Организация событий — тяжёлая работа. Место проведения, программа, подрядчики — это лишь некоторые из аспектов, которые имеют значение в каждом подобном проекте.
К сожалению, вся эта суета часто приводит к тому, что организаторы пренебрегают одной важной вещью: приглашением на мероприятие. Это первая ваша точка контакта с потенциальными участниками. Событие напрямую зависит от продуманного приглашения.
Не нужно упускать из виду детали, ставя под угрозу успех всего мероприятия, и пренебрегать приглашением. Допуская такое, вы теряете ценные возможности. Мы расскажем, как соблюсти все тонкости составления приглашения, не жертвуя качеством подготовки события.
Прежде чем углубляться в детали содержания приглашения, необходимо решить, какие именно приглашения будут отправлены. Это относится ко всем типам приглашений, независимо от того, будет ли это корпоративное событие, юбилей компании или запуск продукта.
По сути, есть два формата приглашений:
В последние годы всё больше компаний стремятся активно переходить на электронные форматы всего: документооборота, рекламы и, в том числе, рассылки приглашений.
Это связано, в частности, с четырьмя основными недостатками печатных приглашений:
Одна только печать на плотной мелованной бумаге обойдётся гораздо дороже, чем обычная печать документов. Если учитывать доставку, то общие затраты становятся ещё выше, что далеко не всегда оправдано.
Получатели приглашений чувствуют внимание и заботу, когда к ним обращаются лично. Для печатных карточек это означает, что нужно вводить все имена вручную или передавать их во время заказа. Это требует времени, которое можно инвестировать в более полезные вещи.
Немедленные согласие или отказ невозможны в классическом бумажном варианте. Чтобы иметь какое-то представление о происходящем, приглашенных можно попросить зарегистрироваться на сайте — например, с помощью QR-кода — и отметиться там. Проблема в том, что такой переход для многих является сложным и трудоёмким процессом.
Задайте себе вопрос: являются ли потенциальные участники мероприятия пользователями цифровых технологий? В большинстве случаев ответ прост: да. По данным Statista, в 2020 году в онлайне уже 4,54 миллиарда человек.
Вечер встреч ветеранов или пенсионеров легко может обойтись печатными приглашениями, но для интернет-маркетингового конференции интернет-маркетологов рекомендуются цифровые приглашения.
В стрессе подготовки к событию приглашение часто забывается. Является ли это поводом для паники, если за неделю до мероприятия приглашения не готовы? Нет, если они в цифровом формате, их можно быстро настроить и отправить.
Если бюджет ограничен и вы хотите разослать несколько сотен приглашений, цифровой формат — лучший выбор в разрезе расходов.
Вот так может выглядеть официальное приглашение на мероприятие:
Или официальное приглашение на мероприятие может быть и таким:
Ну а если необходимо разослать именно бумажные приглашения, возможно вам стоит оптимизировать расходы на рекламу. Самостоятельно сложно отследить неэффективные маркетинговые каналы, поэтому мы собрали все инструменты для подробного анализа и экономии бюджета в Аналитической платформе Calltouch.
Прежде чем думать над формой приглашения на мероприятие, необходимо разработать содержание. Это относится как к печатному, так и к цифровому формату.
Очень немногие люди находят процесс написания убедительного текста простым. Поэтому, прежде чем сесть за работу и созерцать чистую страницу или пустой лист бумаги в течение многих минут или даже часов, рекомендуется сначала проработать текст с точки зрения содержания.
Стоит воспользоваться простыми приёмами, которые помогут структурировать текст. В какой-то момент вы заметите, что приглашение уже заполнено на 80% с использованием всего лишь трёх стандартных блоков — в конце концов, останется всего лишь связать это всё воедино.
Как начать SEO-продвижение с минимальным бюджетом
80% людей читают только заголовок текста — это занимательное свойство рекламы действительно подчеркивает важность заголовка. Что является причиной здесь?
Иногда подобное происходит из-за отсутствия у читателя интереса к поднятой теме, но часто — из-за самого заголовка, который вообще не привлекает внимания. В приглашениях на мероприятия заголовок уже является основной частью всего контента. Если люди зевают, читая тему, то многие ли из них пожелают ознакомиться с остальным содержимым? Даже официальное письмо-приглашение должно быть привлекательным.
Четкие и привлекательные заголовки характеризуются следующими моментами:
Не ходите вокруг да около, а переходите к сути того, что хотите донести. Ненужные лирические отступления не имеют смысла в теме письма.
Это слова, которые привлекают внимание и автоматически вызывают интерес. К ним относятся, например: «секрет», «подсказка», «эффективный» или «гарантировано».
Речь идёт не о вас, а о потенциальных участниках события. Переведите внимание читателя с собственных достоинств на его конкретные выгоды, дополнительные преимущества, которые он получит, посетив мероприятие.
Не давайте пустых обещаний в заголовке, иначе вы будете раздражать читателя и заработаете плохую репутацию.
Идеи заголовков могут быть следующие:
Вам, наверное, уже известен этот метод из начальной школы — он универсален. Работает даже с приглашениями на мероприятия. Достаточно ответить на простые вопросы — и, по крайней мере, полдела сделано. Составьте ответы на вопросы в самом начале процесса. Также это можно сделать в ключевых словах в начале.
Вы также должны ответить на вопросы:
Часто ключ к приглашению — в приветствии, и дело не только в выборе соответствующего словосочетания. Скорее, стоит дать каждому читателю ощущение теплого отношения на протяжении всего обращения.
Всегда активно обращайтесь к своим читателям, называйте их по именам, если возможно, и выбирайте дружеский тон, чтобы создать определённую близость.
Бонусными предложениями также можно завоевать расположение потенциальных гостей — это могут быть такие простые вещи, как приглашение гостя в сопровождении другого плюс-один, и даже с детьми.
Приглашаем на запуск нового продукта
Тема: Попробуйте новый виджет, который навсегда изменит процесс контроля менеджеров по продажам
Дорогие коллеги,
Вы готовы по-новому взглянуть на сквозную аналитику? Тогда присоединяйтесь к нам и приходите на презентацию нового виджета в понедельник, 16 марта 2020 года, в 12:00 в нашем офисе.
Вас ждёт отличный фуршет и нетворкинг, а также речь от нашего генерального директора. Не упустите шанс!
Зарегистрируйтесь до 6 марта, чтобы мы могли зарезервировать место для вас. Участие бесплатное.
С наилучшими пожеланиями и до скорой встречи!
Чтобы не пропустить ни одного звонка клиента, попробуйте систему обратного звонка. Окно с номером телефона можно установить на сайте или другом ресурсе, а CallBack Calltouch соберет все заявки даже в нерабочее время и свяжет вас с клиентом позже.
Для привлекательного приглашения используются не только текстовые приёмы, но и некоторые визуальные — их вы можете использовать, чтобы убедить потенциальных участников встречи посетить событие.
Адаптируйте дизайн с его четырьмя центральными компонентами — изображения, типографика, фон, цвета — именно для вашей целевой группы.
Изображения играют особую роль в визуальном обращении, поскольку могут вызывать эмоции и желания, впечатлять, вдохновлять, а также шокировать.
Наши рекомендации по выбору правильных изображений:
Если у вас нет времени или бюджета для собственной съёмки с фотографами, вы можете выбрать несколько фотографий с высоким разрешением по адресу на unsplash.com.
Если вы отправляете приглашение на мероприятие в цифровом формате, тогда используйте видео. На mixkit.co вы огромный выбор видео в высоком качестве. На обеих платформах материал абсолютно бесплатный и может использоваться в коммерческих целях без каких-либо ограничений.
Приглашение на мероприятие – образец:
Наше подсознание интерпретирует шрифты и присваивает им смыслы. Они также способны вызывать ассоциации и эмоции — что делает их выбор важным для разработки приглашений на мероприятия.
Выберите два шрифта, более яркий для заголовка и более разборчивый для подзаголовка и основного текста.
Слишком похожие шрифты могут «съедать» друг друга, поэтому следует избегать объединения двух шрифтов с засечками — Times New Roman и Minion, например.
Обратите внимание на контраст шрифта с фоном, который облегчает чтение
Слишком большие отступы или межстрочный интервал могут привести к тому, что текст станет разваливаться, поэтому используйте подходящие размеры и интервалы.
Для интернета и, следовательно, цифровых приглашений fonts.google.com предлагает на выбор более 800 шрифтов бесплатно.
Если вы разрабатываете двусторонний пригласительный билет, то, вероятно, поместите изображение на лицевую сторону, в то время как на оборотную сторону — основной текст. Поэтому здесь основное внимание уделяется общению через слова. Вот почему важно помнить, что шрифт должен сильно выделяться на фоне, быть контрастным.
Это не означает, однако, что вы не можете использовать другие элементы дизайна: например, дополнительные графические элементы для поддержки фирменного стиля или «декоративные элементы» поверх фона.
Каждый цвет имеет определенный эффект и вызывает определенные чувства. Не упускайт это из виду и сознательно влияйте на восприятие аудитории с помощью соответствующего выбора цвета.
В следующем списке приведен краткий обзор психологического эффекта цветов.:
Хорошее планирование — залог успеха. Это особенно верно при отправке традиционных приглашений по почте.
Если вы не уделяете этому времени, все усилия могут оказаться напрасными.
Разработка, печать, подготовка списков адресов, подготовка рассылки и отправка ее по почте обычно занимает несколько недель или даже месяцев. При планировании расписания также учитывайте, что вашим получателям, особенно в области корпоративных мероприятий в секторе B2B, нужно достаточно времени для планирования встреч и для освобождения времени на посещение вашего делового мероприятия.
Даже при наличии цифровых приглашений необходимо запланировать достаточное время на выполнение заказа, даже если общая потребность в времени значительно ниже.
Кроме того, решающим фактором для планирования отправки всегда является то, хотите ли вы отправить одно- или многоэтапные приглашения. Сложность здесь заключается в том, чтобы найти золотую середину: с одной стороны, вы хотите получить достаточное внимание к мероприятию, с другой — не хотите быть слишком навязчивыми по отношению к своим потенциальным гостям.
Наилучший эффект достигается при помощи трёхэтапной отправки, включающей объявление даты, приглашение и напоминание. Прежде всего, реализация трехэтапного приглашения может быть почти достигнута только с помощью цифровых решений.
Распишите процесс менеджмента участием уже во время отправки: вы можете получать согласия и отказы классическим способом или управлять ими с помощью соответствующих программных решений.
Если вы отправляете приглашение на мероприятие в цифровом виде, т.е. по электронной почте или с помощью программного обеспечения, получателям не только легче отвечать — вы также можете управлять отзывами без каких-либо усилий.
Также рассмотрите мультиканальное приглашение. Пример: сначала вы объявляете дату в интернете, затем отправляете приглашение по почте, после чего шлёте напоминания по почте или в LinkedIn. Здесь можно направить гостя на лендинг с дополнительной информацией и мультимедийным контентом — например, видео.
Говорит и показывает Calltouch: конференции и форумы апреля
25 мая 2018 года маркетологи затаили дыхание: речь зашла о защите данных. Что соответствует GDPR, а что нет?
Мы не профессионалы в юридических консультациях! Скорее, это общие рекомендации в меру наших знаний и убеждений. Обсудите меры безопасности со своим специалистом по защите данных или юридическим отделом.
Вы отправляете приглашение по электронной почте компании, а не конкретному лицу, ответственному от компании. Согласно GDPR, это не проблема, если данные поступают из общедоступного источника — например, телефонного справочника — а личные данные не используются.
Вы специально приглашаете людей из компании — здесь применяются принципы обработки персональных данных, определенные в GDPR. Как правило, потребуется согласие. Но есть исключения.
Вы можете приглашать людей по электронной почте, с которыми у вас были или есть активные деловые отношения.
Например, если вы используете специальный инструмент для приглашений, маркетинговое решение, в котором пользователь, например, сотрудник компании, отправляет приглашение на событие своим личным реальным контактам — например, клиентам или партнерам, никакого дополнительного согласия не требуется. В этом сценарии становится ясно, что существуют активные деловые отношения — следовательно, приложение соответствует GDPR.
Если вы используете цифровой инструмент для отправки приглашений, обязательно проверьте следующие функции для обеспечения соответствия GDPR:
CDP платформа для автоматизации маркетинга
Скидка 50% при покупке Private Cloud или On-Premise
Сервис защиты от скликивания и оптимизации рекламных кампаний
1 месяц подписки в подарок
Система автоматического занесения данных в CRM
Месяц «Чемпиона» в подарок при оплате 3-х месяцев сервиса
Аспро.Cloud
CRM-система
Скидка 20% на годовую подписку
Конструктор сайтов
Скидка 30% на 3 месяца на сервис для создания сайтов REG.Site
EasyWeek
Система онлайн-записи клиентов
1 месяц подписки на EasyWeek в подарок
Цифровая трансформация в компании — это гигантский проект. В частности, отдельные процессы, такие как цифровая рассылка приглашений на мероприятия, идеально подходят для преобразования традиционного процесса в цифровой без особых усилий.
С помощью цифровых решений отправка приглашений на мероприятия сегодня не только дешевле, чем по обычной почте, но также более гибкая и эффективная. Это позволяет вам сосредоточиться на моментах, которые просто невозможно оцифровать.
Хочу получать интересные новости блога
5 февраля 2022
28 января 2022
7 февраля 2022
8 февраля 2022
10 февраля 2022
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку своих персональных данных
