Учебный отпуск: предоставление, оплата, образец заявления

Почти во всех организациях в штате сотрудников есть учащиеся вузов или колледжей, которым периодически нужно брать выходные для сдачи экзаменов и защиты курсовых, дипломных, кандидатских, докторских. Тем, кто совмещает обучение и работу, во время сессии положен учебный отпуск — это норма трудового законодательства РФ. 

Правила предоставления обычного ежегодного и учебного отпусков отличаются — в частности, тем, что для оформления последнего не нужно дожидаться полугода работы в компании. Рассказываем подробнее о том, как трудовой кодекс регламентирует уход сотрудника в учебный отпуск.

Бизнес

Читайте также:

Цель и особенности составления индивидуального плана развития сотрудника

Цель и особенности составления индивидуального плана развития сотрудника

Условия учебного отпуска

Студенты, которые официально трудоустроены, имеют право на оплачиваемые отпуска, во время которых уходят на сессии. Для этого нужно предоставить руководству официальную справку-вызов из образовательного учреждения. 

Главные условия оформления такого отпуска:

• Работник получает образование подобного уровня первый раз — основное или среднее общее по ОЗФО (актуально для учеников вечерних школ), среднее профессиональное, высшее по программе бакалавриата, магистратуры и далее.
• Образовательная организация аккредитована, и ее учебные программы полностью соответствуют требованиям Минобрнауки.
• Студент не имеет задолженностей, успешно осваивает программу обучения.

Если ваш сотрудник учится очно, то его отпуск не требует оплаты, но все равно оформляется. При очно-заочной или заочной формах руководство обязано оплатить отпускные в размере средней заработной платы. При дистанционном обучении все условия такие же, как при традиционном.

Возможен ли отказ в предоставлении отпуска

Если сотрудник предоставил справку-вызов, работодатель не имеет права отказать ему в отпуске. В противном случае работник обратится в Федеральную инспекцию труда, что повлечет за собой судебное разбирательство.

Совмещение ежегодного оплачиваемого и учебного отпусков невозможно. Если они совпадают по датам, обычный отпуск нужно официально продлить или перенести. 

Увольнение вместо отказа в учебном отпуске тоже будет неправомерным. В этом случае работник может обратиться в суд, и его восстановят — вернут на ранее занимаемую должность, а работодателя обяжут сделать следующие выплаты:

• отпускные;
• компенсацию за моральный ущерб и задержку выплат;
• судебные издержки.

Длительность отпуска

Согласно ТК РФ продолжительность учебного отпуска: 

• для учащихся первых двух курсов вузов и учреждений среднего профессионального образования — до сорока дней; 
• для старшекурсников вузов и учреждений среднего профессионального образования — до пятидесяти дней;
• для выпускников вузов и учреждений среднего профессионального образования — четыре месяца на подготовку ВКР и один месяц на сдачу итоговых экзаменов;
• для аспирантов, ординаторов или адъюнктов — до тридцати дней; 
• для диссертантов, которые претендуют на степень кандидата, — до трех месяцев;
• для соискателей ученой степени доктора наук — до полугода. 

Создайте такую рабочую среду, которая не требует вовлечения большого количества сотрудников. Автоматизируйте рутинные процессы с помощью Виджетов Calltouch. Система будет принимать обращения даже в нерабочие часы, обрабатывать и фиксировать их в CRM. Вам не придется собирать данные по лидам вручную — «умные» виджеты выполняют эту функцию за считанные секунды. Не упустите ни одной заявки и сэкономьте время менеджеров для решения приоритетных задач.

Дополнительные льготы

Учащийся может требовать сокращения рабочего времени на семь часов для подготовки к сессии. Однако при этом ему выплатят только половину зарплаты, но не менее МРОТ. Длительность этого периода не может превышать десять месяцев. 

Руководитель один раз в год оплачивает сотруднику проезд до места обучения. Эти расходы не облагаются налогами. 

Виды отпуска

Учебный отпуск — один из типов дополнительных отпусков. Он может быть оплачиваемым и неоплачиваемым (как при очной форме обучения или очередном получении образования, например второго высшего). 

Учебным считают лишь тот отпуск, который предоставляют работнику на основании справки-вызова. Он нужен для получения следующего уровня образования или подтверждения квалификации.

Оплачиваемый отпуск официально называют дополнительным с сохранением средней заработной платы. Неоплачиваемый именуется как отпуск без сохранения зарплаты.

В трудовых договорах желательно предусмотреть и подробно описать все нюансы, связанные с предоставлением учебных отпусков, особенно возможные меры поддержки. Учтите, что они не могут противоречить российскому законодательству: условия можно только улучшать, то есть делать еще более удобными для сотрудников, и ни в коем случае не наоборот. 

Используйте современные инструменты, чтобы освободить операторов от лишней работы и застраховаться от мошенничества, — подключите Антифрод Calltouch. Программа вычисляет спам, проверяет телефонные номера и помечает сомнительные. Любые подозрительные вызовы будут выявлены, благодаря чему работа контакт-центра и лидогенерация станут максимально продуктивными.

Оформление учебных отпусков

Оформление проходит следующим образом:

1. Учащийся отправляет запрос в деканат для оформления справки-вызова на имя своего работодателя. 
2. После получения справки он пишет заявление и прикрепляет к нему вызов из деканата.
3. Работодатель формирует приказ по форме Т-6. Сотрудник проверяет и подписывает документ. 
4. Работники бухгалтерии оформляют расчет.
5. Отдел кадров фиксирует сведения в табеле учета рабочего времени.

Заранее в общем графике сроки учебного отпуска не фиксируют — его всегда оформляют перед началом сессии. Чтобы не случилось путаницы и не пришлось исправлять ошибки, сделанные в спешке, приступайте к оформлению, как только станут известны точные даты начала обучения.

Заявление на учебный отпуск

Как ни странно, заявление — необязательный документ, требовать его от сотрудника не нужно. Если оно отсутствует, это не будет причиной отказа в предоставлении учебного отпуска. 

Примерный образец заявления на учебный отпуск:

Как работодатель оплачивает учебный отпуск

Руководство оплачивает весь период обучения вместе с нерабочими и праздничными днями, а также компенсирует расходы студента на проезд: 

• Если работник учится в вузе, возмещается 100% стоимости проезда туда и обратно. 
• Учащиеся средних учебных заведений получают компенсацию в размере 50% расходов на проезд.

При работе по совместительству студент не может требовать оплаты отпуска от обоих работодателей. На одном из рабочих мест ему предоставят такой же отпуск, но без сохранения зарплаты. 

Напомним, что учебный отпуск не оплачивают работникам, которые повторно получают образование (например, второе высшее) или обучаются очно. Однако если работник учится по запросу руководства, он может претендовать на оплачиваемый отпуск даже при несоблюдении вышеупомянутых условий. 

Даже если сотрудник не успел предоставить справку-вызов до начала сессии, выплаты все равно проводят до старта учебного отпуска — как минимум за три дня. 

Как отразить учебный отпуск в рабочих документах

В личной карточке сотрудника (в VIII разделе) указывают сроки учебных отпусков. 

В раздел «Б» приказа ф. Т-6 вносят соответствующие уточнения: 

В табеле ф. Т-12 или Т-13 фиксируют следующие коды:

• для отпуска с сохранением зарплаты — «У» или «11»;
• если отпуск без сохранения зарплаты — «УД» или «13».

Коротко о главном

• Учебный отпуск — вид дополнительного отпуска, предоставляемый сотрудникам на основании справки-вызова из деканата учебного заведения.
• Оплата учебного отпуска осуществляется согласно ТК РФ. 
• Учебный отпуск актуален для студентов аккредитованных высших и средних учебных заведений, а также учеников вечерних школ. 
• То, как оплачивается учебный отпуск, определяет не работодатель, а российское законодательство. Если компания нарушает его требования, это повлечет за собой судебные разбирательства и взыскания.
• Орган, контролирующий предоставление и оплату учебного отпуска, — Федеральная инспекция труда. 
• Оплачиваемый учебный отпуск положен при ЗФО и ОЗФО. Очники не могут претендовать на компенсацию.
• Если учебный отпуск совпал по срокам с основным ежегодным, последний необходимо перенести или продлить.