У каждого проекта есть задачи, которые требуют своего управления. Toyota изобрела систему Канбан и передала ее заводским командам более 60 лет назад, чтобы достичь высокого качества изготовления деталей на всех этапах. Каждая задача проходит через стандартизированные этапы проекта, так что сразу можно отслеживать, что происходит. В статье рассмотрим, что такое Kanban, его принципы и инструменты, а также ошибки в применении.
Канбан — это система организации для управления задачами в бизнес-процессах. Инструмент позволяет оптимизировать работу команды через разделение объемных этапов на отдельные операции. Цель внедрения Канбан — контроль за рабочим процессом и отслеживание нагрузки специалистов.
Полки супермаркетов, автомобильные заводы, графики разработки программного обеспечения — эти несвязанные друг с другом вещи сыграли свою роль в создании Канбан-досок.
Запасы продуктового магазина лежат на складе. Продукты перемещают со складов на полки, а когда склад пустеет, менеджеры делают новый заказ. Последовательность простых событий: клиенты покупают товар, сотрудники магазина заполняют полки новыми продуктами. Этим процессом можно управлять, наблюдая за запасами визуально.
В 1950-х годах менеджеры Toyota решили улучшить управление запасами запчастей. Они внедрили подход Канбан, что в переводе означает «визуальная карта». Эти карты показывали переходы запчастей и модулей от одного рабочего к другому.
В каждой карточке был номер, число деталей, их отправитель и получатель: так регулировался производственный процесс, а менеджеры назначали ответственных за выполнение задач и распределяли работу. Сотрудники точно знали, где взять ту или иную деталь, при этом в карточке подробно описывалось, что уже было сделано.
В 2000-х годах консультант Microsoft Дэвид Андерсон создал систему Канбан для разработки программного обеспечения. Она отправляла задачи в буфер — список того, что нужно сделать — и предоставляла разработчикам выбор. Затем задачи отправлялись на следующий этап разработки, в следующий список.
С помощью системы Канбан вы сможете гибко планировать задачи, контролировать сроки, повысить эффективность работы и видеть весь процесс наглядно. Метод применим в разных сферах: IT, маркетинге, строительстве. Главное, чтобы в бизнесе можно было выделить этапы и типы работ.
На предприятии система перемещает продукт от точки А к точке Б. У каждого участка есть план, в котором указывают число будущих поставок. Если в одном месте происходит переизбыток продукции, в другом случается дефицит. В результате план не выполняется в срок и работа останавливается.
Метод Канбан помогает организовать производство так, чтобы первый участок заказывал необходимые детали у следующего, ориентируясь на количество произведенной продукции — это позволяет сохранить баланс.
В этом случае детали и запчасти заменяет ПО, а сотрудников производства — программисты, тестировщики и другие разработчики IT-проектов. Например, для создания сайта подключают дизайнера. Он рисует 2–3 макета будущего ресурса и после утверждения один из них передает в работу программисту. По макету программист пишет этот сайт, а затем тестировщик выявляет ошибки. Каждый специалист занимается своим делом, исходя из того объема работы, который выполнил предыдущий участник проекта.
Чтобы сайт компании приносил прибыль, нужно повышать его конверсию. Виджеты Calltouch автоматически обрабатывают обращения клиентов с сайта и лидформ TikTok, Facebook* (продукт компании Meta, которая признана экстремистской организацией) и ВКонтакте, а также собирают заявки в нерабочее время. Скрипт перезвонит клиентам, как только колл-центр начнет работать. Используйте бесплатные виджеты и оплачивайте только минуты разговора.
Распространенное направление в этой сфере — сотрудничество с клиентами в формате В2В. Отлаженная система организации помогает сформировать коммуникацию с клиентами через маркетинговые инструменты. Канбан используют при выстраивании воронки продаж и ускорении ее отдельных этапов: от знакомства будущего клиента с предложением до покупки.
Говорит и показывает Calltouch: ноябрь
Принципы работы с воронкой продаж:
Построить полноценную воронку продаж от показов рекламы до ROI можно в сквозной аналитике Calltouch. Благодаря этой системе все каналы трафика под контролем: ни один лид не пропадет. Все отчеты формируются в удобных дашбордах и позволяют оценивать эффективность и вовлеченность ЦА каждого рекламного инструмента. Выведите ваш маркетинг на новый уровень, увеличивая прибыльность компании.
Главные инструменты Канбан — иллюстративность и разделение одной глобальной задачи на несколько целей и этапов. Благодаря этому методика становится удобным вариантом работы не только для крупных компаний, но и для личного планирования.
Обычно для упорядочивания дел используют ежедневники, но система Канбан предлагает иной подход — работу с доской, на которой фиксируют все текущие задачи. Их можно делить на ежедневные, еженедельные и ежемесячные.
Все актуальные задачи пишут на меловых досках, прикрепляют стикеры на магнитные доски или публикуют на онлайн-досках. Каждая такой визуальный инструмент поделен на колонки, которые показывают рабочий процесс. Сотрудники видят стадию разработки каждой задачи, приоритет, ответственного за работу. Визуализация помогает оптимизировать деятельность, контролировать проект, а конечная цель объединяет команду. Часто этапам присваивают свой цвет, чтобы сразу видеть статус всей работы.
Есть две разновидности системы. Оба варианта применяют на производстве, но при необходимости могут адаптировать и под другие виды деятельности.
Это тара, на которую крепят специальную бирку. На ней указывают название детали, номер, количество, контакты отправителя и получателя продукта.
Система заказов по тарному канбану работает следующим образом:
Это карточки Канбан, которые показывают:
Цвет бирки может быть:
Цвет отображает помещение, к которому привязано место действия карточки, чтобы сотрудники могли отследить ее путь.
Система Канбан основана на принципах:
При работе с Канбан используют:
К достоинствам Канбан относят:
Недостатки метода:
Главное отличие в том, что Канбан представляет собой набор принципов, чем метод управления проектом. Системы можно сравнить по следующим параметрам:
Использование Канбан возможно на разных типах производства. Ограничения накладывает не сфера производства или число специалистов в команде, а способность персонала брать на себя ответственность за организацию рабочего процесса.
Метод применяют многие IT-компании, например, Microsoft. Канбан внедряют на промышленных производствах, HR-сервисах, закупках.
Использование системы можно увидеть на примере токийского парка в Императорском дворце. В кассе посетители получают пластиковые карточки, которые нужно сдать в стеклянную будку на выходе. Когда накапливается определенное число таких карточек, сотрудник забирает их и выдает новым посетителям.
Одни и те же карточки циркулируют по внутренней системе парка, избавляя руководство от производства одноразовых билетов. Кроме того, система предотвращает переизбыток посетителей.
Канбан можно проиллюстрировать через работу менеджера по продажам. У него много единовременных задач: общение с клиентами, составление договоров, прием звонков. Для разделения обязанностей, формирования целей и их структурирования применяют Канбан.
Например, процесс коммуникации с новыми клиентами разделяют на несколько шагов: от первого контакта до подписания бумаг. Для каждого этапа есть регламент, подготовленные образцы документов, скрипты. Это упрощает общение с клиентами и минимизирует временные затраты на работу.
Не стоит подключать все инструменты Канбана сразу. Резкие перемены рабочего процесса могут сбить с толку сотрудников, остановив разработку проекта.
Есть шесть правил внедрения метода в организацию:
Для начала попробуйте писать задачи на стикерах и клеить их на обычную доску. Для этого поделите доску на три колонки: «выполнить», «в процессе», «готово». Переносите стикер из одной колонки в другую по мере выполнения.
Много открытых процессов мешает работе команды. Люди вынуждены постоянно переключаться с одной задачи на другую и тратят на это время. Обсудите, сколько вопросов можно решать одновременно, чтобы не влиять на качество и длительность выполнения проекта.
Следите за статусами действий. Если видите, что какая-то задача занимает много времени или работник не справляется, выясните, в чем проблема. Отправьте на помощь освободившегося члена команды.
Расскажите сотрудникам, как работает метод Канбан, в чем его преимущества, что это даст команде. Работники должны знать, как брать задачи, что делать при возникновении проблем, как отмечать выполненный процесс.
Будьте на связи с сотрудниками ежедневно, а раз в неделю устраивайте собрания. На них нужно обсуждать прогресс каждого члена команды, чего удалось достичь, где были неудачи. На встречах можно выявить новые проблемы или способы улучшить работу.
Пробуйте новые способы организации процесса. Понаблюдайте, что меняется, и в какую сторону. Внедряйте полезный опыт. Помните, что цель метода Канбан — ускорить движение карточек из колонки «выполнить» в «готово».
Систему Канбан реализуют не только на меловых или магнитных досках, но и посредством специализированных программ. Они помогают организовать рабочий процесс и автоматизировать выполнение задач.
Сервис предлагает удобный формат организации проектов, к каждому из которых можно прикрепить карточки. В них можно добавить сроки задач, файлы, комментарии, метки. Отсутствует ограничение на число пользователей, у которых есть доступ к одному проекту. Основной функционал — бесплатный.
Сервис позволяет отслеживать время, но в бесплатной версии функционал небольшой: на карточках нельзя писать комментарии, добавлять файлы и смотреть время работы. Доска для Канбан маленькая. Над одним проектом могут работать только два человека, что не подходит даже маленьким командам. Тариф Enterprise стоит 9 € и включает неограниченное число досок, неограниченное число вложений файлов, подсчет времени и отчеты, автоматизацию процесса и целые группы пользователей.
Сервис помогает автоматизировать отчеты, дает неограниченный доступ к работе над файлом. Есть шаблоны, которые можно использовать для работы и встроенная аналитика. В сервисе можно отслеживать время изменений, добавлять вложения, создавать диаграммы и схемы, упрощающие процесс распределения задач. Есть бесплатная пробная версия на 30 дней, а остальные цены зависят от подключаемого портфеля.
Это инструмент, с которым можно вести проект по системе тайм-менеджмента, строить аналитические диаграммы и графики. Есть функция автозаполнения. Сервис демонстрирует связь между задачами, проводит резервное копирование данных, отображает текущие статусы задач и роли пользователей. Есть пробная версия, но затем нужно выбрать определенный тариф, цены на который начинаются от 149 $ в месяц.
Сервис для управления бизнес-проектами. Он удобен для небольших компаний, которым нужно систематизировать цели и разбить их на несколько задач. В сервисе можно планировать работу, считать время на задачи, формировать отчеты по результатам работы. Тариф Free имеет ограниченный функционал, а «Премиум» за 199 $ в месяц позволяет подключать к проектам 50 пользователей, хранить файлы в хранилище 500 Гб и быстро их искать, а также использовать максимум функций.
Это гибкая платформа для ведения проектов. Она сочетает в себе подходы Scrum и Kanban. Для повторяющихся действий подходят Scrum-доски, для эффективной работы в сжатые сроки — Kanban. Вы можете создать процесс, который подойдет именно вашей компании. В программе будет удобно работать как маленьким, так и большим командам, при этом количество участников неограничено.
Для команд до 10 человек есть бесплатный тариф, а для компаний, где нужно масштабировать совместную работу и отслеживать ее — тариф Premium. Стоимость этого тарифа 14,50 $ за одного пользователя в месяц.
Что делает менеджер по работе с клиентами
Распространенные ошибки при внедрении методологии Kanban в рабочий процесс:
Система Канбан — удобный набор инструментов, организующих выполнение личных и профессиональных задач. Она помогает реализовать намеченные планы в поставленные сроки, дает возможность отслеживать прогресс, а также при необходимости скорректирует ресурсы и поможет устранить возникшие проблемы.
Хочу получать интересные новости блога
21 сентября 2022
12 сентября 2022
7 сентября 2022
29 сентября 2022
27 сентября 2022
