Ищем нашу половинку:
Скидка 50% на Биг Дату, которая усилит ваш маркетинг.
Реклама ООО «Колтач Солюшнс»
ИНН 7703388936
erid: 2Vtzqw9uJSt
14 сентября 2023
Темы | Бизнес
Нет времени читать?
Отправить статью на почту

План-фактный анализ: зачем нужен, как провести, примеры

14 сентября 2023
18 мин на чтение
4722
План-фактный анализ: зачем нужен, как провести, примеры
author__photo

Что такое план-факт анализ

План-факт анализ — это сравнение плана с тем, что произошло на самом деле. Он помогает оценить результаты работы и выявить отклонения между ожидаемыми и реальными результатами. На основе план-факт анализа руководство принимает управленческие решения.

За раз рассматривают не все данные о предприятии, а аналитический разрез — слой данных, которые связаны только с одним аспектом деятельности компании. Это могут быть:

  • статьи бюджета: доходы, расходы и движение денежных средств;
  • прибыль и выручка;
  • активы и пассивы;
  • проекты;
  • отдельные продукты;
  • договоры или заказы;

Чаще всего отслеживают именно эти показатели, но компания может определить и другие — в зависимости от задач. Для анализа берут планируемые и фактические показатели за один и тот же период времени.

Иногда организация внедряет бюджетирование, но план-фактный анализ не проводит. Бюджет забывают на полке, а за реальными показателями никто не следит. И к концу отчетного периода никто не знает:

  • почему компания не достигла запланированных результатов — или, наоборот, превысила их?
  • какие отделы работали лучше, а какие не дотянули до плана, и почему?
  • какой план составить на следующий период — снизить ожидания или повысить?

Месяцы работы экономистов потрачены впустую. Внедрение план-фактного анализа поможет контролировать реальные результаты, выявлять слабые места и корректировать работу компании.

Для чего нужен план-факт анализ

План-факт анализ — это компас, который указывает, движется ли компания в нужном направлении или отклонилась от маршрута. Еще это инструмент для поиска слабых и сильных сторон и проверки принятых решений. 

Регулярное сравнение фактических показателей с плановыми помогает:

  • Обновлять бюджет по реальным данным

Если компания спланировала бюджет на год, но в конце первого квартала сырье для продукции подорожало, то план-факт анализ подсветит это. Руководство оценит, какие области нужно скорректировать. Возможно, пересмотрит структуры производства или даже сменит направление. Проблема решится вовремя, компания избежит убытков и построит новые стратегии.

  • Строить планы точнее

План-факт анализ показывает, был ли план слишком сложным или слишком легким. Если факты говорят, что план оказался нереалистичным и выполнить его было невозможно — понижаем ожидания на будущий год. А если реальные показатели вышли намного лучше планируемых, то можно и поднять планку. 

Еще может найтись систематическая ошибка в виде недооцененных рисков или неверной формулы. После корректировок план будет точнее, и компания получит четкий ориентир.

  • Найти ответственных

План-факт анализ выявляет, какие отделы показали недостаточные результаты, и руководство вводит корректировки точечно. В итоге небольшие усилия улучшают показатели всей компании. 

План-фактный анализ исполнения бюджета укажет на неожиданные затраты, изменения рынка, недооценку рисков.

План-фактный анализ продаж выявит, есть ли проблемы в маркетинге, снижение спроса на продукцию или неэффективные стратегии продвижения. 

План-фактный анализ себестоимости показывает, эффективно ли управляют ресурсами и верны ли предположения о расходах.

В компаниях с системами KPI по план-факт анализу также рассчитывают премии и бонусы сотрудникам.

  • Укрепить и развить бизнес

Отклонения помогают искать корни проблем и подбирать решения. В компаниях, где план-факт анализ проводят регулярно, руководство быстро реагирует на изменения, улучшает работу и учится на ошибках. Бизнес растет и крепнет.

Как провести план-факт анализ

Обычно анализ проводят раз в квартал, но иногда чаще. Прежде, чем анализировать, стоит скорректировать ожидания: идеальных совпадений между планом и фактом почти не бывает. Переживать из-за каждой разницы не стоит, но значительные отклонения — это повод для более глубоких проверок.

Подготовка к план-фактному анализу

Подготовка к анализу план-факта начинается с установки надежной системы учета и бюджетирования. Если надежной системы сбора и учета данных пока нет — начните с внедрения сквозной аналитики. Система соберет полные данные из всех подключенных источников и оформит в понятные отчеты.

Сквозная аналитика
Оценивайте эффективность всех рекламных кампаний в одном окне от клика до ROI
Вкладывайте в ту рекламу, которая приводит клиентов
Подробнее

Если в компании уже работает система учета и разработаны бюджетные планы на следующий год, то эти планы станут опорой для сводных данных о фактических показателях. Фактические данные оформляются в тот же формат, что и планы — так удобнее сравнивать.

По завершении каждого отчетного периода у компании есть две колонки данных: запланированные и фактические показатели. Анализировать все данные энергозатратно и неэффективно — лучше выбрать наиболее значимые аспекты. Например, отдельные статьи доходов и расходов, продукты, проекты или договоры. В рамках аналитического разреза легче разобраться и увидеть значимые отклонения.

Еще стоит разделить статьи на две группы. В первую войдут показатели, которые влияют на будущее. Например:

  • Продажи и доходы
  • Затраты на производство
  • Операционные расходы
  • Объемы производства
  • Задолженности
  • Инвестиции

Во второй группе будут данные из тех аспектов, которые не влияют на дальнейшую работу, но их нужно изучить, чтобы проанализировать внутреннюю работу, исключить ошибки и скорректировать будущий план:

  • Исходные прогнозы роста
  • Прошлые стратегии
  • Предположения о рисках
  • Теоретические сценарии
  • Несистематические внешние факторы

Анализ этих данных полезен, чтобы понять эволюцию бизнеса и планировать будущее, но не требует немедленно менять текущие действия.

Чтобы сконцентрироваться на важном, определите, какие процентные отклонения существенны. В каждом случае величина индивидуальна, но вот пример цифр для ориентировки:

  • От 1% до 5% — незначительные отклонения, фоновый шум. Им уделяют внимание, но они не требуют немедленных действий.
  • От 5% до 10% — умеренные расхождения. Требуется проверка, чтобы выявить причины такого расхождения. Важно найти решения, чтобы уменьшить последствия.
  • От 10% до 20% — значительные расхождения. Нужно выявить утечки и поправить стратегию. 
  • Более 20% — критические отклонения. Необходим план действий для выявления ошибок, устранения последствий и предотвращения подобных ситуаций в будущем.

Этапы план-фактного анализа

  1. Готовим данные. В качестве примера возьмем данные компании ABC, которая производит электронику:
ПланФакт
Выручка от продаж40 млн. руб.36 млн. руб.
Затраты на материалы11 млн. руб.9 млн. руб.
Зарплата персонала9.5 млн. руб.9 млн. руб.
Прочие операционные расходы3 млн. руб.3.5 млн. руб.
Маржинальная прибыль16.5 млн. руб.13.5 млн. руб.
  1. Считаем абсолютные и относительные отклонения по формулам. Абсолютные — это число конкретных единиц измерения: 10 тысяч рублей или 15 ювелирных подвесок. А относительные выражаются в процентах.

Формула аболютного отклонения:
Δабс. = Факт – План

Формула относительного отклонения:
Δотн. = Δабс. / План * 100

Если расхождения считаются для статей затрат, то относительное отклонение приобретает минус — чтобы не путать позитивную разницу с негативной. Если потрачено больше, чем было задумано, это считается негативным отклонением, поэтому пишется с минусом.

Δабс.Δотн.
Выручка от продаж–4 млн. руб–10%.
Затраты на материалы–2 млн. руб.18.18%.
Зарплата персонала–500 тыс. руб.5.26%.
Прочие операционные расходы500 тыс. руб.–16.67%.
Маржинальная прибыль–3 млн. руб.–18.18%
  1. Выделяем значительные отклонения. Определим допустимый коридор для нашего случая — ± 1 млн. руб. абсолютного отклонения, ± 10% относительного. Негативные расхождения покрасим в ярко-красный. Положительные отклонения можно подсветить оттенками зеленого.

В программах для учета вроде Excel настраивается условное форматирование, так что от человека требуется только установить правила. Программа сама покрасит значимые расхождения, и не придется делать это вручную.

Δабс.Δотн.
Выручка от продаж–4 млн. руб.–10%
Затраты на материалы–2 млн. руб.18.18%
Зарплата персонала–500 тыс. руб.5.26%.
Прочие операционные расходы500 тыс. руб.–16.67%
Маржинальная прибыль–3 млн. руб.–18.18%
  1. Анализируем значительные отклонения и ищем причины.

Сильнее всего упала маржинальная прибыль. Отклонение превышает допустимую критическую величину. Но маржинальная прибыль — не самостоятельная статья, она зависит от выручки и себестоимости продукта. Посмотрим, что на нее повлияло.

По процентам следующее отклонение — операционные расходы, но эта статья меньше и не так сильно влияет на маржинальную прибыль, как выручка. Поэтому в первую очередь анализируем выручку. 

Хорошо, если в программе для бюджетирования и учета можно проваливаться вглубь статей. Погрузимся внутрь выручки и посмотрим, из чего она состоит. Для этого аналитического разреза допустимые значения отклонений уже будут другими.

ПланФактΔабс.Δотн.
Количество продаж1000900–100–10%
Средняя стоимость продажи40 тыс. руб.38 тыс. руб.–2 тыс. руб.–5%

Компания просела и по количеству продаж, и по средней стоимости. Это определит направления следующих проверок: для продаж — эффективность маркетинговых кампаний, уровень спроса. Для средней стоимости — валютные колебания, цены конкурентов и т.д. 

  1. Таким же образом погружаемся в отдельные статьи и анализируем отклонения, стремясь найти первопричины.

    Например, углубляясь в продажи, доходим до производственных отчетов. И видим, что вместо планируемых 1000 устройств компания произвела только 900 — вот и конечное объяснение недостаточным продажам. А заодно и снижению затрат на материалы.
  2. Готовим рекомендации.

В первую очередь, проверить производство и выяснить, почему сделали меньше продукции. Произошла авария, сломалось оборудование, или занято слишком мало сотрудников — компания должна найти слабое место и придумать, как его устранить. Благодаря план-фактному анализу мы знаем, где искать.

После того, как разберемся с главной проблемой, можно перейти к меньшей — к расхождению в операционных расходах. И провести аналогичные шаги, чтобы выявить, где потерялись лишние деньги и можно ли на это повлиять.

Все это необязательно делать вручную. Сквозная аналитика Calltouch сама соберет все данные, оформит в отчеты, составит визуализацию и подсветит слабые места бизнеса.

Сквозная аналитика
Оценивайте эффективность всех рекламных кампаний в одном окне от клика до ROI
Вкладывайте в ту рекламу, которая приводит клиентов
Подробнее

Примеры план-факт анализа

Обычно план-факт анализ проводят в Excel — тогда он выглядит как таблица. В Excel можно настроить формулы, которые автоматически считают отклонения, и построить графики. Пример план-факт анализа в Excel может выглядеть так:

Таблицы Excel можно импортировать в программу для визуализации аналитики Power Bi. Если взять две таблицы: одну с планом, другую с фактическими показателями — загрузить их в Power Bi и провести настройку, то программа сделает наглядную визуализацию:

В сквозную аналитику Calltouch тоже входит план-факт анализ. Система сама собирает данные из подключенных источников и анализирует систему продаж целиком, а вывод можно настроить по задачам. Так будет выглядеть план-фактный анализ с инструментами Calltouch:

Об использовании сервисов Calltouch для план-факт анализа читайте в статье «Как дилеру авто правильно выстроить схему работы с агентством». 

_________________________________________________________________

Агентство Sabit рассказывает, как интегрировало сквозную аналитику Calltouch в работу с автодилером «АсАвто» и повысило процент целевых лидов с 54% до 84%.

Заключение

План-факт анализ помогает эффективно управлять компанией, вовремя выявлять проблемы и реагировать на них. 

Рекомендации:

  • Не каждая разница между запланированными и фактическими показателями требует немедленных действий. Обращайте внимание на те области, которые сильнее влияют на бизнес и могут привести к неблагоприятным последствиям.
  • Учитывайте не только величину различий, но и их знак — положительный или отрицательный. Отрицательные отклонения, особенно крупные, требуют оперативных мер, а положительные изменения проверить полезно, но они не всегда требуют немедленной реакции.
  • Анализируйте не только отдельные показатели, но и их взаимосвязи, чтобы точнее выявить проблемные области.
  • Учитывайте удельный вес бюджета для каждой области деятельности. Более тщательно контролируйте сферы, которые требуют больших вложений. 

Когда план-факт анализ проводят регулярно и не забывают на полке, а берут как руководство к действию, компания улучшает показатели, укрепляется и растет.

Редактор блога Calltouch
Нет времени читать?
Оцените
Поделитесь с друзьями
Лучшие маркетинговые практики — каждый месяц в дайджесте Calltouch
Подписывайтесь сейчас и получите 13 чек-листов маркетолога
Нажимая на кнопку "Подписаться", вы даёте своё согласие на обработку персональных данных и получение рекламной информации о продуктах, услугах посредством звонков и рассылок по предоставленным каналам связи.
У вас интересный материал?
Опубликуйте статью в нашем блоге
Опубликовать статью
Хотите получить актуальную подборку кейсов?
Прямо сейчас бесплатно отправим подборку обучающих кейсов с прибылью от 14 730 до 536 900р.
[contact-form-7 404 "Not Found"]
У нас тут cookies…
На сайте используются файлы cookies. Продолжая использование сайта, вы соглашаетесь с этим. Подробности об обработке ваших данных — в политике использования файлов cookie.
Вставить формулу как
Блок
Строка
Дополнительные настройки
Цвет формулы
Цвет текста
#333333
Используйте LaTeX для набора формулы
Предпросмотр
\({}\)
Формула не набрана
Вставить