Как использовать корпоративную карту — подробный гайд

Если вы владелец компании или индивидуальный предприниматель, сотрудники банка наверняка предлагали вам привязать к расчетному счету бизнес-карту. Есть несколько вариантов: можно выбрать платежную систему MasterCard, Visa или МИР, а также выпустить кредитную или дебетовую, моментальную или премиальную, виртуальную или физическую карту. Такое разнообразие, с одной стороны, дает дополнительные возможности, а с другой — вызывает массу вопросов. 

Рассказываем, что такое бизнес-карта и какие преимущества она дает.

Что такое бизнес-карта

Это карта, которая привязана к расчетному счету (РС) юридического лица или ИП. Она предназначена для оплаты расходов, связанных с бизнесом. У каждого банка свои условия выпуска и использования такой карты. 

Предпринимательская деятельность предполагает сотни денежных операций, которые удобно проводить с помощью корпоративной карты. Затраты на ее выпуск и обслуживание сокращают сумму налогооблагаемой прибыли. 

Некоторые профессиональные ПО, а также продукты и услуги сегмента B2B невозможно оплатить с личного РС — тут также понадобится корпоративная карта. 

В зарубежных командировках пригодится валютная бизнес-карта. 

Бизнес-карта для ООО

Так как корпоративное имущество и финансы не принадлежат руководителям и учредителям, оплачивать личные расходы бизнес-картой нельзя. Если Федеральная налоговая служба (ФНС) докажет, что предприниматель нарушает это правило, то ему придется заплатить подоходный налог с пеней и страховые взносы. Также в этом случае нужно отчитаться перед банком, то есть обосновать совершенные покупки. 

Юрлицам с бизнес-картой доступны:

• закупки для нужд офиса: например, техника, канцелярия, чай и кофе;
• расчет с поставщиками и контрагентами;
• хозяйственные расходы: например, на клининг или ремонт;
• оплата услуг специалистов, например юристов и маркетологов;
• покупка командировочных билетов и оплата транспорта.

Выплачивать зарплаты с помощью бизнес-карты нельзя. Также ею запрещено платить налоги. Подобные операции проводятся с РС через систему банка. 

Бизнес-карта для ИП

Индивидуальные предприниматели, которые попадают под упрощенную систему налогообложения, имеют больше возможностей:

• Режим «Доходы» никак не ограничивает предпринимателя в личных тратах. Налоговые органы не контролируют расходы ИП. 
• При патентной системе налогообложения предусмотрены льготы. ИП вправе использовать бизнес-карту в личных целях. 

В остальных случаях руководство будет обязано отчитаться о тратах, которые вызовут подозрение в ФНС.

Если у вас возникли подозрения по поводу добросовестности рекламных подрядчиков, подключите Антифрод от Calltouch. Обезопасьте бизнес от спам-звонков в несколько кликов. Теперь ваши сотрудники не будут тратить время на обработку бесполезных звонков. Сервис автоматически тегирует их как «Сомнительные». В отчете вы увидите источник спама и его процент. 

Виды бизнес-карт

Карты отличаются набором возможностей, стоимостью годового обслуживания, бонусной системой. Два основных вида бизнес-карт:

• Дебетовая. В распоряжении держателя карты будут деньги, которые хранятся на РС. 
• Кредитная. Платежи с бизнес-карты производятся за счет средств, взятых в долг у банка. 

Еще один вариант классификации: 

• Ограниченная карта. Оплачивает только заранее выбранные категории товаров. Например, вы можете разрешить водителю покупать с помощью карты только бензин. 
• Универсальная карта. Здесь нет ограничений. 

Преимущества бизнес-карт

Ускоренная работа бухгалтерии

Нагрузка на бухгалтерию заметно снижается, так как контролировать движение денежных средств становится проще. Информация о транзакциях и чеки доступны доверенным лицам, что облегчает решение спорных вопросов и подсчет расходов. 

С бизнес-картой бухгалтер быстро перечислит деньги на счета партнеров и контрагентов. Потребуются только интернет для доступа к онлайн-банку и номер карты получателя.

Удобная оплата онлайн-сервисов

Привяжите бизнес-карту к сервисам, которые вы используете в работе. Подписка будет обновляться автоматически. 

При покупке ПО на иностранных ресурсах, произойдет пересчет в нужную валюту. Учтите, что по нормам законодательства в авансовом отчете сведения об оплате зарубежных сервисов отразятся в рублях — по курсу Центробанка на момент формирования отчета. Сохраните квитанцию об оплате или инвойс, который нужно перевести на русский язык, если того потребует налоговая служба. 

Онлайн-курсы для сотрудников также можно оплачивать бизнес-картой. 

Контроль расходов онлайн

В личном кабинете онлайн-банка есть все инструменты для управления средствами на расчетном счете организации. Владелец вправе устанавливать лимиты для других пользователей карты и в любой момент может отследить историю платежей.

Назначьте сотрудников и определите зону ответственности каждого, чтобы в расходах и отчетах не было путаницы. Обязательно составьте инструкцию для сотрудников о том, как пользоваться бизнес картой. Укажите:

• лимиты платежей по карте для каждого держателя;
• список допустимых статей расходов; 
• сроки действия карты и ограничений по платежам;
• список документов, которые необходимо сохранять для отчетности;
• меры ответственности за халатность: нерегламентированные расходы, разглашение PIN-кода.

Платежи без комиссии и выгодные бонусы

В условиях конкуренции банки предлагают клиентам пакеты выгодных предложений: 

• бесплатное открытие РС;
• бесплатный период обслуживания;
• кэшбэк в виде баллов или бонусных рублей;
• скидки на товары и услуги партнеров банка. 

Все это помогает оптимизировать бюджет компании.

Рабочие поездки

Проживание в отеле, оплата транспорта или ужина в ресторане с деловыми партнерами — подобные расходы напрямую относятся к бизнесу и не будут считаться личными тратами. Благодаря этому сотруднику не нужно предоставлять руководству отчет о расходах, все сведения отобразятся в истории платежей. 

Кроме того, потерянную в поездке карту можно быстро заблокировать, чтобы ей не успели воспользоваться злоумышленники, а затем восстановить. 

Как оформить корпоративную карту

Чтобы узнать, как сделать бизнес-карту, свяжитесь с банком. Затем подготовьте документы:

• Устав организации и учредительный договор.
• Выписку из ЕГРЮЛ или ЕГРИП.
• Заявление директора компании или ИП на получение карты. Образец всегда есть на сайтах банков.

Если планируете оформить бизнес-карту на другого сотрудника, понадобятся его паспорт и заявление. 

Отправить заявку на получение карты и готовые документы можно онлайн. Но после необходимо лично посетить офис банка и завершить процедуру. Внимательно изучите договор. Оплатите банковские услуги, подключите дополнительные опции. 

Как отчитываться

Владелец карты обязан вести учет расходов и отчитываться перед банком и налоговыми органами. В Уголовном кодексе РФ предусмотрена ответственность за нецелевое использование бюджета. Поэтому отчеты имеют важное значение, их внимательно проверяют.

Чтобы получать готовые отчеты о маркетинге и работе ваших сотрудников, подключите Сквозную аналитику Calltouch. На удобных дашбордах в личном кабинете вы увидите данные о результатах продвижения на всех рекламных площадках. Выявить убыточный канал с таким инструментом можно в один клик. Настройте систему под задачи бизнеса и увеличивайте прибыль за счет оптимизации расходов.

Какие документы понадобятся 

Чтобы подтвердить данные в авансовых отчетах, сохраняйте:

• чеки о снятии наличных;
• чеки и квитанции после оформления покупок;
• акты выполненных работ от подрядчиков, заверенные печатью;
• копии авансового отчета.

Если после зарубежной командировки у вас накопились квитанции, переведите их на русский язык и заверьте печатью.

Если банк заметит подозрительные денежные переводы, то запросит документальное обоснование расходов согласно Федеральному закону 115-ФЗ.

Коротко о главном

• Бизнес-карта — платежный инструмент для ИП и юрлиц.
• Карта может быть дебетовой или кредитной, а также ограниченной или универсальной.
• Бизнес-карта привязана к расчетному счету компании.
• Оплачивать бизнес-картой личные нужды могут только ИП, которые работают по упрощенной системе налогообложения.
• Отчетность по расходам регламентируется законодательством.
• Каждый банк выдвигает свои условия выпуска бизнес-карт.
• Подробнее о том, для чего нужна бизнес-карта, и какие бонусы она дает, можно узнать на сайте банка.