Как участвовать в госзакупках: пошаговая инструкция и советы

Государству, как и любой другой организации, тоже нужно закупать товары и услуги, будь то строительство дорог или закупка канцелярских товаров. Мы это называем госзакупками. Мы расскажем, как они устроены, почему они так важны и как малый бизнес может принять в них участие. 

Госзакупки — что это такое?

Государственные закупки — это когда правительство или государственные организации покупают товары или услуги для своих нужд. Это может быть всё что угодно: от канцелярских принадлежностей и учебников для школ до клининга и вывоза мусора. Государство объявляет, что ему что-то нужно, а разные компании предлагают свои услуги или товары. Обычно выбирают того, кто предложит лучшее сочетание цены и качества.

Это делается, чтобы показать, что государственные деньги тратятся эффективно и прозрачно. Компании, которые участвуют в госзакупках, должны соответствовать определенным критериям и правилам, чтобы процесс был справедливым.

Госзакупки важны не только для государства, но и для экономики в целом. Они могут помочь малым и средним предприятиям расти, так как дают им возможность продавать свои товары или услуги крупному и надежному заказчику — государству.

Виды госзакупок

Открытые тендеры 

Это самый распространенный и открытый способ госзакупок. Правительство объявляет, что ему нужно что-то купить, и любая аккредитованная компания может предложить свою цену и условия. Затем выбирается лучшее предложение. Это похоже на обычный аукцион, но выбор зависит не только от цены, но и от качества товара или услуги.

Закрытые тендеры 

В этом случае правительство приглашает только некоторые компании для участия в тендере. Это может быть связано с особыми требованиями к товару или услуге, или когда речь идет о государственной тайне

Котировочные запросы 

Этот вид используется для небольших закупок. Государство просто спрашивает цены у нескольких поставщиков и выбирает лучшее предложение.

Электронные аукционы 

Это как открытые тендеры, но всё происходит онлайн. Компании делают свои ставки через специальную электронную систему. Это удобно и ускоряет процесс.

Прямые закупки 

В некоторых случаях государство может просто выбрать поставщика без проведения тендера. Так бывает, когда очень срочно нужен товар или услуга, или когда речь идет о чем-то уникальном, что может предложить только один поставщик товаров или услуг.

Кто может подать заявку? 

Обычно участниками тендера могут быть компании или индивидуальные предприниматели, зарегистрированные в соответствии с законодательством.

Вот, что нужно для участия в госзакупках.

Опыт и репутация

Часто требуется наличие опыта в определенной области или успешно выполненных аналогичных проектов. Наличие хорошей деловой репутации также важно.

Соответствие специфическим требованиям 

В зависимости от того, что закупается, могут быть дополнительные требования, например сертификаты качества, лицензии на определенный вид деятельности и т.д.

Отсутствие юридических проблем 

Компании, находящиеся в процессе банкротства, либо имеющие нерешенные юридические проблемы, а также компании, учредители или бухгалтеры которых имеют судимость за преступления в экономической сфере обычно не допускаются к участию в государственных тендерах.

Регистрация в системе госзакупок 

Требуется предварительная регистрация в специализированной системе государственных закупок. О том, как участвовать в госзакупках, — рассказываем дальше.

Как стать участником госзакупок — пошаговый гайд

1. Получение электронной цифровой подписи (ЭЦП) для торгов

Это первый шаг, который позволит вам участвовать в электронных торгах. ЭЦП необходима для подписания документов в электронном виде. 

С 2022 ЭП для владельца ИП можно выпустить в ФНС — главное подключить все нужные расширения. Здесь — памятка о том, как получить ЭЦП в ФНС.

Кратко о расширениях:

• Чтобы участвовать в закупках на некоторых площадках, нужно покупать расширение. Оно потребуется для торгов на площадке Центр дистанционных торгов и некоторых других.
• Для работы с ЕГАИС тоже нужно расширение — скажите об этом в ФНС при оформлении ЭП.

Электронную подпись для лиц не владельцев ИП также можно купить в одном из аккредитованных удостоверяющих центров. Не все УЦ изготавливают электронную подпись для индивидуальных предпринимателей, поэтому нужно уточнить эту информацию заранее. Со списком аккредитованных центров можно ознакомиться здесь.

Список документов для подачи на ЭЦП:

• копии паспорта;
• СНИЛС; 
• ИНН; 
• ОГРН;
• ОГРНИП.

Стоимость электронной подписи зависит от её функций и срока действия. В среднем цена варьируется от 2000 до 10 000 рублей в зависимости от функционала. Полученный сертификат выдается в виде флешки. А получить ЭЦП можно примерно за 1–3 дня.

После получения сертификата необходимо настроить его использование на компьютере — это далеко не простая процедура, поэтому лучше обратиться за помощью. Часто компании, которые выпускают ЭЦП включают техподдержку в стоимость выпуска подписи.

2. Регистрация в ЕИС и ЕСИА для аккредитации в ЕРУЗ и на торговых площадках

ЕИС и ЕСИА — не одно и то же. 

ЕИС — это система, где публикуются все тендеры и аукционы государственных и муниципальных заказов. Для регистрации необходимо предоставить данные о компании и пройти процедуру верификации. После регистрации в ЕИС вы получаете доступ к информации о тендерах и возможность подавать заявки.

Источник: https://zakupki.gov.ru/

ЕСИА — это Госуслуги. Для участия в госзакупках требуется авторизация через ЕСИА, чтобы подтвердить вашу личность и дать доступ к электронным закупочным платформам. Но нужно зарегистрироваться не просто как физическое лицо, но и добавить в системе личный кабинет индивидуального предпринимателя.

Обратите внимание, что сначала нужно создать ЛК для ИП на Госуслугах, а потом уже идти в ЕИС — как физлицо вас система не допустит.

После успешной проверки ваших данных вы получите статус аккредитованного участника в ЕРУЗ и сможете участвовать в государственных закупках. 

3. Открытие специального счета в банке и внесение обеспечения заявки 

Участник тендера должен открыть специальный банковский счет для операций по тендерам. Это может быть отдельный расчетный счет или специальный счет обеспечения. Открыть счет можно только в одобренных правительством банках — вот их перечень.

Обеспечение заявки — это сумма, которую компания вносит на свой специальный счет в качестве гарантии серьезности своих намерений участвовать в тендере. Размер обеспечения обычно указывается в документации тендера и служит своего рода страховкой для заказчика на случай, если участник откажется от исполнения контракта после его выигрыша.

4. Подготовка заявки на участие в госзакупках

Соберите все необходимые документы. Это может быть ваш финансовый отчет или сертификата качества на товары, которые вы планируете поставлять. 

Следующий шаг — сформировать ваше предложение — определить цену и условия, по которым вы готовы выполнить заказ. Например, если вы предлагаете услуги клининга, ваше предложение будет включать стоимость, график уборки и подробное описание того, что именно входит в уборку.

5. Участие в электронных торгах

Аукцион начинается в назначенное время. Участники поочередно предлагают свои цены. В электронных аукционах это обычно делается через специальную систему, где каждый участник может видеть ставки других, но не их идентичность. Здесь — список одобренных площадок для торгов.

Аукцион заканчивается, когда истекает время торгов или когда ставки перестают поступать. Победителем обычно становится участник с наиболее выгодным предложением.

6. Внесение обеспечения исполнения контракта

Обеспечение исполнения контракта — это как подтверждение обещания выполнить контракт. По закону, если цена контракта более 500–700 тысяч рублей, заказчик может потребовать обеспечение. Это может быть сделано двумя способами: либо переводом денег на счет заказчика, либо через банковскую гарантию. Банковская гарантия часто предпочтительнее, особенно если у победителя нет нужной суммы наличными. 

7. Заключение государственного контракта

Контракт — это договор, который заключается после тендера и основывается на нескольких документах:

1. Исходные условия. В контракте учитываются условия, указанные в первоначальном объявлении тендера и в документации по закупке.
2. Предложение участника — условия, предложенные победителем тендера, например, его цена и сроки.
3. Окончательное предложение. Это может быть последняя цена, предложенная в аукционе.

Изменения в контракт после его подписания возможны, но они должны быть согласованы обеими сторонами. С 2022 года стало возможным вносить более значительные изменения, но для этого в любом случае нужно заключить дополнительное соглашение.

Что включается в контракт:

• Порядок и сроки оплаты и приемки товаров или услуг.
• Условия возврата залога (если он был).
• Ответственность сторон за невыполнение условий контракта, например штрафы.

Цена контракта фиксирована и не меняется, но заказчик может изменять объем работ или услуг, если он повлияет на цену не более чем на 10%.

Иногда контракт заключается сразу с несколькими компаниями, особенно когда речь идет о поставках медицинского оборудования, услугах в образовании и других специфических случаях.

Главное — четко описать все условия и требования, чтобы в дальнейшем избежать недопонимания и юридических споров.

Преимущества участия в тендерах для новичков в малом бизнесе

1. Тендеры открывают доступ к крупным контрактам, которые могут существенно увеличить доходы и способствовать росту бизнеса.
2. Зарабатывать на госзакупках надежно — выигрыш в тендере обеспечивает стабильный и предсказуемый источник доходов на период контракта.
3. Успешное выполнение государственных контрактов повышает репутацию компании и доверие к ней — это поможет привлечь новых клиентов.
4. Участие в тендерах требует высокого качества работы и соблюдения строгих стандартов, а это способствует развитию профессиональных навыков и улучшению качества продукции или услуг.
5. Тендеры могут предоставлять возможности для сетевого взаимодействия и налаживания деловых связей с другими компаниями и государственными органами.

Типичные ошибки

Недостаточное изучение тендерной документации. Важно тщательно изучать все требования и условия тендера, чтобы избежать непонимания и ошибок в заявке. Убедитесь, что все документы заполнены корректно и полностью. Любая ошибка или пропуск может привести к отклонению заявки.

Занижение цены предложения. Нужно адекватно оценивать стоимость предложения, чтобы оно было конкурентоспособным, но при этом покрывало все затраты и обеспечивало прибыль.

Игнорирование требований к качеству. Не пренебрегайте требованиями к качеству товаров или услуг. Высокое качество — часто решающий фактор при выборе победителя тендера.

Раскрытие данных поставщика в первой части заявки. В первой части заявки следует включать только предложение (характеристики товара, фотографии, схемы, чертежи) без информации о поставщике. Раскрытие данных поставщика в первой части может привести к отклонению заявки.

Ошибка в наименовании страны происхождения товара. Избегайте аббревиатур или орфографических ошибок. Правильные наименования можно посмотреть в классификаторе.

Неправильные сведения в Едином реестре СМП. Для тендеров, предназначенных только для СМП, важно убедиться, что сведения о компании или ИП правильно отражены в Едином реестре СМП.

Заключение

Государственные закупки — не только огромная возможность для малого бизнеса расширить свой рынок, но и важный элемент, который помогает государству работать эффективно. Понимание этого процесса помогает предпринимателям находить новые пути для роста и развития своего дела. К тому же, когда госзакупки организованы правильно, это приносит пользу всем: и гражданам, и бизнесу, и самому государству.