотрудникам суть метода, зачем он нужен компании — команда не понимает смысла в введении карточек и не заинтересована в них.
• Игнорировать ограничения лимита задач — сотрудники перерабатывают, в большом потоке карточек вы теряетесь и не видите проблемы.
• Забывать менять статус задач — нельзя определить реальную загрузку компании.
• Не указывать приоритеты в карточках — можно пропустить срочные задачи.
• Не общаться с командой — без обратной связи невозможно улучшить работу.

Заключение

Система Канбан — удобный набор инструментов, организующих выполнение личных и профессиональных задач. Она помогает реализовать намеченные планы в поставленные сроки, дает возможность отслеживать прогресс, а также при необходимости скорректирует ресурсы и поможет устранить возникшие проблемы.