Информационное письмо – бизнес-инструмент, который используют компании любого масштаба. Его составляют для взаимодействия с клиентами, партнерами и прочими участниками коммерческой деятельности. В этой статье расскажем, какие есть виды информационных писем, как их писать и оформлять.
Информационное письмо – это разновидность деловой документации. Она нужна для уведомления партнеров, контрагентов, сотрудников о новостях, достижениях и изменениях в деятельности компании. Часто такое сообщение носит типовой характер: его создают по шаблону, дополняют выдержками из официальной документации, утвержденными фотографиями, таблицами, pdf-файлами.
Информирование о делах компании нередко остается прерогативой администрации или руководства. Многие крупные компании используют информационные письма, чтобы:
Используйте информационные письма, чтобы начать сотрудничество с рекламными площадками. Расскажите о своем товаре или услуге, преимуществах компании и выгодах сотрудничества с вами. Если вы платите площадке или агентству за лидов в виде звонков в компанию, нужно обезопасить себя от «мусорных» звонков. Отсеивать неэффективные каналы привлечения лидов, контролировать подрядчиков и вычислять сомнительные звонки поможет Антифрод от Calltouch. Технология проверяет активность номеров, выявляет фрод и спам и позволяет сэкономить бюджет.
Информационные письма составляют руководители структурных подразделений компании. Важное условие: руководитель должен отвечать за решение вопросов, которые содержит письмо. Например, начальник отдела продаж сообщает о расширении ассортимента, начальник маркетингового отдела – о запуске новой рекламной кампании. Он согласовывает текст письма с вышестоящим начальством, подписывает его и организует рассылку.
Выделяют несколько видов информационных писем. Их отличает предназначение, цель составления и способ изложения сведений.
Главная задача такого письма – уведомить клиентов, партнеров, сотрудников о значимых событиях, которые будут происходить в компании в ближайшее время. Например, о смене реквизитов или физического адреса, изменениях в рабочем графике, повышении специалистов.
Письмо-напоминание позволяет напомнить о каких-либо моментах сотрудничества второй стороны с компанией. Пример информационного письма-напоминания: предупреждение партнера о завершении сроков проекта, о необходимости перечисления полной оплаты по договору.
Подобное письмо – информационный повод, направленный на подтверждение намерений компании в ответ на сделанный запрос. Например, письмо-подтверждение используют после переговоров о поставках, чтобы указать на основательность намерений одной из сторон.
Эти письма отправляют, когда нужно рассказать адресату о причинах определенного события, в котором он прямо или косвенно участвует. Например, информационное письмо в формате заявления при расторжении договора.
Маркетологи активно используют эту разновидность информационных писем. Структура письма напоминает коммерческое предложение, содержит данные о реализуемых товарах или услугах, условиях сотрудничества, контактные данные компании. В данных письмах нет призыва к целевому действию.
Информационные письма в email-маркетинге – это контентные рассылки с полезной информацией. Они помогают:
Мало привлечь пользователя на сайт – нужно повысить его лояльность и убедить совершить целевое действие. Для этого создайте привлекательный дизайн, продумайте навигацию и используйте удобные виджеты Calltouch для сбора заявок и оперативной связи с клиентом.
Бизнес может работать с клиентами исключительно в рамках стратегии email-маркетинга или отправлять информационные письма вместе с промо-рассылками.
Как открыть точку «кофе с собой»: бизнес-план с расчетами
Чтобы составить информационное письмо, можно использовать универсальный образец и вносить в него незначительные изменения в зависимости от ваших целей и задач.
Письмо обязательно должно содержать:
Строгих требований оформления нет, письмо можно составлять на фирменном бланке компании или на стандартном листе разного формата. Первый вариант – более подходящий. Вам не нужно будет вручную прописывать реквизиты компании, письмо выглядит солидно и соответствует представлению об официальной корреспонденции. Информационное письмо лучше печатать на компьютере, чтобы избежать трудностей в расшифровке почерка, помарок или ошибок.
Информационное письмо можно отправить по электронной почте, через почтовое отделение или с помощью мессенджеров или факса.
Платформа товарных рекомендаций для персонализации онлайн-ритейла
Скидка 25 000 р. при заключении договора на год
Платформа для создания интернет-магазинов
35 дней бесплатного пользования платформой для новых клиентов
Сервис сквозной аналитики, коллтрекинга и управления рекламой
Увеличивайте продажи с платформой Calltouch Лидс
CDP платформа для автоматизации маркетинга
Скидка 50% при покупке Private Cloud или On-Premise
Сервис защиты от скликивания и оптимизации рекламных кампаний
1 месяц подписки в подарок
Аспро.Финансы
Облачный сервис для финансового и управленческого учета
Скидка 20% на годовую подписку
Хочу получать интересные новости блога
24 февраля 2023
23 февраля 2023
22 февраля 2023
25 февраля 2023
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку своих персональных данных