5 канбан-досок для планирования задач и командной работы: обзор российских сервисов

В статье расскажем, откуда в офисы больших и маленьких компаний пришел Канбан, где руководителю искать эффективность команды, как избавить сотрудников от перегруза и выстроить полностью прозрачные процессы, а также разберем плюсы и минусы отечественных канбан-досок. 

История возникновения канбан-подхода 

Канбан зародился на японском заводе Toyota в послевоенное время: необходимо было оптимизировать процессы, чтобы подстроиться под требования нестабильного рынка и исключить перепроизводство. 

Тогда один из главных инженеров Тайити Оно предложил рабочим использовать специальные ярлыки, которые прикреплялись на контейнеры с деталями и передавались от цеха к цеху. Когда компоненты заканчивались, карточка служила сигналом о необходимости изготовить или доставить ровно такое же количество элементов. Так производство запускалось по реальной потребности, а не по написанному плану или прогнозу. 

Вдохновением для создания канбан-подхода послужила система пополнения ассортимента в американских супермаркетах. Во время одной из своих поездок Тайити Оно заметил, что продукты выставляются в зал по потребности клиентов. Он перенес систему «точно в срок» на свою работу и добавил новые правила: вытягивание вместо выталкивания (следующий этап производства начинается только тогда, когда есть запрос), постоянное совершенствование процессов. 

Эволюция Канбана

Долгое время Канбан оставался методом бережливого производства только в промышленности. Пока в 2000-х годах на этот способ организации работы не обратил внимание Дэвид Дж. Андерсон, менеджер компаний Motorola и Microsoft. Он адаптировал основные принципы Канбана к ИТ. 

Ключевым отличием от исторической системы стало использование карточек и досок для визуализации потока. С тех пор обновленная система прочно поселилась в офисах российских и зарубежных компаний: Канбан используют в проектах, для организации текущей работы команд или планирования собственного времени. 

Что такое Канбан и как он работает 

Канбан — это одна из практик гибкой методологии. Ключевая идея состоит в том, чтобы визуализировать рабочий поток. Для этого можно использовать списки, бумажные стикеры или таблицы. 

Но самый популярный инструмент Канбана — это цифровая доска. Она делится на колонки (например: «Входящие», «Задачи недели», «В работе», «Приемка», «Выполнено»), куда помещаются стикеры по аналогии с бумажными. Каждый из них отражает ту или иную задачу: указываются описание, сроки и ответственные. Карточки с заданиями двигаются по доске от этапа к этапу. 

Как выстроить такую систему в своей компании? Отталкивайтесь от тех процессов, которые уже есть — например, используйте те же роли и способы коммуникации. Начать можно с пилотного проекта: так самые заинтересованные сотрудники смогут прочувствовать плюсы канбан-подхода на себе, предложить идеи по улучшению и замотивировать остальную часть команды включиться в работу на цифровых досках. Помните, что на первом месте — требования клиентов, поэтому важно оставаться гибким к изменениям. Замотивируйте участников регулярно обновлять статусы, чтобы канбан-доска не стала очередным неработающим сервисом. 

После того, как вы выстроите основные принципы Канбана, можно перейти к: 

• ограничению количества задач в работе (WIP-лимиты), чтобы сконцентрироваться на завершении текущих работ, убрать перегрузы и «бутылочные горлышки»; 
• внедрению метрик, чтобы понимать сколько времени уходит на производство и оценить пропускную способность команды. 

Так вы сможете постепенно, не ломая процессы, полностью визуализировать рабочий поток. 

Топ-5 канбан-досок

1. Directum Projects — система управления проектами со встроенными «Agile*-досками». Все элементы связаны между собой: можно запланировать задачу на диаграмме Ганта и настроить автоматическую отправку на доску. В карточке также можно описать желаемые результаты, указать ответственных и метки, дедлайны, прикрепить документы, оставить комментарии или ссылки на внешние источники. Большие задачи декомпозируются на более мелкие в формате чек-листа. Гибко настраиваются горизонтальные дорожки (свимлайны): можно сгруппировать карточки по направлению работ, приоритетности выполнения или ответственным. Контролировать пропускную способность команды поможет накопительная диаграмма потока. «Agile*-доски» Directum больше подойдут для больших команд, маленькому бизнесу функциональность может показаться излишней. 

2. Кайтен — программа для управления рабочими процессами. Здесь можно создавать неограниченное количество досок и видеть их в одном пространстве. Карточки «собирают» данные об ответственном, сроки, метки, чек-листы. Доски гибко кастомизируются под процессы компании, есть возможность получить подробную аналитику по рабочим процессам. Доступна бесплатная версия, поэтому сервис можно использовать и для личных целей.

3. WEEEK — трекер для задач со встроенной CRM-системой. Канбан-доски — одно из пяти представлений рабочего процесса: можно отрегулировать количество этапов, добавить напоминания, теги, приоритеты, кастомизировать поля. Настраивается автовыполнение задач, указываются их типы, проставляются исполнители. Есть интеграции с календарями и программами для дизайнеров. Один из самых доступных сервисов на рынке, можно воспользоваться бесплатной версией.  При этом функциональность ограничена: мало шаблонов, нет возможности работать с проектными документами внутри системы.

4. Лидер.Таск — сервис для ведения списков дел. Канбан-доски — часть единой системы задач, проектов и поручений. В карточке задачи хранятся файлы, комментарии, данные о сроках, исполнителях. Есть архив, куда помещаются выполненные тикеты: так можно получить доступ ко всей истории работы. Также есть метки и фильтры. Трекер поможет визуализировать рабочие процессы в небольших командах и собрать личные дела в одном цифровом пространстве.

5. Сингулярити — планировщик со списками задач, календарем, помодоро-таймером (инструмент для управления рабочим временем), заметками и трекером полезных привычек. Все задания автоматически переносятся на доски вместе с приоритетами, ответственными и другими деталями. В визуальном пространстве можно организовать рабочие процессы по проекту или запланировать задачи на период, например на день или неделю. Наработки оформляются в виде заметок в блокноте. Нет шаблонов досок, аналитики и встроенного чата, поэтому подойдет командам с небольшим количеством проектов. 

Преимущества использования канбан-досок 

1. Полная видимость процесса: все задачи «живут» в своих колонках. Так каждый участник понимает, какой статус у карточки, где есть сдвиги и требуется ли подключение менеджера. 
2. Приоритизация: важные задания берутся в работу в первую очередь, команда концентрируется на выполнении уже начатого. Это помогает избежать перегруза и распыления внимания.  
3. Выявление «бутылочных горлышек»: доски покажут, на каком этапе застревают задачи и по какой причине. Руководитель замечает блокирующие факторы и риски до того, как они станут проблемой, и может оперативно принять управленческое решение (например, подключиться к переговорам, перераспределить ресурсы или выделить дополнительных исполнителей). 
4. Команда становится гибче: можно в любой момент внести изменения в процессы, добавить новые этапы или убрать лишние. За счет этого повышается скорость поставки результата. 
5. Быстрый старт: сотрудникам не нужно быть гениями планирования, чтобы начать работать на канбан-досках — у большинства сервисов простой и интуитивно понятный интерфейс. Можно повысить продуктивность команды за пару месяцев без сложного внедрения системы и ее настроек.  

Чтобы вам было проще организовать рабочий процесс, мы подготовили готовый сценарий использования канбан-досок для вашего отдела. Внутри — подробная видеоинструкция для ИТ-подразделения и команды маркетинга. 

*Agile (англ. «гибкий, подвижный») — подход к управлению проектами, который ориентирован на быструю адаптацию к изменениям, итеративную разработку, постоянное взаимодействие с заказчиком и поставку ценного, работающего продукта.

Реклама. ООО «Директум». ИНН 1835056809. Erid: 2VtzqvPAC2v.

*За достоверность, полноту и соответствие рекламы всем законодательным требованиям ответственность несет рекламодатель.