В идеальном мире мы умеем распределять нагрузку, сдавать проекты вовремя и выделять время на отдых, чтобы не перегореть в процессе. В реальном — часто балансируем между желанием лежать лицом в кровать, продуктивной прокрастинацией, когда мы делаем много всего, но только не то, что нужно, и гиперфокусом, в котором забываем поесть и не замечаем, как подкрался вечер.

Особенно часто с этим сталкиваются те, кто выгорел, находится в одной из стадий депрессии или имеет особенности психики вроде СДВГ, БАР, РАС, ГТР и прочих прекрасных (нет) аббревиатур, которые относятся к социально приемлемым расстройствам, но при этом требуют выработки адаптивных механизмов.

Что общего между этими состояниями? Ваше сознательное начинает расходиться с реальными действиями: вы понимаете, что надо сесть и делать вот эту задачу, но вместо этого на пять часов залипаете в рилсы, компульсивно надраиваете квартиру или осваиваете новое хобби. И так до тех пор, пока таймер дедлайна не станет неотвратимым. И вот тогда на адреналине срочно делаете огромный объем работы в нечеловеческие сроки.

В этой статье поговорим именно про такие состояния. И разберемся, как помочь себе сосредоточиться, взяться за задачу и закончить ее до того, как закончитесь вы сами. Советы применимы и для нейроотличников, и для вполне здоровых людей, которые выгорели, взгрустнули или просто погрязли в рутине. И даже бодрые и веселые могут найти для себя что-то полезное.

Что нам мешает взяться за задачу?

Перед тем, как перейдем к конкретным лайфхакам, давайте разберемся, что именно мешает нам взяться за задачу. Спойлер: нет, не лень. И нет, даже не разгильдяйство.

Топ самых распространенных проблем:

1. Задача сформулирована нечетко или слишком обширно: «разобраться с контент-планом» или «сделать проект». Нет конкретных шагов, не сразу понятно, с какого конца за нее браться. А все непонятное наш мозг маркирует пометкой «слишком сложно». 
2. Нет понимания ценности или профита задачи. Надо сделать, потому что марамушто. И пока нет этого «почему» — нет и желания делать.
3. Защитная реакция при переутомлении. Саботаж может быть следствием выгорания. Если у вас уже кончилась энергия — вы будете всеми силами сопротивляться новым и даже старым задачам.
4. Перфекционизм. Почти все перфекционисты склонны откладывать дела на последний момент, чтобы создать себе настолько неидеальные условия, что ими можно будет оправдать неидеальный результат. И в итоге мы имеем «ну за три часа просто бомба результат». А можно было спокойно заниматься задачей по чуть-чуть неделю и сделать без авралов.
5. Нереалистичные представления об уровне или объеме задачи. Если на берегу кажется, что будет сложно или работа займет вечность, то браться за нее не хочется совершенно.
6. Состояние психического здоровья. При депрессии или тревожном расстройстве прокрастинация — часть обычного вторника. Иногда не надо искать более сложные причины, а стоит проверить, как там поживает ваша кукуха.
7. Систематический недосып. Если вы регулярно спите меньше своей нормы, то все ваши показатели медленно, но верно ползут вниз. Когнитивные способности, возможность концентрации, работоспособность и далее по списку.

Так что перед тем, как обвинять себя в лени, сначала разберитесь, какие задачи и почему вы постоянно откладываете, делаете в последний момент или вообще не хотите видеть в своем ежедневнике. Очень часто проблему можно пофиксить на уровне адекватного планирования, разговора с начальством или нового источника энергии. В остальных случаях вооружаемся лайфхаками и идем покорять мир.

Нейроотличные лайфхаки

А теперь давайте перейдем к маленьким и довольно простым приемам, которые помогут наладить конвейер выполнения задач, разнообразить рутину и облегчить вам выполнение наскучивших дел.

Мы не будем искать подход через жесткую дисциплину, самобичевание и прочие штуки, которые пропагандируют гуру тайм-менеджмента. Мы с вами взрослые люди и прекрасно понимаем, что чтобы повысить шансы на выполнение задачи, надо себе максимально упростить процесс, а еще лучше — взяться на автопилоте, не прикладывая волевых усилий. 

1. Ритуал начала работы

Мы все склонны к оптимизации и повторению одинаковых процессов. Многие наши ежедневные действия выполняются в одинаковом порядке и одинаковым образом изо дня в день, даже если мы этого не замечаем. Знакомое и отработанное не требует волевых усилий, работает автопилот.

Эту особенность можно использовать себе на пользу. Прикрутить к началу работы маленький ритуал, который даст нашему мозгу сигнал «а теперь работаем». Например, заварить себе чай/кофе, надеть наушники, открыть ежедневник, расставить приоритеты, взяться за первую задачу. Простые действия, которые помогают чуть-чуть отсрочить момент работы и подготовиться к нему. Через энное количество повторений сам факт того, что вы сделали кофе и надели наушники, будет настраивать на рабочий лад даже в те дни, когда делать совсем ничего не хочется.

Если вы сова и долго раскачиваетесь по утрам, можно еще добавить утреннюю рутину начала рабочего дня, которая поможет плавно в него вкатиться. Моя, например, выглядит так:

2. Планирование через повторяющиеся задачи и привычки

Вообще привычка пользоваться ежедневником очень выручает и помогает управлять своими задачами и временем, но тут есть коварный момент: заполнение и ведение ежедневника тоже требует энергии. И часто сыпется одним из первых.

На этот случай выручают электронные ежедневники, которые вы можете предзаполнить рутинными повторяющимися задачами, а все новое уже добавлять во входящие и правильно сортировать (это из подхода GTD — Getting Things Done, если вы с ним не знакомы, очень советуем познакомиться).

Одно действие — открыть ежедневник — вы всегда осилите, особенно если оно входит в ваш ритуал начала работы. А если там уже записаны регулярные задачи, то шансы на выполнение хоть чего-то здорово повышаются.

Можно еще использовать категории привычек и рутин, чтобы проще было в них ориентироваться

3. Более детальное планирование и шаблоны

В основе этого совета лежит метод «есть слона по кусочкам», но мы помним, что идем по пути наименьшего сопротивления, поэтому мы его автоматизируем. Если у вас есть задачи, которые записываются одной строчкой, но при этом состоят из нескольких мелких подзадач и есть риск что-то из них потерять, вам отлично подойдет шаблонное планирование. Вот пример шаблонной задачи:

Прописывать такую штуку для каждой статьи — долго и муторно. А если не прописывать — процесс кажется бесконечным, да и можно забыть один из пунктов. В этом плане очень выручает шаблон, который добавляет весь список одним кликом.

Бонус: когда сложно взяться за задачу, можно договориться с собой на то, чтобы сделать один из мелких пунктов. И в 9 случаев из 10 вы втягиваетесь в процесс и дальше уже легко закрываете следующие.

4. Все записывать

Лучшее решение против тревожности и авралов — записывать буквально все, что в вас прилетает. Тут есть два варианта: либо все кидать сразу во входящие в ежедневнике, либо держать под рукой блокнот с ручкой и писать все от руки. Можно комбинировать оба.

Так вас перестанет преследовать ощущение (и не только ощущение), что вы что-то забыли или упускаете. Когда все схвачено — жить гораздо проще.

5. Таймер или метод Помодоро

Еще один способ торга с самим собой — работа по таймеру. Тут есть две опции: использовать секундомер, который помогает сосредоточиться на конкретном деле, или прибегнуть к полному методу Помодоро. Последний строится по принципу 25-5, где 25 минут вы работаете над задачей, а 5 минут отдыхаете и переключаетесь. После четырех помидорок делаете перерыв побольше, на 30 минут, и начинаете новый цикл.

Бонус секундомера: на дистанции вы сможете оценить, сколько реально времени тратите на разные виды задач. Тут может обнаружиться интересное: какая-то «невидимая» рутина может отжирать огромное количество полезного времени, а какие-то большие и страшные задачи на самом деле делаются за час-другой. 

Бонус Помодоро: метод помидорок очень подходит тем, кто не умеет тормозить и замедляться. Спасает от выгорания и переработок. Ну и уговорить себя поработать одну помидорку куда проще, чем начать вообще весь рабочий день, который кажется бесконечным.

6. Работа от приоритетов

Если у вас много разноплановых задач или вы ведете ежедневник по всем сферам жизни сразу, то объем дел может парализовать, а вам придется тратить энергию и волевой ресурс на то, чтобы определиться, за что браться в первую очередь. 

Тут нам на выручку приходит система приоритетов и матрица Эйзенхауэра:

Если у вас в ежедневнике есть эта матрица, а у вас — привычка расставлять приоритеты задач, то сразу понятно, за что браться в первую очередь, а что — оптимизировать. Если у вас расписание завалено в квадрате «срочные неважные дела» — что-то идет не так.

Бонус: всегда можно с собой сторговаться на то, чтобы закрыть срочную и важную задачу. Это еще и снимет с вас дополнительную тревожность.

7. Метод швейцарского сыра

Тоже довольно распространенный прием, который похож на подход «есть слона по кусочкам», о котором мы говорили в третьем совете, но тут есть бонус: не надо идти по порядку. Суть метода в том, чтобы «прогрызать дырки в сыре», то есть, делать первыми самые интересные или легкие части проекта/задачи, а потом уже браться за более сложные или нелюбимые.

Так гораздо проще начать работу, пусть и не очень логично и не по порядку. Но почти все лайфхаки сводятся к тому, чтобы хотя бы начать, потому что именно это — самая большая проблема в большинстве случаев.

8. Лягушки и блокираторы — вперед

У каждого из нас есть задачи, которые нам не особо нравятся. Сходить в МФЦ, позвонить неприятному клиенту, сделать какой-то скучный кусок работы. Их хочется откладывать больше всего. Но именно они тянут из нас все желание работать, повышают тревожность и усиливают прокрастинацию.

Суть лайфхака в том, чтобы ловить у себя окна хоть какой-то активности и в них закрывать задачи, которые вам не нравятся или блокируют другие задачи или людей. Да, тут понадобится небольшое волевое усилие, но результат того стоит.

9. Сенсорное отключение

Все мы, нейроотличные и не очень, в какой-то момент перегреваемся. Дедлайны, уведомления, новые задачи, созвоны, выяснения, куча мелкой шушеры, кот еще орет, дети мамкают бесконечно — все это перегревает нервную систему и в итоге истощает.

Возьмите себе за привычку устраивать полное сенсорное отключение хотя бы на несколько минут в день. Можно помедитировать или просто полежать с закрытыми глазами. Кажется мелочью, но очень спасает кукуху.

И да, медитации и йога действительно работают в современном темпе жизни. Замедляться и отключаться — один из важнейших навыков в наших условиях бомбардировки информацией и входящими стимулами.

10. «Я в домике»

Если у вас есть куски работы, которые требуют предельной концентрации, создайте себе такие условия, чтобы вас не дергали. Например, договоритесь, в какое время вы отвечаете в чатах, или ставьте себе в календарь конкретное время, когда вы заняты, чтобы вам туда не воткнули очередной созвон.

В офисе можно придумать табличку или другой опознавательный знак. У моей коллеги так на системном блоке стояла осьминожка-вывернушка: если она была вывернута злой моськой — это значило, что коллегу сейчас лучше не трогать, доброй — можно свободно подойти и порешать свои вопросики. В редакции с опенспейсом наши корректоры во время работы сидели в наушниках с шумоподавлением, и правило было простым: «если человек в наушниках — мы его не трогаем». 

А вот наша прекрасная коллега из офиса Calltouch использует мемы себе во благо:

11. Напоминалки

Чем меньше вам надо помнить и держать в голове — тем проще сосредоточиться на реальной работе. Автоматизируйте свой ежедневник или рабочую систему, если вы ее используете. Ставьте себе напоминалки на важные задачи, за 15 минут до встреч, даже на отдых и еду, если с этим есть проблемки.

Выгружайте все из своей головы по максимуму. Это снимет с вас огромную психическую нагрузку, которую вы можете даже не замечать, но которая приводит к истощению и нежеланию что-либо делать.

12. Головоломки

Да, именно головоломки. Как слышится, так и пишется. Игры на телефоне могут помочь сосредоточиться и привести голову в рабочее состояние. Только учтите, что это должны быть не бесконечные залипательные три-в-ряд, а действительно головоломки, которые заставляют задуматься.

Главное — выбрать баланс между «задуматься» и «сломать голову». Не надо пропадать в игре на весь рабочий день, но парочка уровней поможет вам включиться и решать уже рабочие задачи.

Хорошо подойдут всякие медленные штуки, которые не перегружают ваши глаза, например, нонограммы:

13. Майндмепс и таблички

Еще один способ, который поможет систематизировать задачи и сделать объем работы более понятным — это майндмэпсы и таблички. Они помогают разобрать любой проект на уровне структуры, сделать его понятным и видимым.

Бонус: опять же, гораздо проще себя уговорить составить план проекта, чем начать его делать с любого другого места. А, как мы уже выяснили, дальше большинство проблем, о которых мы говорили вначале, решится самим существованием плана.

14. Совмещать интеллектуальный труд с физическим

Если у вас есть какие-то рабочие или личные задачи, которые надо делать физически, но это ужасно скучно, вас спасет добавление интеллектуального труда. Подойдет аудиокнига, подкаст, интересный курс или что угодно, что займет вашу голову на то время, когда руки или ноги делают что-то скучное и рутинное: гладят белье, идут на заказ и т.д.

Да, мы знаем, что многозадачность не работает, но это относится только к одному типу нагрузки. Вы не сможете одновременно делать две интеллектуальные задачи, а вот одну + физическую работу — запросто. И взяться за вторую будет гораздо проще, когда у вас есть другой интерес.

15. Изучить свои биоритмы

Ну и последнее по списку, но не по важности — разберитесь уже, когда у вас больше сил, а когда — мертвые зоны. Биоритмы у всех разные, и даже два человека с одинаковым режимом сна будут эффективны в разное время.

Знание своих окон продуктивности в сочетании с привычкой к приоритетам поможет делать ключевые задачи и продвигаться в верном направлении даже в те периоды, когда у вас сил как у котенка, вы выгорели или лечитесь от депрессии. 

Главный вывод

Пожалуйста, не насилуйте себя. Все мы выросли в культуре «сдохни, но сделай», но она совершенно неприменима к современным условиям жизни. Мы находимся в диком информационном потоке, с которым до нас не сталкивалось ни одно поколение.

Трудоголизм, насилие над собой и преодоление — это не путь к успеху. Это путь к выгоранию и депрессии. Ищите к себе подход, облегчайте себе жизнь по максимуму, в этом нет ничего зазорного. Берегите себя и свои силы 💜